Cobrar una cuenta

Todos los cobros se hacen en el iPad, con el botón Cobrar de la cuenta. Aquí verás cómo cobrar la cuenta completa o una parte, en efectivo, con tarjeta, con propina o a una cuenta de cliente; qué pasa cuando la cuenta queda pagada; cómo cerrar una cuenta que no debe nada, y qué hacer si se cae la conexión a mitad de un cobro.

Cuatro cosas valen para todo lo de esta página:

• Cualquier persona con sesión iniciada puede cobrar, sin importar su rol, una vez que se inició el día en la pantalla de PIN (ve La caja).
• Para cobrar se necesita conexión. Si el iPad está sin conexión, no cobra hasta que regrese. No se guarda nada para mandarlo después.
• El dinero es exacto al centavo. Nada se redondea a monedas.
• Cada pago es un registro: su forma de pago (efectivo, tarjeta o cuenta de casa), la parte de la cuenta que paga, su propina, en tarjeta si fue crédito o débito y el código de autorización, la forma en que llegó la propina, el asiento que pagó (si aplica), la caja del día a la que pertenece, la cuenta de cliente (en un cargo a cuenta) y quién lo cobró.

Abre la pantalla de cobro

Todos los pagos se registran en la pantalla de cobro. Al abrirse, revisa lo que ya se pagó de esa cuenta y luego te muestra lo que se debe y las formas de cobrarlo.

1. Abre la cuenta desde el piso.
2. Toca Cobrar $X, abajo de la cuenta. La cifra es lo que falta por pagar: el total de la cuenta menos lo que ya se pagó.
3. La pantalla se abre con el nombre de la cuenta en el título, por ejemplo Cobro · T4. Si la cuenta no tiene mesa, muestra el nombre del cliente, o Cuenta si no hay ninguno de los dos.
4. Por un momento las formas de pago se ven atenuadas y abajo dice "Verificando el saldo…". Se activan en cuanto se confirma el saldo.
5. Revisa el monto de arriba, en letra grande: A pagar, o Resto cuando ya se pagó algo.
   • Si tus precios incluyen impuesto, una línea abajo dice qué incluye la cifra, por ejemplo "2 artículos · incluye IVA $85.52". Para una parte de la cuenta dice "parte de la cuenta · incluye IVA $8.28". Si hay un descuento o ya se pagó algo, aparece una segunda línea: "descuento −$50.00 · pagado $300.00".
   • Si el impuesto se suma aparte, primero ves los renglones Subtotal, IVA (16%), Descuento y Pagado, y luego la cifra.
   • Cuál de las dos ves depende de Precios con impuesto incluido, en la oficina (app.barformpos.com), en Configuración › Sucursal › Local › Impuestos. La etiqueta del IVA muestra tu Tasa de impuesto (%).
6. Elige cómo cobrar:
   • Efectivo — "numpad · cambio"
   • Tarjeta — "crédito o débito · terminal física"
   • Cuenta de casa — "firma después"
   • Dividir o parcial › — "por asiento · en partes · otro monto"
   • Depósito de reservación — solo cuando un depósito que el grupo pagó en línea puede pagar esta cuenta: una quinta opción debajo de las cuatro, "pagado en línea · quedan $X". Ve Cobra con un depósito de reservación.
7. Debajo de las formas de pago también están Descuento / Cortesía (ve Descuentos y cortesías) y, cuando ya se pagó algo, Pagos registrados · N (ve Correcciones de pagos).
8. Cerrar, arriba a la izquierda, sale sin cobrar. Dentro de una forma de pago, arriba a la izquierda dice ‹ Método y te regresa a las formas de pago.

Cómo se calcula lo que se debe

• Lo que se debe = el total de la cuenta menos lo que ya se pagó. La propina nunca cuenta como pago de la cuenta.
• Si otro iPad cobra un pago de la misma cuenta mientras tienes la pantalla abierta, tu cifra baja también.
• Si la pantalla no puede confirmar lo que ya se pagó, no muestra saldo ni cobra nada hasta que pueda.
• La propina se pide en el paso de Efectivo o de Tarjeta, nunca en esta pantalla. Abajo lo dice: "La propina se pide al cobrar, una sola vez."

