La caja

Tu sucursal tiene una sola caja por día de operación, compartida por todos los iPads. Esta página explica cómo se inicia la caja del día, qué pasa con una caja que quedó abierta de un día anterior, la pantalla Caja, cómo contar la caja al empezar la noche, cómo registrar entradas y salidas de efectivo, las listas de motivos, cómo abrir el cajón sin venta y dónde aparece el dinero de la caja. El conteo al final de la noche y el corte Z están en Cerrar el día.

La caja del día

La caja se abre cuando la primera persona que inicia sesión toca Iniciar el día en la pantalla de PIN, y queda abierta, en todos los iPads, hasta que un gerente cierra el día. Todos los pagos, abonos a cuentas de clientes y entradas o salidas de efectivo que se registren en cualquier iPad mientras tanto caen en esa caja, y el Z del cierre es el registro de esa caja.

Inicia el día

Cualquier persona del equipo puede iniciar el día; no tiene que ser gerente.

1. Inicia sesión en la pantalla de PIN.
2. Si no hay caja abierta, el saludo (por ejemplo "Hola, Ana") te pide iniciar el día. Toca Iniciar el día.
3. Cuenta el efectivo de la caja cuando el iPad te lo pida (ve Cuenta la caja al empezar la noche).

Los pasos completos para iniciar sesión están en Iniciar sesión en el iPad.

Cómo funciona la caja

• Nunca hay más de una caja abierta. Si dos iPads inician el día al mismo tiempo, los dos quedan en la misma caja.
• La caja se abre con el fondo sin contar. Quien inicia la noche lo cuenta enseguida.
• Quien tocó Iniciar el día aparece como Abierto por de esa caja en Reportes › Cortes (Z).
• Cerrar sesión nunca cierra la caja. Al volver a entrar llegas a la misma caja abierta.
• Después de cerrar el día, los iPads que siguen con sesión iniciada muestran "El día está cerrado. Inicia un nuevo día en la pantalla de PIN para continuar." Ve Cerrar el día.

Una caja que quedó abierta de un día anterior

Cuando la caja abierta de tu sucursal pertenece a un día de servicio anterior al de hoy, los iPads dicen de qué día es cada vez que alguien inicia sesión y dejan un aviso en el piso, para pedir que se cierre ese día antes del servicio de esta noche. Así, esta noche empieza con una caja nueva y su propio Z. Los iPads solo lo piden: no bloquean nada.

Lo que ve cualquiera con sesión iniciada:

• Justo después de iniciar sesión, el piso abre con la tarjeta "La caja del lun 5 de oct sigue abierta".
• Un aviso ámbar debajo de la barra de arriba del piso. Administradores y gerentes leen "La caja del lun 5 de oct sigue abierta — cierra ese día antes del servicio de esta noche."; los demás leen "La caja del lun 5 de oct sigue abierta — pide a un gerente que cierre ese día antes del servicio de esta noche." El aviso no responde a toques: las mesas de abajo siguen funcionando.

Cierra el día anterior

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes. A los demás se les pide llamar a un gerente.

1. Inicia sesión. La tarjeta dice "Cierra ese día antes del servicio de esta noche." Debajo de los botones: "Mientras siga abierta, cada venta queda en el Z de ese día."
2. Toca Cerrar el día. Se abre la pantalla de cierre de siempre, con tu propia sesión. Su encabezado dice desde cuándo está abierta la caja, con el día; por ejemplo "desde lun 5 de oct, 17:09".
3. Cierra como siempre: cobra cualquier cuenta que haya quedado de ese día, cuenta el efectivo y cierra. Ve Cerrar el día.
4. En el Z, toca Listo — cerrar sesión. Vuelve a iniciar sesión y toca Iniciar el día para esta noche.

Para dejarlo para después, toca Ahora no. El aviso se queda, y el siguiente inicio de sesión vuelve a mostrar la tarjeta. Puedes cerrarlo más tarde desde ··· › Cerrar el día.

