El piso y las cuentas

Después de iniciar sesión, el iPad muestra el piso: el salón tal como está acomodado en la oficina (app.barformpos.com), con cada mesa diciendo si tiene una cuenta y cuánto lleva. Aquí verás cómo leer el piso, abrir y encontrar cuentas, moverlas (la cuenta completa, un asiento, unir mesas, pasarla a otro mesero), cerrar una mesa vacía, la regla de "un iPad por mesa", y las barras, alertas y avisos que rodean el piso.

Lo que pasa dentro de una cuenta está en Tomar la orden, y cómo dibujar el salón, en Mesas y plano.

Lee el piso

El piso muestra todo el salón tal como está acomodado en la oficina: mesas, bancos de barra, la caja y los lounges, además de la barra y las puertas, dibujadas como mobiliario. Todo el plano cabe en la pantalla, así que ves todas las mesas sin desplazarte, y el salón se ve igual en todos los iPads.

Todos los que tienen sesión ven el mismo piso y pueden abrir la cuenta de cualquier mesa: una cuenta no es solo del mesero que la abrió. El color de relleno de la mesa dice de quién es.

1. Busca la mesa por su nombre y su lugar. Las mesas libres muestran cuántos lugares tienen; las que tienen cuenta muestran el monto.
2. Abajo a la izquierda, la leyenda dice Libre · Abierta · Enviada · Parcial.
3. Arriba a la derecha, el resumen dice, por ejemplo, "12 mesas · 5 ocupadas · $3,480.00 en piso".
4. Toca una mesa para abrir su cuenta o para empezar una. Mantén presionada una mesa con cuenta para ver su menú: moverla, unirla, cambiarle el mesero o, si está vacía, cerrarla.

• La barra y las puertas se dibujan debajo de las mesas y no se pueden tocar: ahí no se ordena nada.
• Solo aparecen las mesas activas.
• El iPad muestra todo el piso a la vez; no hay filtro por sección. La sección de una mesa solo sale bajo su nombre en la tarjeta para abrir cuenta.
• Cada mesa muestra una sola cuenta. No hay cuentas de barra aparte: para las cuentas en la barra, agrega bancos de barra o una caja al plano.
• Formas: cuadrada o rectangular, redonda (un círculo, o una píldora si se estira), banco de barra (un asiento redondo chico), caja (un punto de venta rápida con ícono de billete) y lounge (sofá, mesa de centro y dos sillas, viendo hacia cualquiera de cuatro lados).

Mientras carga el piso

• La primera vez, unos contornos grises del salón parpadean hasta que llegan las mesas.
• Si las mesas no se pueden cargar: "No se pudo cargar el plano", el motivo, una cuenta regresiva "Reintentando en 5 s" y Reintentar ahora. Vuelve a intentar a los 5 segundos, luego a los 10, y después cada 20.
• Una sucursal que todavía no tiene mesas: "Aún no hay mesas" y "Agrega mesas en el editor de plano del administrador web."
• Los cambios hechos en la oficina — mover, cambiar de tamaño, agregar o archivar una mesa, agregar o mover mobiliario — aparecen en los iPads encendidos en más o menos un segundo.

La barra de arriba y la barra del piso

Arriba del piso hay dos franjas. La pantalla de la orden las esconde y tiene su propia franja, con Mesas y la luz de conexión.

La barra de arriba, de izquierda a derecha

1. El nombre de la sucursal.
2. El recuadro con tu nombre: un punto de conexión, tu nombre y "· 03:25" — cuánto tiempo lleva abierto el día, no cuánto llevas trabajando tú. Cuando aplica, el mismo recuadro muestra además:
   • · Fondo inicial sin contar, en ámbar — hasta que se cuenta la caja de esta noche, o un gerente omite el conteo. Tócalo para contar. Con Barform 1.2.1 o posterior en el iPad la ven todos los que tienen sesión iniciada; con una versión anterior, solo gerentes y administradores. Ve La caja.
   • Un aviso de impresora, en ámbar con un triángulo: "Impresora Barra sin conexión", "Impresora sin conexión" o "2 impresoras sin conexión". Se queda hasta que un trabajo llega a esa impresora, se apaga la impresión o cierras sesión. Ve Impresión y tickets.
3. Justo después de salir de una cuenta con bebidas sin enviar: la etiqueta ámbar de pendientes, por ejemplo "3 sin enviar · T4", con un avión de papel. Tócala para volver a abrir esa cuenta. Se quita sola a los 6 segundos más o menos, o en cuanto sales del piso.
4. La hora, en la zona horaria de la sucursal.
5. El ícono para cerrar sesión. Ve Iniciar sesión en el iPad.
6. ···, que abre Más. Un puntito ámbar ahí quiere decir que hay una versión más nueva de la app.