Cuando la pantalla no cobra

• Sin conexión: un aviso dice "Sin conexión — los cobros están en pausa hasta que regrese la conexión." y todos los botones de cobro se atenúan con Sin conexión.
• No se puede revisar el saldo: un aviso dice "No se pudo verificar lo ya cobrado — cobro bloqueado." con Reintentar, y abajo se lee "Métodos bloqueados hasta verificar el saldo · toca Reintentar arriba". Toca Reintentar.
• Se cobró en otro lado: si otro iPad cobra o cierra la cuenta mientras tienes la pantalla abierta, tu iPad la suelta y muestra "Esta cuenta fue cobrada o cerrada en otra terminal."
• Hay un cobro en curso: no puedes deslizar la pantalla para cerrarla, y Cerrar y ‹ Método no responden hasta que el cobro tenga respuesta.

Cobra la cuenta completa

Lo de todos los días. Si no eliges nada en Dividir o parcial, el pago es por todo lo que se debe y la cuenta se cierra en el mismo paso.

1. Toca Cobrar $X en la cuenta.
2. Toca Efectivo, Tarjeta o Cuenta de casa. Los pasos de cada una están abajo: Cobra en efectivo, Cobra con tarjeta, Carga a una cuenta de cliente.
3. Elige la propina si el cliente deja (solo en efectivo y tarjeta; ve Agrega propina).
4. Toca el botón ancho de abajo, Cobrar $X. Su cifra es lo que registra este pago, con la propina incluida.
5. La cuenta se cierra y aparece el recuadro de cobro terminado (ve Después del último pago).

El botón siempre dice lo que va a pasar: Cobrar $X cuando este pago liquida la cuenta, y Parcial $X cuando va a quedar saldo, por ejemplo con efectivo que no alcanza. Cuando lo pagado llega al total, la cuenta queda pagada y se le pone su hora de cierre; mientras no llegue, queda pagada en parte.

Barform no cobra más de lo que se debe.

Cobra solo una parte de la cuenta

Dividir o parcial define cuánto de la cuenta cubre el siguiente pago: todo, lo de un asiento, una fracción de lo que falta o un monto que tú escribes. Es una elección, no un modo: nada se bloquea y lo que no se paga queda pendiente para el siguiente.

1. En la pantalla de cobro, toca Dividir o parcial ›. El título del paso empieza con Dividir o parcial.
2. Toca una opción:
   • Todo — todo lo que se debe. Es la opción de inicio. Después de un pago dice Resto.
   • En Por asiento: Asiento N, con lo que le toca a cada asiento. Solo aparecen cuando al menos dos asientos tienen líneas con precio. Ve Cobra por asiento.
   • En En partes — de $X restante: 1/2, 1/3 o 1/4 de lo que se debe en ese momento.
   • Otro monto: abre el teclado Monto a cobrar. Escribe la cifra: los dígitos son pesos enteros y el "." agrega centavos. El teclado muestra lo máximo que puedes cobrar: "de $X por cobrar", o "de $X por cobrar · $Y pagados" si ya se pagó algo. Toca Listo (se queda atenuado hasta que la cifra pase de $0). Cancelar deja tu elección anterior.
3. La pantalla regresa a las formas de pago. La opción Dividir o parcial ahora muestra tu elección y su cifra —por ejemplo "Asiento 1 · $320.00", "1/3 · $206.67" u "Otro monto · $500.00"— con cambiar abajo. Tócala para elegir de nuevo.
4. Cobra con Efectivo, Tarjeta o Cuenta de casa. El botón de abajo dice Parcial $X cuando va a quedar saldo.
5. Después del pago, la elección regresa a Resto para el siguiente.

Ejemplo: dos tarjetas en una cuenta

Una cuenta de $1,000.00; la tarjeta A paga $300.00 y la tarjeta B el resto.

1. Dividir o parcial › › Otro monto › escribe 300 › Listo.
2. Tarjeta › toca Crédito o Débito › propina, si hay › pasa la tarjeta en la terminal › escribe el código › Parcial $300.00.
3. Ahora la pantalla dice Resto $700.00. Tarjeta › elige el tipo › propina › terminal › código › Cobrar $700.00.

Para dividir entre tres en partes iguales, la primera persona paga 1/3, la segunda 1/2 (la mitad de lo que queda) y la tercera Resto. Las fracciones siempre son de lo que se debe en ese momento, no de la cuenta original.