Si eres bartender, mesero o ayudante de barra, la tarjeta dice "Pide a un gerente que cierre ese día antes del servicio de esta noche." Toca Entendido y llama a un gerente.

Cuándo una caja cuenta como de un día anterior

• Una caja pertenece al día de servicio en que se inició: la misma noche en la que la archivan los reportes. En cuanto empieza un día de servicio nuevo, una caja de un día anterior quedó abierta.
• Tu Hora de servicio (en la oficina, Configuración › Horarios y turnos) decide el momento, en la zona horaria de tu sucursal. Con la hora de servicio a las 6:00 a.m., una caja que se inició el lunes a las 5:09 p.m. pasa a ser de un día anterior el martes a las 6:00 a.m. Con las 4:00 p.m., pasa el martes a las 4:00 p.m., así que quien entra el martes en la tarde sigue en el día del lunes y no se le pregunta nada.
• Una caja que se inició antes de tu hora de servicio pertenece al día anterior. Con la hora de servicio a las 4:00 p.m., una caja que se inició a las 2:30 p.m. es de la noche anterior, y los iPads preguntan por ella desde las 4:00 p.m.; los reportes también la archivan ahí. Si tu equipo abre la caja antes de tu hora de servicio, pon una más temprana: cualquier hora después del último cierre y antes de la primera caja del día (ve Configuración de la sucursal).
• Cada iPad vuelve a revisar cada 30 segundos y cuando la app regresa al frente. Un iPad que se quedó con sesión iniciada después de la hora de servicio muestra el aviso en menos de un minuto, y la tarjeta en cuanto no haya nada más abierto en el piso.
• La tarjeta se abre una vez por inicio de sesión, así que cada inicio de sesión la vuelve a mostrar hasta que se cierre ese día. Nunca se abre encima de una cuenta, de otra pantalla o de un mensaje; mientras tanto, lo dice el aviso.
• No se bloquea nada. Las cuentas, los cobros y las entradas y salidas de efectivo siguen cayendo en la caja abierta.
• En una caja así no se pide el conteo inicial: la pantalla Fondo inicial no se abre sola, la nota "· Fondo inicial sin contar" de la barra de arriba no aparece y ningún efectivo espera el conteo. El efectivo de esta noche no es el fondo de ese día. La pantalla de cierre igual atrapa un fondo que nadie contó.
• El botón Cerrar el día en ··· dice el día en lugar de la hora: "turno desde lun 5 de oct · fondo $2,000.00".
• Cuando otro iPad cierra ese día, la tarjeta y el aviso desaparecen al momento, y en su lugar sale el aviso de día cerrado.

Lo que debes saber

• El aviso sale solo en el piso, no en la pantalla de la cuenta. Mientras el iPad está sin conexión, le cede el lugar al aviso de sin conexión: de todas formas, el cierre necesita conexión.
• El cierre sigue necesitando que todas las cuentas estén cobradas o cerradas. Si las cuentas de esta noche ya están abiertas en la caja vieja, solo se puede cerrar cuando estén cobradas, y las dos noches igual terminan en un solo Z. Ciérrala antes de la primera cuenta de la noche.
• El cierre registra la salida de quien cierra. A menos que tu sucursal permita cerrar el día con personal aún en el reloj, todos los demás tienen que haber registrado su salida antes. Así que cierra el día anterior antes de que el equipo registre su entrada para esta noche.
• Una caja cuya hora de inicio va adelante del reloj del iPad nunca se considera de un día anterior.

Abre la Caja

Caja es la pantalla de la caja para gerentes. Tiene tres funciones: el fondo inicial, las entradas y salidas de efectivo, y abrir el cajón sin venta.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes. El botón Caja solo aparece en ··· para un administrador o gerente con sesión iniciada. Los demás roles solo tienen la opción sin venta en Este iPad (ve Abre el cajón sin venta).

