Pregúntale a Barform

Pregúntale a Barform es un asistente con IA en la oficina. Pregúntale, en español o en inglés, cómo hacer algo en Barform o por los números de tu bar, y te responde con la ayuda de Barform y tus reportes, diciendo qué noche o qué rango contó. Solo lee: nunca cambia nada. Aquí verás cómo preguntarle, qué puede y qué no puede responder, cuántas preguntas tienes al mes y qué pasa con lo que le preguntas.

Hazle una pregunta

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

1. En la oficina, haz clic en Pregúntale a Barform, abajo a la derecha de cualquier página —en un teléfono dice Pregúntale—, o en Ayuda en el menú lateral. El panel se abre en su pestaña Pregúntale, junto a la página; en un teléfono ocupa toda la pantalla.
2. Escribe tu pregunta como la dirías en la barra —"¿cuántas margaritas vendimos anoche?" o "¿cómo le doy acceso a un gerente nuevo?"— y presiona Enter. Antes de tu primera pregunta también puedes hacer clic en una de las preguntas sugeridas.
3. Lee la respuesta. Mientras trabaja, el panel dice qué está haciendo —"Buscando en la ayuda…", "Consultando…", "Revisando las cifras…"— y una respuesta con cifras aparece cuando ya se revisaron.
4. Para seguir preguntando, escribe en el mismo panel: ahí sigue la conversación. Para empezar de cero con otro tema, haz clic en Nueva conversación, arriba de la conversación.

La conversación se queda mientras cambias de página, aunque cierres el panel; si recargas la página o te cambias a otro bar, empieza una nueva. La otra pestaña del panel, Buscar en la ayuda, busca en esta ayuda sin la IA.

Te responde en el idioma de tu oficina —el Idioma del portal de administración de Configuración › Sucursal—, aunque escribas en el otro idioma, y cita los nombres de las pantallas tal como aparecen en las tuyas.

Qué puede traer una respuesta

• Enlaces a las partes de esta ayuda que usó. Se abren en otra pestaña.
• Un botón que abre la pantalla de la que habla, como Abrir Reportes › Ventas. Puede abrirla ya lista: un reporte en las noches que contó, Productos vendidos con el producto ya buscado, el libro de reservaciones en esa noche, Horarios en esa semana.
• Para números, una tarjeta con las cifras, la noche o el rango que contó con su horario —por ejemplo "dom 11 de oct · 6:00 a.m. – 5:59 a.m."— y un enlace al reporte de donde salen, como Velo en Reportes › Productos vendidos.

Califica una respuesta

Debajo de una respuesta, haz clic en el pulgar hacia arriba si te sirvió o en el pulgar hacia abajo si no. Después de un pulgar hacia abajo puedes contar qué estuvo mal y hacer clic en Enviar comentario. En Barform leemos tus calificaciones y comentarios para mejorar las respuestas.

Qué puede responder

Solo ve lo que tú podrías abrir: las mismas reglas de rol, de plan y de complementos que las pantallas.

Si un gerente pregunta por la facturación, le dice que Facturación es solo para administradores. Las respuestas de nómina son solo totales: si en el periodo trabajó una sola persona con tarifa por hora, deja fuera el pago total —sería el sueldo de esa persona— y te manda a Reportes › Nómina. En un plan sin inventario, si preguntas por recetas, % de costo, existencias o mermas, te responde que vienen con los planes con inventario y que un administrador puede cambiar de plan en Configuración › Facturación. En un bar que no usa la caja fuerte, si preguntas por ella, te responde que tu bar no la usa en Barform y que un administrador puede activarla en Configuración › Sucursal › iPads y servicio, con un botón a esa página.

Cuando no puede consultar una cifra, te lo dice. Mucho de lo que muestra la oficina está en pantallas que no puede leer desde el panel. Si le pides una de esas cifras, te dice que esa no la puede consultar desde aquí, te da las cifras más cercanas que sí puede y te ofrece la pantalla donde está. Solo te dice que Barform no tiene algo cuando de verdad Barform no lo registra (ve Qué no hace).