Cómo se calculan las partes

• Una fracción es lo que se debe entre 2, 3 o 4. Si no sale exacta, este pago se lleva el centavo de más: $100.01 entre dos son $50.01 ahora y $50.00 después.
• Un monto escrito es un tope. Nunca cobra más de lo que se debe: si escribes $900.00 y se deben $700.00, el pago es de $700.00 y liquida la cuenta. Si un pago en otro iPad baja el saldo por debajo de lo que escribiste, tu cobro baja también y la pantalla dice "El saldo cambió en otra terminal — ahora $X pendiente".
• Solo elegir un asiento registra el pago a nombre de ese asiento. Todo, una fracción o un monto escrito pagan la cuenta, pero ningún asiento en particular.
• Cambiar la elección borra la propina que ya hubieras elegido: cada propina es de un solo pago.
• Las opciones se atenúan mientras se revisa el saldo o si no se pudo leer.
• Si en otro iPad anulan las líneas del asiento que elegiste, la elección regresa a Todo.
• La elección solo vive en la pantalla abierta. Si la cierras, se olvida.

Cobra por asiento

Cuando las líneas de la cuenta están por asiento, cada cliente puede pagar lo suyo. El pago queda a nombre del asiento, así que todos los iPads saben que ese asiento ya pagó, y el cliente recibe su propio recibo.

1. Toca Cobrar $X, luego Dividir o parcial › y luego Asiento N. La opción Dividir o parcial ahora dice "Asiento N · $X".
2. Toca Efectivo, Tarjeta o Cuenta de casa y termina el cobro. Las propinas sugeridas se calculan sobre lo que le toca a este asiento.
3. Cuando el pago queda registrado:
   • Se imprime el recibo del asiento, con el asiento en el encabezado, sus líneas, este pago como TOTAL (con un renglón Pagado hasta ahora arriba si una parte del asiento se pagó antes) y su propina y forma de pago.
   • Aparece un recuadro: "Asiento N de T4 cobrado", con el monto, la forma de pago, la propina, el código de autorización y, en efectivo, el cambio. Toca Listo.
   • La pantalla dice Resto, y el asiento aparece como Asiento N · Pagado con su cifra tachada. Ya no se puede tocar.
4. Repite con el siguiente asiento. El pago del último asiento cierra la cuenta: primero sale el recibo de ese asiento y luego el recibo de toda la cuenta.

Cómo se calcula lo de cada asiento

• Lo de cada asiento es su parte del total de toda la cuenta, en proporción a sus propias líneas ya con el descuento propio de cada una: una bebida con descuento para un cliente solo baja lo que le toca a ese cliente. El impuesto, un descuento a toda la cuenta y las líneas que no son de ningún asiento (las compartidas) se reparten entre los asientos en la misma proporción. Por ejemplo, los asientos 1 y 2 tienen cada uno una bebida de $200.00 y la del asiento 1 lleva 50% de descuento: la cuenta de $300.00 se reparte en $100.00 y $200.00.
• Las partes se fijan contra el total completo. No se vuelven a repartir conforme la gente paga.
• La cifra de un asiento es su parte menos lo que ya se pagó a su nombre, y nunca más de lo que la cuenta todavía debe.
• Un asiento cuenta como pagado cuando los pagos a su nombre llegan a su parte. Los pagos sin asiento (una fracción o un monto escrito) nunca marcan un asiento como pagado.
• En cuanto se paga cualquier cantidad a nombre de un asiento, sus líneas se bloquean en la cuenta: se ven atenuadas y no se pueden anular, descontar, mover ni llevar nota. Barform sostiene el bloqueo en todos los iPads, tengan la versión de la app que tengan: anular, dar en cortesía, descontar o cambiar la cantidad de esas líneas, o agregar una línea nueva a ese asiento, se rechaza con "Ese asiento ya pagó — sus consumos no se mueven."
• Si el efectivo no alcanza para lo del asiento, se registra a su nombre como pago parcial. El recibo del asiento se imprime por lo que se pagó y la cifra del asiento muestra lo que falta. El recuadro de "cobrado" solo aparece cuando el asiento queda pagado completo.
• Un cargo a cuenta de casa que deja corto un asiento imprime un comprobante de cargo a cuenta. El recibo del asiento espera al pago que lo termine.
• Si la cuenta solo tiene líneas en un asiento, no aparecen opciones por asiento: no hay nada que dividir.
• Si en otro iPad anulan las líneas de un asiento, la opción de ese asiento desaparece.
• Si lo de un asiento crece después de que pagó (por ejemplo, el resto de la mesa pide más con un descuento a toda la cuenta), el asiento sigue bloqueado y su cifra muestra solo la diferencia.

