Conteos de inventario

Cuenta la barra para saber qué hay de verdad en el estante. Cualquiera con sesión iniciada puede contar en el iPad; un administrador o gerente finaliza el conteo, y eso deja la existencia de cada artículo contado en lo que se contó. El inventario solo viene en los planes que lo incluyen — revisa Planes y facturación. En un plan sin inventario, el iPad no tiene Conteo en Más, y su hoja de inicio del día no ofrece contar.

Cómo funciona un conteo

• Un conteo es una lista de líneas, una por artículo. Cada línea guarda la cantidad que esperaba el sistema cuando se creó la línea y la cantidad contada.
• Un conteo completo trae una línea por cada artículo activo: todo el bar. Un conteo puntual empieza vacío, y en la oficina agregas solo los artículos que quieres recontar.
• Al iniciar un conteo, la cantidad esperada de cada línea queda congelada en la existencia del artículo en ese momento.
• Solo puede haber un conteo abierto a la vez. Todos los iPads y la oficina trabajan sobre ese.

Inicia un conteo

En el iPad

Quién puede hacerlo: cualquiera con sesión iniciada.

1. Toca ··· › Conteo. Mientras hay un conteo abierto, el botón dice "X / Y contados"; si no, dice "sin conteo abierto".
   • Antes de iniciar el día también puedes contar desde la pantalla del PIN: escribe tu PIN y, en la hoja de inicio del día ("Hola, …"), toca Contar inventario — sin iniciar el día.
2. Si hay un conteo abierto, se abre donde todos lo dejaron. Si no hay ninguno, empieza de inmediato un conteo completo nuevo, sin preguntar.

• El iPad siempre inicia un conteo completo. Un conteo puntual que se inició en la oficina se abre en el iPad tal cual, solo con sus artículos.
• Contar desde la hoja de inicio del día no inicia el día. Al cerrar el conteo, la hoja regresa con Iniciar el día y Ahora no (ve Inicio de sesión).

En la oficina

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

1. En la oficina (app.barformpos.com), ve a Inventario › Conteos y haz clic en Iniciar conteo. Si ya hay un conteo abierto, el botón está gris: "Hay un conteo en curso — termínalo o cancélalo antes de iniciar otro."
2. En Iniciar un conteo, elige Conteo completo ("Toma todos los artículos activos — cuenta todo el bar.") o Conteo puntual ("Empieza vacío — agrega solo los artículos que quieras recontar.").
3. Si quieres, escribe Notas, por ejemplo "Fin de mes, solo barra". Solo los conteos que se inician en la oficina llevan notas.
4. Haz clic en Iniciar conteo. Ves "Conteo iniciado" y se abre la página del conteo.

Cuenta en el iPad

El conteo ocupa toda la pantalla: una tarjeta por categoría con su avance, una búsqueda en todo el conteo y una tarjeta de captura por artículo con su propio teclado. El conteo es a ciegas: nunca muestra la cantidad esperada. Cada captura se guarda al momento, así que puedes parar, cerrar la pantalla y seguir después, en cualquier iPad.

Cuenta un estante

1. Abre el conteo (··· › Conteo). Arriba dice "Contados X de Y artículos" con una barra de avance, y "Cada conteo se guarda al momento — cierra esta pantalla y retoma donde te quedaste."
2. Toca una tarjeta de categoría: Destilados, Vino, Cerveza, Mezcladores, Garnituras, Alimentos o Consumibles. Cada tarjeta muestra cuántas de sus líneas van contadas, y se pone verde con una palomita cuando están todas.
3. La lista abre en Pendientes (X); cambia a Todos (X) para ver también lo contado. Si usas áreas, las líneas se agrupan por área, con Sin asignar al final. Escribe en Buscar artículos para filtrar la lista.
4. Toca un artículo, captura la cantidad en su tarjeta (ve Captura una cantidad) y toca Guardar conteo.
5. La línea muestra lo guardado, por ejemplo "1820 ml", con una palomita verde.