1. Toca ··· en la barra de arriba y luego Caja. La línea del botón dice "fondo inicial · entrada / salida".
2. Elige una opción:
   • Fondo inicial — muestra el fondo, o Sin contar en ámbar. Solo aparece mientras hay una caja abierta. Tócalo para volver a contar (ve Vuelve a contar).
   • Entrada / Salida de efectivo.
   • Abrir cajón (sin venta) — abre el cajón al momento, sin PIN.
3. Toca Listo para cerrar la pantalla.

Todo lo que haces en Caja queda registrado a nombre del administrador o gerente con sesión iniciada. No hay una segunda aprobación.

El botón también aparece cuando no hay caja abierta; por ejemplo, en un iPad que siguió con sesión iniciada después de cerrar el día. En ese caso no aparece la opción del fondo, y Entrada / Salida de efectivo se rechaza con el mensaje de día cerrado.

Cuenta la caja al empezar la noche

El fondo inicial es el efectivo con el que empieza la caja de la noche. Lo cuenta quien inicia la noche, y el iPad compara el conteo al momento con lo que dejó en caja el último cierre. El efectivo esperado al cierre parte de esta cifra, así que cuéntalo antes de la primera venta.

Quién puede hacerlo: cualquier persona con sesión iniciada, en un iPad vinculado. El fondo no se puede contar desde la oficina (app.barformpos.com).

1. Inicia el día, o inicia sesión cuando nadie ha contado la caja de esta noche. Se abre la pantalla Fondo inicial: "Cuenta el efectivo de la caja ahora, antes de la primera venta. Se compara con lo que dejó el último cierre."
2. Toca Abrir el cajón para abrir el cajón y cuenta el efectivo que hay. Funciona con Barform 1.2.2 o posterior en el iPad; queda registrado y nunca hace que tu conteo sea tardío. Si el cajón no se puede abrir —no hay impresora de recibos, la impresión está en pausa o la impresora no responde—, la hoja dice por qué: ábrelo a mano.
3. Escribe el monto en el teclado: los dígitos son pesos enteros y el punto agrega centavos (1136.50 = $1,136.50). Si la caja está vacía, escribe 0.
4. Toca Guardar conteo. La pantalla muestra la respuesta, con lo que contaste —por ejemplo "Contado: $1,500.00"— y, si el último cierre lo registró, lo que dejó ese cierre.
5. Si te equivocaste al escribir, toca Contar de nuevo y vuelve a escribirlo.
6. Toca Listo. El aviso dice "Fondo inicial registrado."

Qué significa la respuesta

Si ya había pasado efectivo por la caja antes de que contaras —un pago en efectivo, una propina en efectivo, un abono en efectivo a una cuenta, una entrada o salida de efectivo, o una apertura sin venta—, la respuesta agrega "Se registró como conteo tardío: ya había pasado efectivo por la caja esta noche." Aun así, escribe el efectivo con el que abrió la caja, no el que tiene ahora: el efectivo esperado al cierre le suma a esta cifra el efectivo de la noche.

La oficina también ve cada respuesta (ve Lo que ve la oficina).

Cuéntala después

Para contarla después, toca Después. La nota en ámbar "· Fondo inicial sin contar" se queda en la barra de arriba, junto al nombre de quien tiene la sesión iniciada. Tócala para contar.

• El primer efectivo de la noche vuelve a pedir el conteo, y entonces ya no puede esperar (siguiente sección).
• La pantalla se abre sola una vez por caja en cada iPad. Si tocas Después, ya no vuelve a abrirse al iniciar sesión en ese iPad, pero la nota se queda hasta que alguien cuente o un gerente omita el conteo.

Cuando el primer efectivo de la noche lo pide

El conteo no puede esperar más allá del primer efectivo de la noche. Mientras la caja no esté contada, o un gerente no haya omitido el conteo, esto lo pide primero:

• Efectivo en la pantalla de cobro;
• Propina en efectivo en un pago con tarjeta;
• Registrar en un abono en efectivo a una cuenta de cliente;
• Entrada / Salida de efectivo en Caja;
• Abrir cajón (sin venta), en Caja o en Este iPad.