Cobra una cuenta en varios pagos

Una cuenta se puede pagar en los pagos que haga falta, cada uno con su forma de pago y su propina. Mientras los pagos no cubran el total, la cuenta queda pagada en parte: sigue en el piso mostrando lo que falta.

Dónde lo ves:

• En el piso, una mesa pagada en parte tiene el contorno punteado y la etiqueta Parcial (se omite en mesas muy chicas), y muestra lo que falta. Ve El piso y las cuentas.
• En la cuenta, debajo del total: Pagado −$X y Restante $Y. El botón dice Cobrar $Y.
• En la pantalla de cobro: el monto dice Resto, y Pagos registrados · N muestra los pagos hechos.

Para cobrar una cuenta en varios pagos:

1. Toca Cobrar $X y elige el monto en Dividir o parcial (un asiento, una fracción u Otro monto).
2. Cobra el primer pago con cualquier forma de pago. El botón dice Parcial $X.
3. La pantalla regresa a las formas de pago y dice Resto. Después de un pago en efectivo, abajo aparece "Cambio a entregar: $X" hasta el siguiente cobro.
4. Cobra el siguiente pago igual; puede ser con otra forma de pago. El último dice Cobrar $X y cierra la cuenta.

Para regresar después a una cuenta pagada en parte, ábrela desde el piso y toca Cobrar $Y. La pantalla lee lo que ya se pagó y empieza en Resto.

Reglas de las cuentas pagadas en parte

• Una cuenta está abierta hasta su primer pago, pagada en parte mientras lo pagado pasa de $0 pero no llega al total, y pagada cuando llega al total. Las propinas no entran en esta suma.
• La propina de cada pago se pide en su propio paso y se calcula sobre su propia parte (ve Agrega propina).
• Una cuenta pagada en parte sigue aceptando líneas nuevas, anulaciones, descuentos y cortesías de bebidas sueltas. Lo que se debe cambia con ellos. Dar la cuenta completa en cortesía ya no se ofrece cuando la cuenta tiene pagos: da en cortesía una por una las bebidas que faltan por pagar (ve Descuentos y cortesías).
• Después de un pago parcial no aparece el recuadro de cobro terminado, salvo que haya terminado de pagar un asiento.
• Una cuenta pagada en parte no se puede cerrar con Cerrar mesa vacía. Solo se mueve pagando lo que falta o anulando sus pagos.
• El día no se puede cerrar mientras haya cuentas abiertas o pagadas en parte: "Las cuentas abiertas deben cobrarse o cerrarse antes de cerrar el día." Ve Cerrar el día.
• Si después el total baja de lo que ya se pagó —una anulación, un descuento o una cortesía después de un pago—, la cuenta queda en $0 pero no se puede cerrar. Cerrar — sin cargo responde "Los pagos exceden el total — reembolso pendiente: $X. Anula el pago de más en Pagos registrados." Barform tampoco acepta más dinero en ella. La salida es anular un pago (ve Correcciones de pagos).

Cobra en efectivo

El paso de efectivo calcula el cambio. Escribes lo que te dio el cliente, o tocas los billetes, y el iPad muestra el cambio en grande. Si el cliente dice "quédate con el cambio", lo vuelves propina con un toque.

1. Toca Efectivo. El título del paso empieza con Efectivo. Con Barform 1.2.1 o posterior en el iPad, el primer efectivo de la noche espera el conteo inicial: si nadie ha contado todavía la caja de esta noche, primero va el conteo, y el paso de efectivo se abre al terminarlo (ve La caja).
2. Si hay propina, elígela primero en el renglón Propina (ve Agrega propina).
3. Revisa la franja: A pagar —"A pagar (incl. propina $X)" si elegiste propina—, luego Recibido y Cambio.
4. Escribe el efectivo recibido en el teclado: los dígitos son pesos enteros (5, 0, 0 = $500), el "." y hasta dos dígitos agregan centavos, y ⌫ borra un dígito.
   • O toca los botones de arriba: $100, $200, $500, $1,000. Cada toque suma (dos toques en $500 = $1,000).
   • Exacto pone justo lo que se debe, con la propina incluida.
   • Después de un billete o de Exacto, el siguiente dígito empieza una cifra nueva, y ⌫ la borra de un toque.
5. Si el cliente deja el cambio, toca Dejar el cambio de propina. El cambio queda en $0 y se vuelve la propina. Devolver el cambio lo deshace.
6. Toca Cobrar $X, o Parcial $X si el efectivo no cubre este pago. Mientras no escribas una cifra, el botón se ve atenuado con "Teclea el efectivo recibido".
7. Entrega el cambio que se muestra. En el último pago, el recuadro de cobro terminado lo repite en Cambio, con "Recibido $X". Después de un pago parcial, la pantalla de formas de pago conserva "Cambio a entregar: $X".