• Las categorías salen en el orden de arriba, y los artículos van de la A a la Z en cada una. Los artículos aparecen con su nombre principal.
• Las búsquedas ignoran acentos y mayúsculas: "limon" encuentra "Limón".
• Si guardas una línea otra vez, se reemplaza su cifra.
• Lo que cuenta otro iPad aparece en menos de 20 segundos, o al momento si deslizas la lista hacia abajo.

Encuentra una botella rápido

• Escribe en Buscar artículos en la pantalla principal: las tarjetas cambian a una lista con todas las categorías.
• O toca el botón de código de barras junto a la búsqueda y escanea la botella: se abre su tarjeta. Un código que el iPad todavía no conoce pregunta una vez de qué artículo es (ve Artículos y existencias).
• "Ese producto no está en este conteo." — la botella no tiene línea en este conteo; por ejemplo, un conteo puntual sin ella.
• "Ese código es de un producto archivado — restáuralo primero en el admin."

Cuenta solo un área o una categoría

Toca Contar solo… y elige Todo, un área en Áreas o una categoría en Categorías. Arriba aparece "Conteo parcial · Barra" (con el área o la categoría que elegiste), y el avance es solo de esa parte. Esto solo cambia lo que ves: al finalizar se registran todas las líneas contadas del conteo completo.

Deja el conteo para después

Toca la X de arriba a la izquierda. No se pierde nada. Si tú no puedes finalizar, puedes tocar antes Listo por hoy: "Contaste X de Y — avisa al gerente para finalizar."

Si algo no se guarda

Si una línea no se puede guardar — por un wifi débil, por ejemplo — el iPad conserva tu número y muestra un aviso rojo, "No se guardó: …" con el artículo y la cantidad, junto con Reintentar y Descartar. Se pueden juntar varios, uno por línea. Si el conteo no se puede abrir, la pantalla muestra el error con Reintentar.

• El iPad no puede regresar una línea a "sin contar"; solo la oficina puede.
• Si cancelan el conteo en la oficina mientras cuentas, la lista se vacía en la siguiente actualización.
• Una vez que el conteo se finalizó, seguir guardando en un iPad que todavía lo tiene abierto no cambia las existencias. Cierra Conteo; al abrirlo otra vez empieza un conteo nuevo.

Captura una cantidad

La tarjeta de captura toma el conteo como se cuenta en una barra. Para una botella: botellas completas, más la botella abierta — a ojo en décimas, o en una báscula de cocina en gramos. Para lo demás: la cantidad en su propia unidad. La tarjeta abre con el método de conteo de tu sucursal; si lo cambias en la tarjeta, solo aplica a esa tarjeta. Las mermas usan la misma tarjeta.

Arriba, la tarjeta muestra el nombre del artículo, el tamaño de botella y el área (por ejemplo "Botella de 750 ml · Barra") y el método: "décimas" o "peso".

Cuenta una botella en décimas

1. Escribe en el teclado cuántas botellas completas hay (Botellas completas).
2. En Botella abierta (décimas), toca qué tan llena está la botella abierta: 0, .1 … .9. El total aparece como "= … ml".
3. Toca Guardar conteo.

Cuenta una botella en la báscula

1. Quita el vertedor y deja la tapa. Pon la botella abierta en la báscula.
2. En modo peso, o después de tocar ⚖ Pesar en báscula…, el teclado escribe primero en Botella abierta en la báscula: escribe los gramos. Luego toca la casilla Botellas completas y escribe cuántas botellas cerradas hay.
3. La tarjeta muestra "botella abierta … ml" y el total "= … ml". Toca Guardar conteo.

Contar en décimas regresa la tarjeta a décimas.

Pesa una botella por primera vez

Para contar por peso, primero se necesita el peso de la botella cerrada (o el de la vacía).

Quién puede hacerlo: cualquiera puede registrar un peso que falta. Cambiar un peso ya registrado requiere un administrador o gerente: "El peso de esta botella ya está registrado — un gerente puede cambiarlo."