Las bebidas sin enviar también se ven como un numerito en la esquina de la mesa y en el botón Enviar (N) de la cuenta. La etiqueta es solo el recordatorio al salir.

La barra del piso, de izquierda a derecha

La barra del piso flota sobre el salón, justo debajo de la barra de arriba.

1. El botón de reservaciones, en una sucursal con el complemento Reservaciones: Reservaciones, o una cifra como "2 por sentar", "1 por confirmar" o "1 tarde". Se pone ámbar cuando un grupo va tarde o algo espera confirmación. Tócalo para ver el libro de esta noche. Ve Reservaciones.
   • Siempre muestra primero lo más urgente: tarde (un grupo reservado que ya pasó su hora), luego por confirmar (reservaciones sin confirmar, más las solicitudes para otras noches) y luego por sentar (los grupos reservados de esta noche).
2. A la derecha, el resumen de ocupación. Mientras se mueve una cuenta, en su lugar sale el aviso del movimiento.

• El resumen cuenta las mesas del piso y las ocupadas, y suma exactamente los montos que muestran las mesas ocupadas.
• El piso no tiene botón para el menú para clientes: ese menú se abre desde el teclado de PIN. Ve Menú para clientes.

Cómo muestra una mesa su cuenta

Cada mesa muestra su estado con un color, un tipo de contorno y una marca, para que se lea bien en un salón con poca luz o para un mesero que no distingue bien los colores.

• Una cuenta cobrada o anulada sale del piso, y la mesa vuelve a Libre.
• Una caja libre muestra su ícono de billete y Venta rápida.
• Con el complemento Reservaciones, una mesa libre con una reservación cerca muestra un ícono de calendario con la hora y el número de personas (solo la hora en las mesas chicas; también el nombre del cliente en las anchas). Cuando el grupo va tarde se pone ámbar y muestra la hora y los minutos de retraso, por ejemplo "21:00 · 12 min".
• Relleno: una mesa con cuenta se llena con el color de piso de su mesero, si lo tiene; si no, con un tono claro del color del estado. El contorno siempre dice el estado.
• Monto: las mesas Abiertas y Enviadas muestran lo que lleva la cuenta; una mesa con pago parcial muestra lo que falta por pagar.
• Pendientes: un numerito en la esquina superior derecha (en la izquierda si ahí está el candado): cuántas bebidas de la cuenta no se han enviado a la barra. Cuenta bebidas, no líneas, y las líneas anuladas no cuentan.
• Candado: un candado dorado en la esquina superior derecha quiere decir que otro iPad tiene esa cuenta abierta en este momento. Ve Un iPad por mesa.
• La mesa no muestra el nombre del cliente ni el del mesero; esos están dentro de la cuenta.
• La vista en vivo de la oficina usa otros colores para los mismos estados.

Abre una cuenta

Empieza una cuenta nueva en una mesa libre, con cuántas personas se sentaron y, si quieres, un nombre para la cuenta. Tú quedas como su mesero.

1. Toca una mesa libre. Aparece una tarjeta con el nombre de la mesa (y su sección, si tiene).
2. En Comensales, usa − y + para poner cuántas personas son, de 1 a 20. Empieza en los lugares de la mesa.
3. Si quieres, escribe un nombre en Nombre (opcional).
4. Toca Abrir cuenta. La cuenta se abre, lista para las bebidas. Ve Tomar la orden.
   • Cancelar cierra la tarjeta sin abrir nada.