Cómo se reparte el efectivo

• Si el efectivo cubre el monto de este pago más la propina, el pago se lleva las dos cosas y el resto es cambio.
• Si no las cubre, todo el efectivo va a la cuenta (hasta lo que cubre este pago), la propina queda en $0 y lo que pase de la cuenta es cambio. Nunca se toma propina de un efectivo que no alcanza para cuenta y propina.
  • Así que, con propina elegida, un efectivo que cubre la cuenta pero no la cuenta más la propina deja fuera la propina y muestra el sobrante como cambio. Si el cliente lo deja para el personal, toca Dejar el cambio de propina.
• Si el efectivo no alcanza para el monto, se registra un pago parcial y la cuenta sigue abierta por lo que falta.
• La cifra del botón es el monto más la propina que de verdad se tomó. Eso es lo que se registra. El cambio no se registra como dinero; se imprime en el recibo.
• El teclado acepta hasta siete dígitos de pesos.
• Las cifras de la franja se congelan en cuanto tocas Cobrar, para que el cambio no brinque mientras se cierra la cuenta.

Cobra con tarjeta

Pasas la tarjeta en tu propia terminal y el iPad lo registra. Tienes que tocar Crédito o Débito —no viene nada elegido— y puedes agregar propina e indicar si va en la tarjeta o en efectivo.

1. En la cuenta, toca Cobrar $X. Para cobrar solo una parte, elígela antes en Dividir o parcial.
2. Toca Tarjeta. El título del paso empieza con Tarjeta. Arriba a la izquierda: el monto de este pago. Arriba a la derecha: Crédito | Débito, sin ninguno elegido.
3. Toca Crédito o Débito según la tarjeta del cliente. Puedes cambiarlo hasta que toques Cobrar.
4. Si el cliente deja propina, elígela en el renglón Propina (ve Agrega propina). "Total con propina" muestra la cuenta más la propina.
5. Si hay propina, elige dónde va: Propina en tarjeta (la opción de inicio) o Propina en efectivo. Con Propina en efectivo, junto a los botones aparece "terminal $X": la cuenta sin la propina.
6. Cobra en la terminal la cifra que corresponde: el total con propina, o la cifra de "terminal $X" cuando la propina viene en efectivo.
7. Cuando la terminal apruebe, escribe su código de autorización en Autorización de la terminal, con el teclado del iPad: dos filas de dígitos, ABC para letras y 123 para regresar a los dígitos, y ⌫ para borrar. Mientras no escribas nada, el campo dice Referencia / autorización.
8. Toca Cobrar $X, o Parcial $X si va a quedar saldo. La cifra incluye la propina, aunque sea en efectivo.
9. El recuadro de cobro terminado dice, por ejemplo, "Tarjeta de crédito · propina $93.00 · aut. 123456", con la hora y tu nombre. Toca Listo.

Cobrar se queda atenuado hasta que todo esté listo, y abajo dice por qué:

1. "Elige crédito o débito" — todavía no tocas el tipo.
2. "Teclea el código de autorización" — el código está vacío.
3. Sin conexión o Saldo sin verificar — estos van primero cuando aplican.