Los pagos con tarjeta, los cargos a cuentas de clientes y todo lo demás nunca esperan.

1. La pantalla Fondo inicial se abre delante de lo que estabas haciendo: "La caja no se ha contado esta noche. Cuéntala antes de que entre o salga el primer efectivo."
2. Cuenta el efectivo, escríbelo y toca Guardar conteo.
3. Lee la respuesta y toca Continuar. Lo que estabas haciendo sigue: se abre el paso de efectivo, se abre el cajón, etc.

Si prefieres no seguir, toca Cancelar. No pasa nada, y el efectivo espera el conteo.

Si alguien acaba de contar en otro iPad, el iPad lo revisa primero y te deja pasar directo.

Omite el conteo (gerente)

Cuando la caja no se puede contar en ese momento, un gerente puede dejar pasar el efectivo de la noche sin conteo. La omisión queda registrada, con quién la pidió y quién la aprobó, y la oficina la ve como una diferencia.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes. Los demás necesitan el PIN de un gerente.

1. En la pantalla que abre el primer efectivo de la noche, toca Omitir el conteo — aprobación de gerente. Solo ahí se ofrece.
2. Un administrador o gerente con sesión iniciada lo omite al momento. Los demás le pasan el iPad a un gerente, que escribe su PIN en Omitir el conteo inicial: "Omitirlo queda registrado, con quién lo pidió."
3. La pantalla dice "Conteo omitido." y "Queda registrado con quién lo aprobó, y la oficina lo ve como una diferencia." Toca Continuar. Lo que estabas haciendo sigue.

Después de omitirlo, los iPads dejan de pedirlo. Un gerente todavía puede contar la caja más tarde, desde Caja › Fondo inicial o en la pantalla de cierre; si ya pasó efectivo por la caja, ese conteo es tardío.

Vuelve a contar

• Justo después de contar, para corregir un error: toca Contar de nuevo en la respuesta y vuelve a escribir la cifra. Puedes hacerlo con tu propio conteo mientras no haya pasado efectivo por la caja; un administrador o gerente, en cualquier momento.
• Más tarde en la noche (administradores y gerentes): toca ···, luego Caja y luego Fondo inicial. La pantalla dice "Cuenta el efectivo con el que abre la caja." Escribe la cifra, toca Guardar conteo, lee la respuesta y toca Listo. Si ya pasó efectivo por la caja, es un conteo tardío.
• Alguien ya la contó, por ejemplo en otro iPad: la pantalla muestra su conteo, con "Ya la contó", su nombre y la hora. Lo que estabas haciendo sigue con su conteo.

Reglas del conteo

• El conteo se compara con lo que dejó en caja el último cierre: la cifra de Se queda en caja que escribió quien cerró (ve Cerrar el día). La diferencia es tu conteo menos esa cifra.
• Una caja, un conteo, compartido por todos los iPads. Un conteo nuevo reemplaza al anterior, y el efectivo esperado al cierre parte del más reciente.
• Sin contar no es lo mismo que $0. Un fondo que nadie contó cuenta como $0 en el efectivo esperado, pero el Z —en pantalla y en papel— dice Sin contar.
• La pantalla de cierre igual atrapa un fondo que nadie contó: Fondo inicial sin contar › Registrar, para el administrador o gerente que cierra.
• En una caja que quedó abierta de un día anterior no se pide conteo (ve Una caja que quedó abierta de un día anterior).
• Contar necesita conexión: Guardar conteo y la omisión se desactivan mientras el iPad está sin conexión.
• Después del cierre, el fondo ya no puede cambiar: "El día ya está cerrado — su fondo ya no puede cambiar."