1. La tarjeta pide "Pon una botella CERRADA en la báscula": "Aún no se conoce el peso de esta botella. Pesa una, una sola vez — con tapa, sin vertedor — y cada conteo después se pesa contra ella."
2. Si el catálogo compartido de Barform conoce la botella, aparece "Peso sugerido del catálogo: … g" con Usar. Toca Usar para tomarlo. (Esto guarda el peso de la botella cerrada.)
3. Si no, pon una botella cerrada en la báscula, escribe sus gramos y toca Guardar peso. Desde ese momento la tarjeta cuenta por peso.
4. ¿No tienes una botella cerrada a la mano? Toca Contar en décimas esta vez — la línea dirá "Sin peso de referencia — contado en décimas" hasta que cierres el conteo — o Mejor pesar una vacía.
5. Después, Pesa una vacía para conteos exactos registra también el peso vacía ("Pon una botella VACÍA en la báscula"; Atrás te regresa).

• Pesar requiere conexión: "Sin conexión — el peso se podrá registrar cuando vuelva la conexión."
• "Ese peso no puede ser de esta botella — revisa la báscula y la botella." — los gramos no corresponden al tamaño y la categoría de la botella (ve Artículos y existencias).
• Otros mensajes: "Un peso debe estar entre 1 g y 20 kg.", "Este producto está archivado — restáuralo primero en el admin.", "Solo se pesa una botella con tamaño en ml.", "Vuelve a iniciar sesión para registrar un peso."
• Si otro iPad registró antes el peso de la botella, la tarjeta usa ese peso en lugar de volver a preguntar.
• Cambiar después el peso de una botella no cambia los conteos ya guardados.

Escribe el total

Toca Ingresar el total en ml y escribe los mililitros (acepta decimales). Contar en botellas te regresa.

Cuenta lo que no es botella

Escribe la cantidad en Cantidad (con la unidad del artículo, por ejemplo Cantidad (pza)) — acepta decimales — y toca Guardar conteo.

Guarda un cero

Un teclado vacío guarda 0. Si la línea ya tiene un conteo distinto de 0, la tarjeta pregunta antes: "¿Reemplazar el conteo guardado con 0?" — "Este artículo se contó como …. Un teclado vacío guarda 0." — con Guardar 0 y Cancelar. Un 0 que escribes, o una botella que la báscula marca vacía, se guarda sin preguntar.

Cómo se calcula la cantidad

• Décimas: (botellas completas + décimas ÷ 10) × los ml de la botella.
• Peso: botellas completas × los ml de la botella + los ml de la botella abierta.
• Total: lo que escribes.
• La botella abierta según su peso:
  • con el peso cerrada y el peso vacía: (gramos − vacía) × ml de la botella ÷ (cerrada − vacía);
  • solo con el peso cerrada: ml de la botella − (cerrada − gramos) ÷ densidad;
  • solo con el peso vacía: (gramos − vacía) ÷ densidad;
  • densidad por categoría: destilados 0.95 g por ml, vino 0.99, cerveza 1.01, mezcladores 1.04, cualquier otra 1.00;
  • se redondea al ml entero, y nunca queda en menos de vacía ni en más de una botella llena.
• Ejemplo: a un destilado de 750 ml que pesa 1,200 g cerrado, con 900 g en la báscula, le quedan 750 − 300 ÷ 0.95 = 434 ml.
• Sin gramos, o con 0, no hay botella abierta: solo cuentan las botellas completas.
• El teclado acepta hasta 5 dígitos. Las botellas completas y los gramos son números enteros; un total o la cantidad de algo que no es botella acepta hasta 2 decimales.

Elige el método de conteo

• Solo los administradores pueden cambiarlo, y aparece solo en planes con inventario (ve Configuración de la sucursal).
• El iPad lo lee cada vez que se abre Conteo o Mermas, así todos los iPads cuentan igual.

Pesa las botellas nuevas después de una entrega

Una sucursal que cuenta por peso no puede pesar una botella abierta que no tiene peso de referencia. Cuando llega una entrega tienes una botella cerrada en la mano, así que después de registrar una entrega en el iPad, Barform te ofrece pesar las botellas que llegaron y que todavía no tienen peso.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes — quien registra la entrega en el iPad (ve Recepción y facturas de proveedores).