• El número de comensales alimenta los reportes. Lo puedes corregir después: ve Cambia las personas o el nombre.
• El encabezado de la cuenta dice "T4 · Ana" si tiene nombre, o "T4 · 4 personas" si no.
• Si una mesa tiene más de 20 lugares, el número empieza arriba de 20 y el + se apaga; aun así puedes abrir la cuenta con esas personas.
• Con el día ya cerrado, al tocar una mesa libre sale "El día está cerrado. Inicia un nuevo día en la pantalla de PIN para continuar." en lugar de abrirse. Ve Iniciar sesión en el iPad.
• Si no se puede abrir, una alerta Error dice "Error al crear la orden: …" con el motivo.

Haz una venta rápida

1. Toca la caja libre (ícono de billete, Venta rápida). No sale ninguna tarjeta: la cuenta se abre de inmediato, con 1 persona y sin nombre.
2. Registra y cobra como siempre. Ve Cobrar una cuenta.

Sienta a un grupo con reservación

Una mesa libre que muestra una reservación abre en su lugar la tarjeta para sentar al grupo. Ve Reservaciones.

Cambia las personas o el nombre

Corrige el número de comensales o el nombre de una cuenta abierta — si se contó mal en la puerta, o el nombre llegó después — sin cerrar la mesa.

1. Abre la cuenta de la mesa.
2. Toca Mesa ▾ arriba de la cuenta y luego Editar personas y nombre….
3. Cambia Comensales con − y + (de 1 a 20), el campo Nombre (opcional), o los dos.
4. Toca Guardar, o Cancelar.

• Si borras el nombre, se quita.
• Si mientras tanto la cuenta se cobró o se cerró en otro iPad: "Esta cuenta fue cobrada o cerrada en otra terminal."

Encuentra una cuenta

Cada cuenta abierta está en una mesa, así que una cuenta se encuentra por su mesa.

1. Busca la mesa por su nombre y por su lugar en el salón. Las mesas con cuenta muestran su monto; el color de relleno dice de quién es.
2. Tócala para abrir la cuenta. El encabezado muestra la mesa, el nombre del cliente o cuántas personas son, el mesero, a qué hora se abrió y el número de la cuenta.

• En el piso no hay búsqueda ni lista de cuentas, y las mesas no muestran nombres de clientes.
• Las cuentas cobradas salen del piso. Los gerentes las encuentran en ··· › Historial de cuentas. Ve Historial de cuentas.
• Las reservaciones ya sentadas también se encuentran con el botón de reservaciones.
• Dos mesas se pueden llamar igual. En el iPad solo las distingue su lugar, y la sección solo sale en la tarjeta para abrir cuenta.

Mueve una cuenta a otra mesa

Pasa la cuenta completa — cada línea, pago, descuento, asiento y el mesero — a una mesa libre, cuando los clientes se cambian de mesa. No pide PIN de gerente.

1. Mantén presionada la mesa y elige Transferir a otra mesa. (Desde la cuenta: Mesa ▾ › Transferir a otra mesa…, que te regresa al piso.)
2. El aviso de arriba a la derecha dice "Moviendo T4 — toca una mesa libre". Las mesas libres se marcan con un anillo dorado punteado; las demás se apagan.
3. Toca la mesa nueva. La cuenta se mueve y el aviso se cierra.
   • Cancelar, en el aviso, detiene el movimiento.

• Se puede mover cualquier cuenta abierta, también una con pago parcial. La mesa nueva tiene que estar libre; la caja cuenta como mesa.
• El dinero no cambia. La cuenta conserva su número, su mesero, sus comensales y su nombre.
• Si tocas una mesa que no puede recibirla, el aviso se pone rojo: "Esa mesa no puede recibirlos: toca una mesa libre o Cancelar." Si no hay ninguna mesa libre: "No hay mesas libres."
• Si dos iPads mandan cuentas a la misma mesa libre al mismo tiempo, solo una llega. El otro ve "No se pudo transferir: Esa mesa se acaba de ocupar — toca otra."
• Si la cuenta se cobra o se cierra en otro iPad mientras eliges, el movimiento se cancela sin decir nada.
• Que otro iPad tenga la cuenta abierta no impide transferirla. Ese iPad se queda en la cuenta, ya en su mesa nueva.
• No puedes pasar una sola bebida a la cuenta de otra mesa: mueve un asiento, la cuenta completa, o une las mesas. Para pasar una bebida entre asientos de la misma cuenta, ve Tomar la orden.