Preguntas para probar

Pregunta como lo dirías en la barra. Algunas que funcionan bien:

• "¿Cuál es nuestro % de costo promedio?" o "¿Qué bebidas tienen el % de costo más alto?"
• "¿Qué bebidas nos dejaron más utilidad el mes pasado?"
• "¿Faltó dinero en la caja la semana pasada?"
• "¿Quién autorizó las aperturas de caja sin venta esta semana?"
• "¿Cuánto debe haber en la caja fuerte?" o "¿Cuándo se contó la caja fuerte por última vez, y cuadró?" (en un bar que usa la caja fuerte)
• "¿Cuánto nos deben los clientes en sus cuentas?"
• "¿Cuánto perdimos en mermas este mes y por qué?"
• "¿Qué noche de la semana vendemos más?"
• "¿Cuánto pagamos la última vez por la botella de tequila blanco?"

El % de costo y la utilidad bruta

• El % de costo promedio es el promedio simple del % de costo de cada bebida, calculado como lo calcula Menú › Productos, con los costos de hoy, a un decimal. Te lo da en total y por categoría, con cuántas bebidas caen en cada color de la pantalla: 20% o menos, de 21% a 30% y más de 30%.
• Una bebida queda fuera del promedio, y te dice cuál, cuando un ingrediente de su receta no tiene costo registrado, su receta todavía no tiene ingredientes o no tiene precio en el menú: así ningún promedio sale mejor de lo que es. La respuesta nombra los artículos sin costo; cuando les pones costo en Inventario › Artículos, esas bebidas entran al promedio. Los productos sin receta se cuentan, pero no se promedian.
• Para un periodo también revisa lo que se vendió, como lo cuenta Reportes › Productos vendidos. El costo de receta es cuántas se vendieron × el costo por porción de la bebida hoy, con la receta tal como está escrita (un destilado que el cliente cambió se cuesta como el de la casa). El % de costo sobre la venta es el costo de receta ÷ la venta. La utilidad bruta es la venta − el costo de receta: antes de personal, renta, comisiones de tarjeta o cualquier otro gasto. Te dice si esa venta incluye IVA: lo incluye cuando tus precios de la carta lo incluyen.

Cajas, caja fuerte, cuentas y mermas

• Las cajas cuentan en la noche en que se iniciaron, como las acomoda Reportes › Cortes (Z). La respuesta te da las diferencias de efectivo y de tarjeta, cuáles explicó un gerente —con su nota tal como la escribió— y cuántas sigue mostrando Hoy sin explicar; los conteos iniciales (si cuadraron con lo que dejó el último cierre, si faltó o sobró, si se contaron tarde o se omitieron); las entradas y salidas de efectivo por motivo; cada apertura sin venta, con el gerente que la autorizó y quién la pidió cuando fue otra persona (se registra con Barform 1.2.1 o posterior en el iPad); y los pagos anulados, con su motivo, quién los cobró y quién los anuló.
• La caja fuerte, en un bar que la usa, siempre es de ahora mismo: no se le pregunta por un periodo. La respuesta te da lo que debe haber, calculado como lo calcula Reportes › Caja fuerte; cuándo se contó por última vez, quién la contó y cómo salió ese conteo —y, si hubo diferencia, si un gerente la explicó (con su nota tal como la escribió) o si Hoy la sigue mostrando—; lo que retiraron los cierres desde entonces, y las entradas y salidas, incluido el efectivo que pasó entre la caja y la caja fuerte; y los movimientos desde ese conteo, los 30 más recientes, con sus motivos ("A la caja" y "De la caja" para ese efectivo). Si un cierre no registró lo que dejó en la caja, te dice que la cifra puede no ser exacta y que cuentes la caja fuerte. Antes del primer conteo, te dice que la caja fuerte aún no se ha contado.
• Las cuentas de clientes vienen solo en totales y conteos. Si preguntas quién debe más, te da el monto, nunca el nombre: los nombres, contactos y notas se quedan en Cuentas de clientes. Para lo que se cargó a cuentas o se cobró en ellas en ciertas noches, pregunta por los ingresos.
• Las mermas se valoran al costo que tenía cada artículo cuando se registró la pérdida, y una merma cuenta en la noche en que se registró. Inventario › Mermas muestra un mes calendario a la vez: pregunta por un mes completo para obtener exactamente las cifras de esa página.

