Importa tu historial de TouchBistro

¿Vienes de TouchBistro? Puedes traer tu historial de ventas a Barform: pagos, ventas por producto, descuentos y horas del personal. Cada noche importada aparece después en Hoy, Ventas, Ingresos y Nómina como cualquier otra. Revisas todo antes de guardarlo, no se crean cuentas ni cobros de mentira y una importación se puede deshacer. Si lo que quieres es cargar tu menú, tus artículos o tus recetas desde una hoja de cálculo, ve Importa desde una hoja de cálculo.

Quién puede hacerlo: los administradores.

Exporta tus reportes de TouchBistro

Desde los reportes en la nube de TouchBistro, exporta estos a Excel:

• Payments (Detail)
• Product Mix (by item)
• Discounts & Voids (Discount Details)
• Timesheet Details
• Sales by Menu Item

Un mismo reporte dividido en varios rangos de fechas está bien: agrega todos los archivos.

Importa el historial

1. En la oficina (app.barformpos.com), ve a Configuración › Importar y abre la pestaña Historial de TouchBistro.
2. Haz clic en Elegir archivos de Excel y escoge todos los archivos. Cada archivo aparece con lo que es —Pagos, Ventas por producto, Descuentos, Turnos o Grupos del menú— y cuántas filas tiene, o "No es un reporte de TouchBistro que se pueda leer". Para quitar un archivo de la lista, haz clic en su ×.
3. Ajusta El día de negocio de TouchBistro empezaba a las; de entrada dice 5:00 p.m. "Timesheet Details fecha cada turno según esa hora."
4. Opcional: escribe los totales de TouchBistro de todo el periodo —Grupos, Cuentas y Comensales— tomados del panel de TouchBistro. "Sus exportaciones no traen comensales, así que se calculan con estos totales."
5. Lee Qué se va a importar: Noches; Ventas, con el número de pagos y las propinas; Cómo pagaron (efectivo, crédito, débito, tarjeta); Ventas por producto, con cuántos productos se empataron con los tuyos y cuántos son nuevos; Descuentos; Turnos, con las horas; y todos los avisos de abajo (ve Qué se importa).
6. En Productos, cada producto de TouchBistro se empata por nombre con uno de los tuyos. Cambia entre Productos nuevos y Empatados, busca, y cambia un empate escribiendo el nombre de otro producto, o borra el campo para traerlo como Producto nuevo archivado.
7. En Personal, cada nombre de TouchBistro se empata con alguien de tu personal, entra como un perfil inactivo nuevo o eliges Dejar fuera. "Quien no esté en Barform entra como perfil inactivo sin PIN, así que no puede iniciar sesión."
8. En Motivos de descuento aparece cada motivo con sus productos y su monto. Para unir dos motivos, escribe el mismo nombre en Reportar como en los dos. Deshacer cambios de motivos los regresa como estaban.
9. Haz clic en Importar historial. Una barra de avance recorre cada etapa, desde crear categorías, productos archivados y perfiles de personal hasta los pagos, las ventas por producto, los descuentos y los turnos. No cierres la página: un historial largo puede tardar varios minutos.
10. Verás "Historial de TouchBistro importado." La importación aparece en Importaciones.

Las horas de TouchBistro se leen como la hora local de tu sucursal (Configuración › Sucursal › Zona horaria), y los pagos y turnos se acomodan en las noches de servicio de Barform según tu hora de inicio (Configuración › Horarios y turnos). Ve Configuración de la sucursal.