1. Registra la entrega en el iPad. Si el método de conteo es Peso y alguna botella que llegó no tiene peso cerrada ni vacía, se abre Pesa una botella cerrada ahora. Dice "Estas botellas aún no tienen peso de referencia, así que el conteo por peso no puede leerlas. Pon una cerrada en la báscula." y muestra las botellas con su tamaño. La primera ya está elegida.
2. A la derecha, bajo el nombre de la botella:
   • Si el catálogo conoce la botella, aparece "Peso sugerido del catálogo: … g cerrada · … g vacía" con Usar. Toca Usar para guardar ese par.
   • Si no, pon una botella cerrada en la báscula (con tapa, sin vertedor), escribe los gramos en Botella cerrada en la báscula y toca Guardar peso cerrada.
3. El panel muestra en verde "Guardado" y el peso, por ejemplo "Guardado · 1200 g cerrada", y la botella recibe una palomita verde en la lista.
4. La hoja pasa a la siguiente botella por pesar. Repite.
5. Cuando todas están guardadas, dice "Todas las botellas pesadas" con un botón Listo. Toca Listo. Después aparece el aviso de la entrega registrada.

• Para corregir un peso que acabas de guardar, escribe otra vez en el teclado — vuelve Guardar peso cerrada — y guarda la cifra nueva.
• Para saltarlo, toca Después arriba a la izquierda (cambia a Listo cuando todas están guardadas). Las botellas que no pesaste se quedan sin peso; pésalas en el siguiente conteo o escribe sus pesos en la oficina.
• Para pesar primero otra botella, tócala en la lista. Si no hay ninguna elegida, el panel dice "Elige una botella para pesarla."

Lo que conviene saber:

• Aparece cada botella de la entrega con cantidad mayor a cero y sin ningún peso, una vez, en el orden de la entrega.
• Guardar peso cerrada registra el peso cerrada. Usar registra juntos el peso cerrada y el peso vacía del catálogo.
• El teclado acepta gramos enteros, hasta 5 dígitos, y aplican las mismas revisiones que en la tarjeta de conteo.
• La línea "Guardado" muestra los pesos que Barform conservó: si otro iPad registró antes la botella, se muestra su peso.
• Cada peso que registras aquí también le enseña al catálogo compartido.
• Nunca aparece cuando el método de conteo es Décimas.
• Un peso guardado aquí no se puede deshacer desde esta hoja. Un gerente lo corrige en el artículo, en la oficina, o tú escribes una cifra nueva aquí.

Artículos que se agregan durante un conteo

Un artículo que creas en la oficina, importas o restauras del archivo mientras hay un conteo completo abierto entra a ese conteo de inmediato, para que se pueda contar en el iPad. Y cuando un iPad abre un conteo completo que ya está en curso, Barform agrega cualquier artículo activo que le falte. Los conteos puntuales nunca cambian así.

Cuenta una botella que se agregó a medio conteo

1. Agrega el artículo en la oficina (Artículos › Nuevo artículo), o restáuralo desde Archivados.
2. En el conteo abierto del iPad, espera la actualización o desliza la lista hacia abajo. El artículo aparece en su categoría como "Sin contar".
3. Cuéntalo como cualquier otra línea.

Para recoger artículos que le faltan a un conteo que lleva mucho tiempo abierto, cierra el conteo en el iPad y vuelve a abrirlo (··· › Conteo). Se agrega cada artículo activo que no tenga línea.

• Un artículo nuevo entra esperando 0, porque su cantidad inicial se registra un momento después de crearlo. Su variación sale como toda la cantidad contada, y eso hace ver más grande la variación total del conteo. La corrección de existencias sí queda bien.
• Un artículo restaurado entra esperando la existencia que tenía en el momento de restaurarlo.
• Un artículo que ya tiene línea la conserva: no se duplica por más veces que se archive y restaure.
• La página del conteo en la oficina no agrega sola los artículos que faltan; el iPad los agrega al abrir el conteo.