Reglas de los pagos con tarjeta

• Elegir crédito o débito siempre es obligatorio. No hay ajuste que lo apague.
• Cada vez que entras al paso de tarjeta, no hay tipo elegido. Si regresas con ‹ Método y vuelves a entrar, se borran el tipo y el código, y lo mismo pasa después de un pago parcial, listo para el siguiente.
• El tipo se guarda con el pago. La tarjeta sigue siendo tarjeta en todos los totales, y el tipo la divide:
  • Hoy, en la oficina, muestra crédito y débito debajo de la cifra de tarjeta.
  • Reportes › Ingresos muestra el dinero de tarjeta por tipo, día por día o mes por mes, y en sus exportaciones CSV y PDF.
  • Reportes › Cortes (Z) divide el total de tarjeta del POS de cada noche, también en su CSV.
  • En el iPad, Cerrar el día muestra "Crédito $X · Débito $Y" debajo del total de la terminal, con las propinas por tipo. El Z muestra Crédito y Débito en Tarjeta, y Tarjeta de crédito y Tarjeta de débito en Por método.
  • Servicio › Pagos, en la oficina, muestra el tipo de cada pago.
• Hoy e Ingresos dividen el dinero de tarjeta pagado en cuentas (y, en su propio renglón, los abonos con tarjeta a cuentas de clientes). Cortes (Z), el cierre del iPad y el Z dividen el total de tarjeta de la caja: las cuentas más las propinas que llegaron en la tarjeta.
• El dinero de tarjeta sin tipo registrado —pagos con tarjeta antiguos, pagos desde un iPad que no se había actualizado o saldo a favor con tarjeta agregado a una cuenta de cliente en la oficina— aparece como Tarjeta (sin tipo) en el iPad o Sin tipo en la oficina.
• Propina en efectivo registra la propina como efectivo. Los reportes la cuentan como efectivo y, al cierre, se espera que la terminal tenga solo los montos de tarjeta y las propinas que se dejaron en la tarjeta. Con Propina en tarjeta, la propina va en el cargo de la tarjeta.
• El recibo muestra la forma de pago como Tarjeta, no crédito ni débito, y no imprime el código de autorización. Su renglón de tarjeta es la cifra del voucher de la terminal: el pago más la propina cuando la propina fue en la tarjeta. Con la propina en efectivo, la imprime como Propina (efectivo) y el renglón de tarjeta muestra el pago sin la propina.
• El código de autorización acepta letras y dígitos, de 1 a 12 caracteres. Es lo que une el pago en Barform con el registro de la propia terminal.
• Un pago con tarjeta siempre es por el monto completo del paso. No hay efectivo recibido ni cambio.

Si algo cambia antes de tocar Cobrar

• El tipo (crédito o débito) no se puede cambiar una vez registrado el pago. Revísalo antes de tocar Cobrar (para corregir uno equivocado, ve Corrige un crédito o débito equivocado).
• Si lo que se debe cambia en otro iPad entre que pasas la tarjeta y tocas Cobrar, el pago no se registra y el iPad dice "El monto a pagar cambió en otra terminal — este cargo no quedó registrado. Anúlalo en la terminal de tarjeta y cobra el nuevo monto."

• Cambiar entre Crédito y Débito antes de reintentar un cobro lo vuelve un cobro nuevo (ve Si se cae la conexión durante un cobro).

Corrige un crédito o débito equivocado

Un pago registrado no deja editar si fue crédito o débito. Si quedó mal, corrígelo esa misma noche, mientras el día siga abierto:

1. Un gerente anula el pago con el motivo Forma de pago equivocada: desde Pagos registrados en la cuenta, o desde Historial de cuentas si la cuenta ya se cerró. Lo que se debe regresa, y una cuenta cerrada se reabre en su mesa. Ve Correcciones de pagos.
2. Vuelve a cobrarla con Tarjeta: toca el tipo correcto, elige la misma propina —en la tarjeta o en efectivo, como antes— y escribe el mismo código de autorización.
3. Toca Cobrar. No vuelvas a pasar la tarjeta en la terminal: el cargo de la terminal estaba bien. Por lo mismo, tampoco lo anules en la terminal. Con Forma de pago equivocada elegido, el panel de anulación del iPad te lo dice: "No lo anules en la terminal — regístralo de nuevo con el tipo de tarjeta correcto." El cuadro de anulación de la oficina dice lo mismo cuando eliges Forma de pago equivocada.

Ya cerrado el día, el pago no se puede anular. Déjalo como está, y toma los totales de crédito y débito de esa noche del reporte de cierre de lote de tu terminal.

Agrega propina

La propina se pide una vez por pago, en el paso de Efectivo o de Tarjeta: botones con porcentajes, cada uno con su monto en pesos, o una cifra que escribes. La propina es del pago en el que se pidió, así que cada asiento o tarjeta de una cuenta dividida deja la suya.