Lo que ve la oficina

En la oficina, cada conteo inicial se compara con el último cierre:

• Requiere atención en Hoy muestra una apertura en la que faltaron o sobraron $100 o más de lo que dejó el último cierre, una que se contó tarde y una en la que se omitió el conteo y nadie contó después, hasta que un gerente la explique. Ve Hoy.
• Reportes › Cortes (Z) muestra, debajo del fondo de cada caja, cómo salió su conteo frente al último cierre —por ejemplo "$50.00 menos de lo que dejó el último cierre", "cuadra con lo que dejó el último cierre" o "contado tarde"— y deja que un gerente explique la apertura con una nota, incluso con la caja todavía abierta. Ve Cerrar el día.

Dónde aparece el fondo:

• en la línea debajo del botón Cerrar el día en ···; por ejemplo "turno desde 16:39 · fondo $2,000.00", que termina en "sin contar" cuando nadie lo ha contado (en una caja que quedó abierta de un día anterior, el día reemplaza la hora);
• en la opción Fondo inicial de Caja;
• en el paso Confirmar de la pantalla de cierre;
• en el Z, en pantalla y en papel;
• en la columna Fondo inicial de Reportes › Cortes (Z), con "—" cuando no se contó;
• debajo del renglón de la caja en Reportes › Cortes (Z), como "Conteo inicial" —o "Conteo inicial tardío", o "corregido" con la cifra anterior—, con cómo salió frente al último cierre y quién lo contó.

El fondo no forma parte del reporte de Ingresos.

Registra entradas o salidas de efectivo

Registra efectivo que entra o sale del cajón fuera de una venta, con un motivo: cambio del banco, compra de botellas, pago a los músicos, un depósito al banco. Cada movimiento cuenta en el efectivo esperado, aparece con su motivo, hora y quién lo registró en la pantalla de cierre y en el Z, y abre el cajón para que el efectivo se pueda mover.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes, desde Caja en un iPad vinculado. No hay forma de hacerlo con PIN para los demás roles, ni desde la oficina.

1. Toca ···, luego Caja y luego Entrada / Salida de efectivo. Si nadie ha contado todavía la caja de esta noche, primero va el conteo inicial (ve Cuando el primer efectivo de la noche lo pide).
2. Elige Entrada o Salida arriba.
3. Escribe el monto en el teclado: los dígitos son pesos enteros y el punto agrega centavos. La cifra arriba del teclado muestra el signo para la caja; por ejemplo $500.00 de entrada o −$500.00 de salida.
4. En Motivo, toca uno de los motivos de tu sucursal. O toca Otra… y escribe un motivo en el campo ("p. ej. taxi para un cliente").
5. Toca Registrar. El cajón se abre y el aviso dice "Movimiento registrado — cajón abierto."
6. Mete o saca el efectivo.

Para cancelar, toca Cancelar antes de Registrar. No se registra nada.

Pasa efectivo a la caja fuerte o desde ella

En un bar que usa la caja fuerte, cada dirección tiene una opción más, la primera de los motivos: De la caja fuerte en Entrada, A la caja fuerte en Salida. Un solo Registrar anota entonces los dos lados, así que el efectivo esperado en la caja y lo que debe haber en la caja fuerte cambian por el mismo monto.

1. Sigue los pasos de arriba y, en el paso 4, toca De la caja fuerte o A la caja fuerte. Una línea debajo de los motivos dice "Este monto también sale de la caja fuerte." o "Este monto también entra a la caja fuerte."
2. Toca Registrar. El cajón se abre y el aviso dice "Movimiento registrado — cajón abierto."
3. Mete el efectivo al cajón, o sácalo y guárdalo en la caja fuerte.

• Las opciones necesitan Usar la caja fuerte encendido en tu bar y Barform 1.2.3 o posterior en el iPad. Sin alguna de las dos cosas no aparecen, y Entrada / Salida de efectivo funciona como siempre.
• El iPad nunca muestra cuánto hay en la caja fuerte.
• El motivo que se registra es el nombre de la opción, en el idioma del iPad, así que la pantalla de cierre y el Z dicen De la caja fuerte o A la caja fuerte como cualquier otro motivo.
• Un motivo tuyo con las mismas palabras solo mueve la caja.

Las reglas del lado de la caja fuerte, y cómo lo cuenta un cierre, están en La caja fuerte.