Cuenta en la oficina

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

La página del conteo muestra cada línea con su cantidad esperada, la contada y la variación, que se actualiza mientras escribes. Ahí puedes capturar o corregir conteos, vaciar una línea y — en un conteo puntual — agregar y quitar artículos.

Captura o corrige un conteo

1. Ve a Inventario › Conteos y haz clic en el conteo abierto. Muestra Todas las líneas, agrupadas por área si usas áreas; Contadas y Sin contar acotan la vista. Buscar artículos filtra por nombre.
2. Haz clic en la casilla Contado de una línea y escribe la cantidad en la unidad que aparece junto a la casilla — mililitros para una botella, por ejemplo 1820 —, no en botellas.
3. Haz clic fuera o presiona Tab. La línea se guarda, y se actualizan Variación y Variación ($).
4. Para regresar una línea a "sin contar", vacía su casilla y haz clic fuera.

La casilla lee los números como las demás casillas de inventario: 1,500 es mil quinientos, 1,5 es uno y medio, y una cifra que podría ser cualquiera de las dos, como 1,50.0, muestra "Ingresa una cantidad válida" en lugar de adivinarla.

Arma un conteo puntual

1. En Agrega un artículo para contar…, escribe y elige un artículo. Se agrega de inmediato, esperando su existencia actual, y la casilla queda lista para el siguiente. Cuando ya no queda nada por agregar, dice "Todos los artículos agregados".
2. Para quitar una línea, haz clic en su X (Quitar artículo).

Lo que conviene saber

• Variación = contado − esperado. Variación ($) = la variación × el costo promedio del artículo, redondeado al centavo.
• Las líneas van de la A a la Z dentro de cada área; las áreas van en el orden del recorrido, con Sin asignar al final.
• "Ingresa una cantidad válida" — la cifra es negativa o no se puede leer.
• La página no se actualiza sola cuando un iPad guarda; recárgala.
• Solo un conteo puntual acepta artículos a mano ("Ese artículo ya está en este conteo." si ya está). Un conteo completo toma sus artículos solo.

Finaliza un conteo

Finalizar cierra el conteo y deja la existencia de cada artículo contado en la cantidad que se contó. Las líneas que nadie contó se quedan exactamente como estaban. Después, el conteo queda como historial de solo lectura.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes. En el iPad, solo un administrador o gerente con sesión iniciada ve Finalizar conteo; no hay forma de entrar con el PIN de un gerente. Los demás ven Listo por hoy y le avisan a un gerente.

En el iPad

1. En la pantalla principal del conteo, toca Finalizar conteo. Está gris hasta que haya al menos una línea contada.
2. Confirma "¿Finalizar el conteo?" — "Se registran correcciones de inventario para cada artículo contado. Los artículos no contados quedan sin cambios." — con Finalizar.
3. "Conteo completado" dice "X ajustes registrados de Y artículos contados." Toca OK; la pantalla se cierra.

En la oficina

1. En la página del conteo abierto, haz clic en Completar. Está gris hasta que haya una línea contada.
2. Confirma Registrar conteo — "¿Publicar este conteo? Se ajustarán X artículo(s) a las cantidades contadas." — con Registrar conteo.
3. Ves "Conteo aplicado". La página muestra el conteo registrado, con Generar órdenes de compra con estas existencias → (ve Compras y proveedores).