Mueve un asiento a otra mesa

Separa a un cliente de una cuenta: todo lo de ese asiento se va a una cuenta nueva en una mesa libre, y el resto del grupo se queda donde está. No pide PIN de gerente. Solo se ofrece cuando la cuenta tiene líneas en al menos dos asientos distintos.

1. Mantén presionada la mesa y elige Mover un asiento… (o, desde la cuenta, Mesa ▾ › Mover un asiento…).
2. La tarjeta "¿Qué asiento se va?" muestra cada asiento — por ejemplo Asiento 2 con "3 artículos · $450.00", lo que le toca pagar a ese asiento, la misma cifra que le cobraría la pantalla de cobro. Una bebida con descuento en un asiento solo baja lo que le toca pagar a ese asiento.
3. Toca el asiento. El aviso dice "Moviendo asiento 2 — toca una mesa libre".
4. Toca una mesa libre. Las líneas del asiento se abren ahí como una cuenta nueva.

• Solo se mueven las líneas de ese asiento. Las líneas compartidas (sin asiento) se quedan en la cuenta original — la tarjeta dice "Los artículos compartidos se quedan en esta cuenta." Las cortesías también se quedan.
• La cuenta nueva tiene el mismo mesero, 1 persona y sin nombre, y las líneas movidas pierden su número de asiento. Empieza como Enviada si alguna de las bebidas movidas ya se había enviado, para que a la barra nunca se le pida prepararlas otra vez.
• A la cuenta original se le resta una persona (nunca baja de 1). Los asientos que quedan no se vuelven a numerar.
• Un descuento de la cuenta por porcentaje se aplica a las dos cuentas. Un descuento por monto se queda en la mesa original: "El descuento de la cuenta se queda en la mesa original."
• Una cuenta con pago parcial no se puede dividir. La tarjeta dice "Esta cuenta está parcialmente pagada — liquídala antes de mover un asiento." y los asientos se apagan. Un asiento que ya pagó dice "· Pagado" y no se puede elegir.
• El mismo movimiento nunca pasa dos veces, aunque el iPad lo vuelva a mandar.

Si el asiento no se mueve

• "Ese asiento no tiene nada." — el asiento se vació en otro iPad.
• "Ese asiento es toda la cuenta — usa Transferir a otra mesa." — no quedaría nada más.
• "No se pudo mover el asiento: Ana está editando esta cuenta — inténtalo de nuevo en un momento." — otro iPad tiene la cuenta abierta. Para mover un asiento no hay manera de forzarlo.
• "No se pudo mover el asiento: Esa mesa se acaba de ocupar — toca otra."

Une dos mesas

Junta la cuenta de una mesa con la de otra cuando dos grupos se juntan. Se queda la cuenta de la mesa que tocas al final — con su número, su mesa, su mesero, su nombre y su descuento — y la primera mesa queda libre.

Quién puede hacerlo: cualquiera, salvo que la sucursal pida PIN de gerente para unir mesas. En ese caso un gerente o administrador con sesión las une directo, y a cualquier otra persona se le pide el PIN de un gerente.

1. Mantén presionada la mesa cuyos clientes se van a mover y elige Unir con otra mesa… (desde una cuenta: Mesa ▾ › Unir con otra mesa…).
2. El aviso dice "Uniendo T4 — toca la mesa destino". Las mesas con cuenta se marcan con el anillo dorado punteado.
3. Toca la mesa destino. Si hace falta PIN de gerente, la tarjeta Aprobación de gerente dice "Unir T4 con T7" y un gerente escribe su PIN.
4. Las líneas se mueven y la primera mesa queda libre.