Reglas de las entradas y salidas

• Una entrada suma al efectivo esperado y una salida le resta: efectivo esperado = fondo inicial + ventas en efectivo + propinas en efectivo que se quedan en la caja + abonos en efectivo a cuentas de clientes + entradas − salidas.
• El monto tiene que ser mayor que $0 y el motivo es obligatorio: Registrar se queda desactivado hasta que estén los dos.
• Un motivo puede tener hasta 120 caracteres.
• Cambiar entre Entrada y Salida borra el motivo elegido: cada dirección tiene su propia lista. Eso también quita De la caja fuerte y A la caja fuerte.
• El movimiento cae en la caja del día. Si no hay caja abierta, se rechaza.
• Reintentar no registra un movimiento dos veces. Si vuelves a tocar Registrar después de un intento fallido o dudoso —con la pantalla todavía abierta y la misma dirección y monto—, Barform lo reconoce como el mismo movimiento. Si el primer intento sí entró, se queda su motivo. Cerrar la pantalla y empezar de nuevo cuenta como un movimiento nuevo, y también elegir o quitar De la caja fuerte o A la caja fuerte: solo esas opciones mueven la caja fuerte.
• Cada movimiento guarda su caja, dirección, monto, motivo, quién lo registró y cuándo.
• Los movimientos no se pueden editar ni borrar. Un movimiento equivocado solo se compensa registrando el contrario. Un De la caja fuerte equivocado se compensa con A la caja fuerte por la diferencia, y al revés: así quedan bien los dos lados.

Cuando no se registra

• Registrar necesita conexión. Mientras el iPad está sin conexión, Registrar se desactiva y la pantalla dice "Sin conexión — los cobros están en pausa hasta que regrese la conexión."
• Después de cerrar el día: "El día está cerrado. Inicia un nuevo día en la pantalla de PIN para continuar."
• Si quien registra ya no es un administrador o gerente activo: "Esto requiere un gerente o administrador activo."
• Si tu bar apagó la caja fuerte después de que este iPad leyó el interruptor, De la caja fuerte o A la caja fuerte dice "Este bar no usa la caja fuerte, así que no se registró nada." y la opción desaparece al momento. Una Entrada / Salida de efectivo normal sigue funcionando.
• Abrir el cajón después de registrar se intenta, pero no está garantizado. Si la impresora no responde o la impresión está apagada, el movimiento se registra igual y el aviso dice "cajón abierto" de todos modos. Usa la llave del cajón.
• Los motivos son texto de tu sucursal y aparecen tal como se guardaron, en el idioma en que se escribieron. De la caja fuerte y A la caja fuerte son palabras de Barform: siguen el idioma del iPad.

Configura los motivos de entrada y salida

Son los motivos de un toque que usa un gerente al registrar entradas o salidas de efectivo en el iPad, una lista para cada dirección. Un motivo que no esté en la lista se puede escribir en el iPad con Otra….

Quién puede hacerlo: administradores. Un gerente puede abrir la página y verla sin poder cambiarla, con "Puedes ver la configuración del local, pero solo los administradores pueden cambiarla."

1. En la oficina, ve a Configuración › Sucursal › iPads y servicio y busca Opciones rápidas.
2. Para agregar un motivo, haz clic en el campo de la lista que quieras, Motivos de entrada de efectivo o Motivos de salida de efectivo, y escribe el motivo ("Agregar un motivo…"). Presiona Enter, escribe una coma, haz clic fuera del campo o haz clic en + (Agregar). El motivo aparece y se guarda al momento ("Los cambios se guardan al hacerlos.").
3. Para quitar un motivo, haz clic en su × (Quitar motivo). O, con el campo vacío, presiona la tecla de borrar para quitar el último. Se guarda al momento.