Qué le hace a las existencias

• Por cada línea contada, Barform registra una Corrección de conteo igual a lo contado menos la existencia del artículo en el momento de finalizar, no la esperada. Una corrección de cero no registra nada. Las líneas sin contar se saltan; nunca se ponen en cero.
• Así se respetan las ventas que hubo mientras el conteo estaba abierto. Ejemplo: se esperaban 10, se vendieron 2 durante el conteo y se contaron 7: la corrección es −1 y la existencia queda en 7. La variación del conteo (contado − esperado) dice −3, porque incluye lo que se movió con el conteo abierto.
• Al finalizar en el iPad se guardan la variación de cada línea contada y su valor al costo del artículo en ese momento.
• También se registran las líneas contadas de artículos que se archivaron durante el conteo. Las correcciones aparecen en Actividad (ve Artículos y existencias).
• Un conteo vacío se rechaza: "Captura al menos un conteo antes de completar."
• Si dos personas finalizan a la vez, gana la primera. La oficina responde "Este conteo ya se está completando." o "Este conteo ya está completo." En el iPad, finalizar un conteo que alguien más acaba de terminar igual muestra "Conteo completado", con "0 ajustes registrados de Y artículos contados."
• Si la oficina no puede registrar alguna corrección, el conteo se vuelve a abrir ("No se pudo registrar la corrección: …"); al finalizar otra vez se saltan las líneas que ya quedaron. Si finalizar falla en el iPad, la pantalla muestra el error con Reintentar y no se registra nada.
• No hay deshacer: un conteo finalizado no se puede reabrir ni eliminar ("Los conteos completados no se pueden eliminar."). Corrige una cifra con un conteo nuevo o con Artículos › Ajustar.

Revisa conteos anteriores

Conteos muestra tus 50 conteos más recientes, del más nuevo al más viejo.

1. Ve a Inventario › Conteos. Cada fila muestra el tipo (Conteo completo o Conteo puntual); una etiqueta — En curso, Parcial: X de Y o Completo; cuándo empezó o terminó; "X/Y contados"; las notas; y, en un conteo registrado con diferencias, la variación en dinero (ámbar) sobre "variación".
2. Haz clic en un conteo. El resumen muestra Líneas contadas ("X / Y"), Variación neta y Mayores variaciones: las cinco líneas que más movieron el dinero, para arriba o para abajo.
3. La tabla — Artículo, Esperado, Contado, Variación y Variación ($) — abre en Contadas para un conteo registrado; Todas las líneas muestra el resto. El pie suma la variación.

• Parcial quiere decir que el conteo se registró con menos líneas contadas de las que tenía.
• Un conteo que empezó un día y terminó otro muestra los dos: "Iniciado … · Terminado …".
• Las horas van en la zona horaria de la sucursal.
• Todas las cifras van en la unidad del artículo: mililitros para una botella. Las páginas de conteo no convierten a botellas.
• Cualquier variación distinta de cero va en ámbar, sea sobrante o faltante.

Cancela un conteo abierto

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes, en la oficina. El iPad no puede cancelar un conteo.

Cancelar elimina un conteo abierto y todas las cantidades capturadas en él. Las existencias no se tocan. Un conteo finalizado no se puede cancelar.

1. En Conteos, haz clic en el ícono de basura en la fila del conteo abierto, o en Cancelar conteo en su página.
2. Confirma "¿Cancelar este conteo? Se descartarán las cantidades capturadas." con Cancelar conteo.
3. Ves "Conteo cancelado".

Un iPad que tiene el conteo abierto muestra la lista vacía en su siguiente actualización. Al abrir Conteo otra vez empieza un conteo completo nuevo.

Recordatorios para contar

Dos lugares te recuerdan contar: una línea en Hoy y un aviso en Artículos. Los dos dicen que las existencias son estimadas hasta que se haga un conteo completo.

• Hoy › Requiere atención: "El inventario no se cuenta desde el …" o "El inventario nunca se ha contado" (ve Hoy).
• Artículos: el aviso con Iniciar conteo.

1. Haz clic en la línea de Hoy o en el enlace del aviso. Se abre Inventario › Conteos.
2. Inicia un conteo completo (o cuenta en el iPad) y finalízalo.

• Los dos miran el último conteo completo finalizado: aparecen cuando no hay ninguno, o cuando se finalizó hace más de 30 días. Un conteo puntual no los reinicia.
• El aviso de Artículos también aparece cuando menos del 80% de los artículos activos se ha contado alguna vez, aunque haya un conteo completo reciente.
• Un conteo completo finalizado con pocas líneas contadas igual quita la línea de Hoy.

Relacionado

• Artículos y existencias
• Mermas
• Recepción y facturas de proveedores
• Configuración de la sucursal, horarios y metas
• Hoy