• Se mueven todas las líneas, también las cortesías; las líneas anuladas se quedan atrás como historial.
• Asientos: los asientos que llegan se numeran después del asiento más alto de la cuenta que se queda, para que nunca se mezclen con dinero ya cobrado. Las líneas compartidas siguen compartidas. No se permiten más de 99 asientos: "Son demasiados asientos para unirlos en una cuenta."
• Comensales: se suman. Si alguna bebida movida ya se había enviado, una cuenta Abierta que se queda pasa a Enviada.
• Descuento de la cuenta: la que se queda conserva el suyo. Si no tenía, toma el de la otra. Si las dos tenían, el de la otra se quita y el iPad dice "Se quitó el descuento de la cuenta de la mesa anterior."
• Ventas: las líneas que llegan cuentan para el mesero de la cuenta que se queda, en la sección Por Mesero del Z y en el reporte de Ventas.
• La cuenta que se junta con la otra no puede tener pago parcial: "Esta cuenta tiene pagos parciales — liquídala antes de unir." La que se queda sí puede.
• La misma unión nunca pasa dos veces, aunque el iPad la vuelva a mandar. Una unión no se puede deshacer en el iPad.

Si no se pueden unir

• "No hay otra mesa con la que unir." — ninguna otra mesa tiene cuenta.
• Si tocas una mesa que no puede recibir la unión —una mesa libre, o la de la misma cuenta—, el aviso se pone rojo: "No se puede unir con esa mesa: toca otra mesa con cuenta abierta o Cancelar."
• "Esa mesa está libre — usa Transferir a otra mesa." — la otra mesa se cobró hace un momento.
• "Esa mesa no tiene nada — mejor ciérrala." — la primera cuenta está vacía.
• "No se pudo unir: Ana está editando esta cuenta — inténtalo de nuevo en un momento." — otro iPad tiene abierta una de las dos cuentas. A un gerente o administrador con sesión le sale además la alerta Mesa en uso, con Unir de todos modos o Cancelar.

Pasa una cuenta a otro mesero

Le entrega una cuenta abierta a otra persona del equipo — en un cambio de sección o al terminar un turno. El color de relleno de la mesa cambia al del mesero nuevo. No pide PIN de gerente.

1. Mantén presionada la mesa y elige Asignar a otro mesero (desde una cuenta: Mesa ▾ › Asignar a otro mesero…).
2. La lista muestra a todo el personal activo con su color de piso. El mesero actual tiene una palomita.
3. Toca al mesero nuevo. Si tocas al actual, la lista se cierra sin cambios; lo mismo con Cancelar.

• Los reportes que agrupan por mesero — la sección Por Mesero del Z y Ventas — ponen toda la cuenta, con los pagos ya cobrados, a nombre del mesero nuevo.
• Si mientras tanto la cuenta se cobró o se cerró: "No se pudo reasignar: Esta cuenta fue cobrada o cerrada en otra terminal."

Cierra una mesa vacía

Quita desde el piso una cuenta que se abrió por error, o que se quedó vacía por anulaciones, sin cobrarla. No pide PIN de gerente.

1. Mantén presionada la mesa y toca Cerrar mesa vacía. Solo se ofrece cuando la cuenta ya no tiene nada. (El mismo botón está dentro de la cuenta — ve Tomar la orden.)
2. La mesa queda libre.

• Una cuenta que quedó vacía por anulaciones, o que nunca se usó, se cierra sin dinero y sin recibo, y queda registrado quién la cerró.
• Una cuenta en la que todo fue cortesía se cierra como una cuenta pagada de $0, para que la cortesía quede en los libros como cortesía. Si la impresión está encendida, imprime un recibo de cortesía.
• "Esta mesa tiene consumo — cóbrala o anula los artículos primero." — mientras tanto se agregó una bebida en otro iPad.
• "Esta mesa ya no es una cuenta vacía abierta, así que no se cerró." — cambió en otro iPad.
• Si dos iPads cierran la misma mesa al mismo tiempo, los dos terminan bien.

Un iPad por mesa

Solo un iPad trabaja en una cuenta a la vez, para que dos personas nunca le agreguen bebidas a la misma mesa al mismo tiempo. El iPad que abre una cuenta la toma; los demás ven un candado en esa mesa y se enteran de quién la tiene.