Reglas de las listas de motivos

• Hasta 20 motivos por lista. Cuando una lista está llena, el campo dice "Lista llena (máx. 20)".
• A cada motivo se le quitan los espacios de los extremos y se corta en 120 caracteres. Los repetidos se ignoran; las mayúsculas y los espacios de más no cuentan como diferencia.
• Una sucursal nueva empieza con los motivos integrados de Barform (abajo) ya guardados, en el idioma que eligió al crear su cuenta. Mientras nadie edite una lista, sigue el idioma de los iPads si este cambia; ya editada, se queda como se escribió.
• Cuando una lista no tiene nada guardado, se usan los motivos integrados de Barform, en el idioma de tus iPads. En español: de entrada "Cambio del banco" y "Depósito a caja"; de salida "Compra de botellas", "Pago a músicos", "Insumos" y "Depósito al banco". Un iPad sin lista guardada los muestra en el idioma de su app.
• Si quitas todos los motivos de una lista, regresa a los motivos integrados en lugar de quedarse vacía.
• Cada movimiento guarda el motivo con el que se registró. Cambiar la lista después no cambia los movimientos anteriores en el Z ni en los reportes.
• El iPad lee las listas al iniciar sesión, así que un cambio llega a cada iPad la próxima vez que alguien inicie sesión en él.

Abre el cajón sin venta

Abre el cajón sin venta y sin imprimir nada; por ejemplo, para dar cambio. Cada apertura queda registrada a nombre del gerente que la aprobó, con quién la pidió.

Quién puede hacerlo: cualquier persona con sesión iniciada, con la aprobación de un gerente.

Si nadie ha contado todavía la caja de esta noche, primero va el conteo inicial (ve Cuando el primer efectivo de la noche lo pide).

Si eres bartender, mesero o ayudante de barra:

1. Toca ··· y luego Abrir cajón (sin venta) en Este iPad. Lleva la etiqueta de candado gerente.
2. Un gerente escribe su PIN en la pantalla Abrir cajón: "La apertura sin venta requiere PIN de gerente."
3. El cajón se abre y el aviso dice "Cajón abierto."

Si eres administrador o gerente:

1. Toca ···, luego Caja y luego Abrir cajón (sin venta).
2. El cajón se abre al momento —tú mismo lo apruebas— y el aviso dice "Cajón abierto."

Reglas de las aperturas sin venta

• La apertura se registra solo cuando el cajón de verdad se abrió, a nombre del gerente que la aprobó, con la persona con sesión iniciada que la pidió. Un iPad con una versión anterior registra solo al gerente.
• En Reportes › Cortes (Z), una apertura que se hizo con una caja abierta es una línea del efectivo de esa caja: "Caja abierta sin venta", luego "la pidió" y un nombre cuando la pidió alguien que no es el gerente, y "la aprobó" y el nombre del gerente, con "sin entrada registrada" cuando la persona no tenía un registro de tiempo que cubriera ese momento.
• No se mueve dinero y el efectivo esperado no cambia.
• Funciona aunque no haya caja abierta; por ejemplo, después del cierre. Una apertura de ese momento no pertenece a ninguna caja, así que no aparece en ningún lado.
• Si la impresora no responde: "No se abrió el cajón — la impresora … no responde.", con el nombre de la impresora. No se registra nada.
• Sin impresora de recibos configurada: "No hay impresora de recibos configurada."
• Si el registro no se puede guardar, el iPad dice "No se pudo registrar la auditoría: …". El cajón ya se abrió.
• El cajón está conectado a la impresora de recibos y se abre a través de ella: la que se eligió en Configuración › Impresoras › Tickets y cuentas, o la que eligió este iPad en ··· › Impresora de recibos › Impresora de recibos (este iPad). Ve Impresión y tickets.

Dónde se ve el dinero de la caja

Para ver las entradas y salidas de efectivo de una noche en la oficina:

1. Abre Reportes › Cortes (Z) y elige el rango.
2. Haz clic en el renglón de la noche. Abajo, El efectivo de la caja, del primero al último muestra todo lo que entró o salió de la caja, cada cosa con su hora, su monto y quién: cada entrada y salida de efectivo con su motivo ("Entrada de efectivo:" o "Salida de efectivo:"), y también el conteo inicial, las aperturas sin venta y el cierre. Ve Cerrar el día.