Qué no hace

• Cambiar algo. No puede anular, reembolsar, cambiar un precio, editar al personal, cambiar tu plan ni escribirle a un cliente. Sus botones solo abren pantallas: guardar sigue siendo cosa tuya, en la pantalla.
• Repetir datos privados, ni a un administrador: la tarifa o el pago de cualquier persona, PIN, enlaces de horario, nombres, teléfonos, correos, notas y respuestas de los clientes, ni quién tiene una cuenta de cliente. En su lugar te dice en qué pantalla verlos.
• Dar las horas o el sueldo de una persona. Las respuestas de nómina son totales.
• Ver otro bar. Solo ve el bar que tienes abierto en la oficina. Para preguntar por otro, cámbiate primero a ese bar, arriba en el menú lateral: eso empieza una conversación nueva, con el conteo de preguntas de ese bar.
• Dar consejos legales, fiscales o laborales. Te sugiere a tu contador o a tu abogado, y access@barformpos.com para lo que tenga que ver con Barform.
• Responder lo que Barform no registra, como las comisiones de la terminal, las ventas de apps de entrega que no se registraron en el iPad o tu renta y otros gastos, así que no puede darte la utilidad total de tu bar. Te lo dice tal cual, y te dice lo que Barform sí muestra: ventas, el costo de receta y la utilidad bruta de cada bebida, nómina y mermas.
• Salirse del tema. Te dice en una línea para qué sirve.

Si esta ayuda no cubre tu pregunta, te lo dice y te manda a la búsqueda en la ayuda (ve Empieza con Barform) y a access@barformpos.com.

Cómo cuenta las noches

Cada respuesta con cifras dice qué noche o qué rango contó, con su horario, y cuenta igual que tus reportes:

• Una noche va de tu hora de servicio a la misma hora del día siguiente. La hora de servicio se configura en Configuración › Horarios y turnos. Con la hora de servicio a las 6:00 a.m., una cuenta abierta a la 1:30 a.m. del sábado cuenta en la noche del viernes.
• "Esta noche" y "anoche" siguen a Hoy. Mientras el bar está en servicio —hay una caja abierta desde hace menos de 20 horas, o tu horario dice que estás abierto—, esta noche es la noche en curso, con sus cifras hasta ahora (lo que Hoy muestra como "Esta noche hasta ahora"), y anoche es la noche anterior. Fuera del servicio, anoche es tu noche más reciente con ventas: la que Hoy muestra como "Último servicio".
• "Ayer", "esta semana", "el mes pasado" y similares se vuelven fechas exactas en la zona horaria de tu sucursal, con las semanas empezando el día que tengas configurado. La tarjeta muestra las fechas que usó.
• Las ventas y los productos vendidos cuentan en la noche en que se abrió la cuenta; los ingresos, en el día en que entró el dinero: las mismas reglas que Hoy, Ventas, Productos vendidos e Ingresos.
• Si preguntas por dos semanas o más, también suma tus noches por día de la semana: las ventas netas y las cuentas de cada día, y sus ventas netas por noche con ventas. Si preguntas por más de un mes, te dice tus cinco mejores noches.
• No hace sus propias sumas, y cada cifra se revisa. Las cifras salen de los mismos reportes que tú ves, así que el reporte que enlaza la tarjeta muestra los mismos números; un total o un promedio que te da, como el % de costo promedio de la carta o las ventas por día de la semana, lo calcula Barform, no la IA. Si una respuesta cita una cifra que tus reportes no dieron, el panel no la muestra: enseña las cifras directo de tus reportes, con "No pude comprobar todas las cifras de mi respuesta contra tus reportes, así que aquí van directo de ellos."

Las reglas completas están en Cómo se cuenta cada cifra.

Tus preguntas del mes

Pregúntale a Barform viene con todos los planes: incluye 150 preguntas al mes por bar.

• El panel muestra cuántas lleva tu bar, por ejemplo "12 de 150 este mes". Todos en el bar comparten la cuenta; cada bar que manejas tiene la suya.
• Después de 150 sigue respondiendo, hasta 300, y el contador dice algo como "160 este mes · 150 incluidas". Después de la pregunta 300 se detiene hasta que empiece el mes siguiente: "Tu bar ya hizo 300 preguntas este mes, el máximo que Pregúntale a Barform responde en un mes. Vuelve el 1 de noviembre. La búsqueda en la ayuda sí funciona."
• Cada persona puede hacer hasta 30 preguntas por hora, sumando todos sus bares. Después: "Hiciste 30 preguntas en la última hora. Intenta de nuevo en 12 min."
• Una conversación tiene hasta 20 preguntas. Después, haz clic en Nueva conversación para seguir preguntando.
• Un bar de prueba puede hacer 10 preguntas (ve Pruébalo en un bar de prueba).