Qué se importa

• Pagos: uno por cada pago, en la noche de servicio de Barform. Las formas de pago quedan como Efectivo, Crédito, Débito o Tarjeta; las marcas de tarjeta como Visa o Mastercard cuentan como crédito. Los reembolsos entran como pagos negativos. Se dejan fuera los cargos a cuenta de cliente ("se pagan después, no son dinero cobrado esa noche") y los pagos de $0 sin propina.
• Las noches que ya tienes se dejan fuera: todo lo que va desde tu primera noche con un cobro en Barform ("Se dejan fuera las noches a partir del {from}") y cualquier noche que ya trajo una importación anterior. Cargar los mismos archivos dos veces no agrega nada.
• Ventas por producto: una fila por producto por noche, ligada por nombre a tu producto, activo o archivado. Un producto que nunca tuviste se vuelve un producto archivado, en la categoría de su grupo del menú de TouchBistro (se crean categorías archivadas cuando hace falta). Las noches donde las ventas por producto no cuadran con los pagos aparecen en una lista, para que las revises en TouchBistro.
• Descuentos: una fila por producto con descuento, con su motivo, su cuenta, quién lo marcó y quién lo autorizó. En una cuenta que cobró dinero cuenta como descuento; en una cuenta sin cobro, como cortesía; en una cuenta pagada solo con cuenta de cliente se guarda pero no se reporta. Los motivos que solo cambian en mayúsculas o puntuación se unen solos; un motivo vacío queda como "Sin motivo".
• Turnos: se vuelven registros de asistencia de Barform, así que cuentan en Nómina. La entrada cae en su día real de calendario (con la hora de inicio que pusiste), la salida después de la duración del turno, y el descanso no pagado a la mitad del turno. Se dejan fuera las checadas de menos de 15 minutos, los turnos sin salida y los turnos que se enciman con uno que esa persona ya tiene. Un turno que se encima con el siguiente se recorta para terminar cuando empieza el siguiente. Los turnos de 16 horas o más aparecen en una lista —casi siempre es una salida que no se marcó—: corrígelos en TouchBistro y vuelve a exportar, o impórtalos así.
• Comensales: TouchBistro no exporta comensales. Si escribiste los totales, los comensales de cada noche son sus grupos por los comensales por grupo de TouchBistro ("Unos {ratio} comensales por grupo"). Sin los totales, las noches importadas no tienen comensales, y Por comensal deja fuera sus ventas.
• En los reportes, las noches importadas cuentan igual que las de Barform: las cuentas son los cobros, los grupos son los que pagaron, crédito y débito van dentro de tarjeta, y el IVA se calcula a partir del precio con la tasa de tu sucursal, porque TouchBistro no lo exporta. Nada en pantalla marca una noche como importada.

Otros avisos que puedes ver:

• Un archivo con exactamente 10,000 filas —el límite de exportación de TouchBistro— recibe un aviso de que pudo quedar incompleto. Si otros archivos cubren el resto de sus fechas, no falta nada; si no, exporta lo que falta en rangos más cortos y agrégalo.
• Las filas que TouchBistro partió entre columnas se reacomodan, y las que no se pueden leer se dejan fuera. Los avisos dicen cuántas fueron.
• "No hay nada nuevo que importar.": todas las noches de los archivos ya están en Barform.

Deshaz una importación

1. En Importaciones, busca la importación. Muestra cuándo se hizo y quién la hizo, con sus ventas y sus pagos.
2. Haz clic en Deshacer. El cuadro pregunta "¿Deshacer esta importación?": "Sus noches salen del panel y de los reportes. También se borran los productos y categorías archivados y el personal inactivo que creó, salvo que algo los haya usado desde entonces."
3. Haz clic en Deshacer importación.
4. Verás "Importación deshecha." o "Importación deshecha. Se conserva parte de lo que creó porque ya se usó ({count})."

Algo cuenta como usado si, por ejemplo, un producto que creó ya se vendió o se le puso receta o modificadores, o si a un perfil que creó ya se le dio acceso, PIN, horario, una checada o una venta.

Si una importación se detiene a medias

Verás "La importación se detuvo a medias." Lo que alcanzó a guardarse se vuelve a sacar: "No se guardó nada. Corrige el problema y vuelve a importar." Si esa limpieza también falla, la importación aparece en Importaciones como Interrumpida, con un botón Quitar: quítala y vuelve a importar.

Después de importar

• Los productos archivados aparecen en Menú › Productos, en Archivados. Ve Productos y categorías.
• Los perfiles importados están inactivos y sin PIN. Si esa persona todavía trabaja contigo, actívala en Equipo › Personal y dale un PIN. Ve Personal y puestos.

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