Para ver los totales de entradas y salidas en un periodo:

1. Abre Reportes › Ingresos y elige el rango.
2. Revisa la tarjeta Movimientos de caja: Entradas de efectivo y Salidas de efectivo. Las mismas dos columnas están en la tabla del periodo y en las exportaciones. Ve Ingresos.

Qué muestra cada lugar:

• La pantalla de cierre del iPad y el Z: los totales de Entradas de efectivo y Salidas de efectivo, cada uno con sus movimientos abajo —motivo y monto con signo, luego la hora y quién lo registró, del más antiguo al más reciente—. El fondo inicial está en el paso Confirmar y en el Z. El fondo y cada movimiento son parte del efectivo esperado.
• El CSV del Z: los totales de entradas y salidas, un renglón por movimiento y el fondo inicial. Ve Cerrar el día.
• Reportes › Cortes (Z): la columna Fondo inicial, con cómo salió cada conteo inicial frente al último cierre, Esperado tal como se guardó al cierre (con los movimientos incluidos) y, debajo del renglón de cada caja, su efectivo del primero al último, con cada movimiento, el conteo inicial y las aperturas sin venta. Una diferencia cuya razón conoce un gerente —un conteo que dejó fuera el fondo, por ejemplo— se puede marcar ahí como explicada, con una nota: las cifras guardadas no cambian, y Requiere atención en Hoy deja de mostrarla. Ve Cerrar el día.
• Reportes › Ingresos: las entradas y salidas sumadas por el día de servicio en que se registró cada movimiento. La página lo explica así: "Efectivo que entró o salió de una caja — contexto para el arqueo, no ingresos." El fondo inicial no está en Ingresos.
• Reportes › Caja fuerte, en un bar que usa la caja fuerte: lo que cada cierre sacó de la caja —el conteo menos lo que se queda en caja—, sumado a lo que debe haber en la caja fuerte. Las entradas y salidas de efectivo de la caja no lo cambian, salvo De la caja fuerte y A la caja fuerte: esas aparecen ahí como el otro lado del mismo movimiento, y abren el renglón de esta caja en Reportes › Cortes (Z). Ve La caja fuerte.

El efectivo que pasa entre la caja y la caja fuerte aparece en todos estos lugares como la entrada o salida que es, con el nombre de su opción: "Entrada de efectivo: De la caja fuerte" o "Salida de efectivo: A la caja fuerte" en Reportes › Cortes (Z). Nunca es un ingreso.

Lo que Barform guarda:

• cada entrada o salida de efectivo, con su caja, dirección, monto, motivo, quién y cuándo y, si pasó entre la caja y la caja fuerte, el movimiento de la caja fuerte ligado a ella;
• cada conteo inicial, con el monto nuevo y el anterior, quién contó, cómo salió frente al último cierre y si fue tardío;
• cada conteo omitido, con quién lo pidió y quién lo aprobó;
• cada apertura sin venta, a nombre del gerente que la aprobó, con quién la pidió;
• cada cierre, con sus cifras y lo que se quedó en caja;
• cada explicación de una diferencia de caja, y cada una que se deshizo, con la nota, quién y cuándo.

El renglón de una caja en Cortes (Z) muestra su conteo inicial y los nuevos conteos, un conteo omitido, las aperturas sin venta que se hicieron mientras estaba abierta, quién la cerró y lo que el cierre dejó en caja. Ninguna pantalla muestra las explicaciones que se deshicieron —Cortes (Z) muestra la vigente— ni una apertura sin venta que se hizo sin caja abierta. Las páginas de la oficina muestran lo que estaba registrado cuando se cargaron; vuelve a cargar la página para ver movimientos nuevos.

Relacionado

• Cerrar el día
• Cobrar una cuenta
• Iniciar sesión en el iPad
• Ingresos
• Impresión y tickets