Cuando no puede responder

• Si Barform apaga Pregúntale a Barform, su botón y su pestaña desaparecen y el panel queda solo con la búsqueda en la ayuda. Un panel que ya estaba abierto dice "Pregúntale a Barform está apagado en este momento. La búsqueda en la ayuda sí funciona."
• Si no puede comunicarse con la IA que redacta sus respuestas, el panel dice "Pregúntale a Barform no está disponible en este momento. Intenta de nuevo en un minuto o busca en la ayuda." Haz clic en Buscar en la ayuda para pasar a la búsqueda.
• Si una respuesta tarda demasiado, se detiene: "Tardó demasiado, así que la detuve. Intenta de nuevo en un minuto o busca en la ayuda."

Tus datos

• Tu pregunta, la conversación hasta ese momento y lo que consulta —tus cifras, los nombres del personal donde un reporte los muestra (quién contó una caja o la caja fuerte, quién aprobó una caja abierta sin venta) y, para las cajas y la caja fuerte, las explicaciones y los motivos que tu equipo escribió junto a ellas— van a nuestro proveedor de IA solo para que redacte la respuesta. Sus términos para empresas no le permiten entrenar con ellas.
• La tarifa o el sueldo de cualquier persona, los PIN, los enlaces de horario, los nombres, datos de contacto, notas y respuestas de tus clientes, y los nombres, contactos y notas de las cuentas de clientes nunca le llegan, como tampoco la Nota del cierre, la nota que se escribe con una merma ni la que se escribe con un conteo, una entrada o una salida de la caja fuerte.
• Barform guarda los chats 90 días para revisar las respuestas y luego los borra.

El detalle está en el aviso de privacidad.

Pruébalo en un bar de prueba

Puedes probar Pregúntale a Barform sin crear una cuenta, en un bar de prueba propio con una semana de ventas inventadas. Abre app.barformpos.com/demo para un bar de prueba en español, o app.barformpos.com/demo?lang=en para uno en inglés. Su oficina, y las respuestas de Pregúntale a Barform, salen en ese idioma. Si vuelves a abrir el enlace en las siguientes horas, regresas al mismo bar de prueba, en el idioma en que se creó.

• Un bar de prueba puede hacer 10 preguntas.
• Los bares de prueba comparten con el Pregúntale a Barform de esta ayuda el presupuesto que Barform les asigna: US$8 al día y US$80 al mes, con la hora de la Ciudad de México. Cuando se acaba, el panel del bar de prueba dice cuándo vuelve: "Pregúntale a Barform ya respondió todo lo que podía en los bares de prueba por ahora. Vuelve el 13 de octubre. La búsqueda en la ayuda sí funciona."

Pregúntale a Barform en la ayuda

Esta ayuda y barformpos.com tienen su propio botón Pregúntale a Barform, abajo a la derecha. Cualquiera puede usarlo, sin entrar a su cuenta.

• Responde solo con esta ayuda y el sitio. No ve los datos de ningún bar, tampoco los tuyos: para tus números, pregunta en la oficina.
• Pregúntale por precios, una prueba o la demo, y te ofrece el formulario de la lista de espera debajo de su respuesta.
• No escribas datos personales ni de pago. Si escribes un teléfono o un correo, no envía la pregunta y te ofrece el formulario de la lista de espera.
• Una pregunta puede tener hasta 500 caracteres, y una conversación, hasta 8 preguntas: la siguiente empieza una conversación nueva.
• Cada conexión puede hacer 10 preguntas en 10 minutos y 30 al día. Después dice "Son muchas preguntas por ahora. Vuelve a intentarlo más tarde o busca en la ayuda."
• Comparte su presupuesto con los bares de prueba. Cuando está en pausa, o ya respondió todo lo que podía por ahora, te lo dice: busca en la ayuda.
• Los chats se guardan 90 días y luego se borran.

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