Si una mesa tiene candado

1. Tócala. La alerta Mesa en uso dice, por ejemplo, "La está editando Ana."
2. Toca OK y espera a que el otro iPad salga de la cuenta.
   • Si eres gerente o administrador con sesión, puedes tocar Tomar el control para abrirla aquí. El otro iPad regresa a su piso.

Si otro iPad toma tu cuenta

1. Aparece la alerta Mesa tomada: "Esta mesa ahora está abierta en otro iPad.", "Ana tomó esta mesa." u "Otro iPad tomó el control de esta mesa."
2. Toca OK. Regresas al piso. No se pierde nada de lo que ya habías agregado.

Cómo funciona

• La mesa tomada lleva la primera palabra del nombre de quien tiene la sesión, o el nombre del iPad.
• Al salir de la cuenta, el iPad la suelta. Un iPad que se traba o se apaga libera su mesa solo, en unos 25 segundos. Unos segundos más el candado puede seguir viéndose, pero al tocar la mesa se abre la cuenta.
• Tomar la mesa nunca impide un cobro. Mover un asiento y unir mesas lo respetan; mover la cuenta completa y cambiar de mesero, no.
• El mismo iPad entra directo a su propia mesa.
• Una falla de red nunca te saca de una cuenta; solo una respuesta clara de que otro iPad la tiene.
• Un iPad que se queda en una cuenta conserva esa mesa mientras siga ahí y despierto. El cierre de sesión automático suelta una mesa olvidada. Ve Iniciar sesión en el iPad.
• Tomar el control es solo para un gerente o administrador con sesión en ese iPad; los demás no tienen forma de hacerlo con PIN.

Alertas que te regresan al piso

Cuando la cuenta en la que estás deja de existir para ti, el iPad te lo dice en una alerta y te regresa al piso. Las demás fallas usan la misma alerta, con el título Error.

• Cuenta cerrada — "Esta cuenta fue cobrada o cerrada en otra terminal." La cuenta se cobró, se anuló o se unió con otra mesa en otro iPad. Si la cobras, la cierras o la unes en tu propio iPad, no sale.
• Mesa tomada — otro iPad tomó la cuenta. Ve Un iPad por mesa.
• Error — cualquier otra cosa que falló, por ejemplo "No se pudieron cargar las cuentas: …". OK te deja donde estás.

Solo se ve una alerta a la vez, la más importante primero (Cuenta cerrada, luego Mesa tomada, luego Error); la siguiente sale después de OK. Si tenías abierta la ventana de cobro de una cuenta que se cerró en otro lado, se cierra sola, para que la alerta nunca quede escondida detrás.

Avisos del piso

Lo que afecta todo lo que haces — el día está cerrado, el iPad no tiene conexión, una impresora no contestó — sale como un aviso arriba del piso y no como una alerta, para que el salón nunca se mueva bajo tu dedo.

• Día cerrado: "El día está cerrado. Inicia un nuevo día en la pantalla de PIN para continuar." También sale arriba de una cuenta. Cierra sesión e inicia el día — ve Iniciar sesión en el iPad. Mientras se ve, ocupa el lugar del aviso de sin conexión.
• Sin conexión: "Sin conexión — los cobros están en pausa hasta que regrese la conexión." (gris, con ícono de Wi-Fi). Revisa la red; los cobros regresan solos. Ve Cobrar una cuenta.
• Impresora: por ejemplo "No se imprimió el recibo — la impresora Barra no responde." (o la cuenta, una comanda de estación, el cajón o el Z), con Reintentar y Omitir. Flota encima de cualquier tarjeta, baja un poco mientras se ve el aviso de día cerrado, y se va sola a los 8 segundos más o menos. El aviso ámbar de impresora en la barra de arriba se queda hasta que esa impresora vuelve a contestar. Ve Impresión y tickets.

Relacionado

• Tomar la orden
• Cobrar una cuenta
• Mesas y plano
• Reservaciones
• Iniciar sesión en el iPad