1. En el paso de Efectivo o de Tarjeta, toca un porcentaje. Cada botón muestra el porcentaje y, abajo, cuánto es en este pago. Sin es sin propina.
2. O toca Otra: se abre el teclado Propina. Escribe la cifra (pesos enteros, "." para centavos) y toca Listo. Cancelar deja tu elección anterior. El botón Otra muestra entonces el monto escrito; una propina escrita reemplaza cualquier porcentaje.
3. En tarjeta, elige Propina en tarjeta o Propina en efectivo (ve Cobra con tarjeta). Propina en efectivo mete efectivo en la caja, así que antes del conteo inicial de esta noche primero pide el conteo. En efectivo, Dejar el cambio de propina vuelve el cambio propina (ve Cobra en efectivo).

Si el cliente agrega la propina en la terminal de tarjeta, escribe la misma propina en Otra antes de tocar Cobrar, y deja Propina en tarjeta. Así el pago y su propina coinciden con la terminal. Para cambiar una propina después de registrar el pago, usa Pagos registrados (ve Correcciones de pagos).

Cómo se calcula la propina

• Una propina en porcentaje se calcula sobre lo que paga el cliente: las líneas de la cuenta ya con su descuento propio, menos cualquier descuento a toda la cuenta. En una cuenta de $1,000.00 con 50% de descuento, el botón de 10% es $50.00. Si tus precios incluyen IVA, esa cifra lo incluye; si el IVA se suma aparte, no.
• Una propina en porcentaje se redondea hacia abajo al centavo.
• Cuando un pago cubre solo una parte de la cuenta, sus propinas sugeridas se calculan sobre la parte que le toca a ese pago de lo que paga el cliente, no sobre toda la cuenta.
• Una propina escrita se usa tal cual, hasta siete dígitos de pesos.
• La propina se pide una sola vez. Se borra cada vez que cambias de paso (‹ Método, otra forma de pago), cada vez que cambias la elección de Dividir o parcial y después de cada pago.
• En efectivo, solo se toma propina cuando el efectivo cubre la cuenta más la propina.
• Cuenta de casa no tiene renglón de propina. La única propina en cuenta de casa es dejar de propina el saldo a favor que sobra (ve Carga a una cuenta de cliente).
• Las propinas se guardan aparte de la cuenta y nunca cuentan como pago de ella.
• Los reportes tratan las propinas como dinero del personal, no como ingreso, y las separan por la forma en que llegaron: la forma de la propina cuando es distinta (una cuenta con tarjeta con propina en efectivo) y, si no, la del pago.
• Si las propinas en efectivo de la noche cuentan en la caja al cierre depende de Las propinas en efectivo se quedan en la caja hasta el conteo (ve Cerrar el día).

Configura los botones de propina

Quién puede hacerlo: administradores.

1. En la oficina, ve a Configuración › Sucursal › iPads y servicio.
2. En Opciones rápidas, escribe hasta tres porcentajes enteros en Propinas sugeridas (%), separados por comas; por ejemplo 10, 15, 20. Se guarda al salir del campo.
3. Cada iPad toma el cambio la próxima vez que alguien inicie sesión en él.

Carga a una cuenta de cliente

Cuenta de casa pone la cuenta, o una parte, a cargo de una cuenta de cliente en lugar de cobrar en ese momento: "firma después". Si la cuenta de cliente tiene saldo a favor, el paso ofrece usarlo. Las cuentas de clientes se explican en Cuentas de clientes.

Cualquier persona con sesión iniciada puede cargar a una cuenta de cliente; no se pide PIN. Solo aparecen las cuentas activas. Las cuentas las crea un administrador o gerente, en el iPad en ··· › Cuentas de clientes o en la oficina.

1. Toca Cuenta de casa. Las cuentas se cargan al momento.
2. Busca la cuenta con Buscar cuentas y tócala. Cada renglón muestra su saldo; el saldo a favor aparece como "Saldo a favor $X".
3. Lee la línea debajo de la lista. Dice qué le hace este cargo al saldo, por ejemplo "Debe $X — con este cargo el saldo queda en $Y" o "Tras este cargo la cuenta deberá $X".
4. Si el saldo a favor cubre solo una parte del cargo, elige una opción:
   • "Usar saldo a favor $X · pagar $Y después" (la opción de inicio): lo que falta se paga en efectivo o con tarjeta.
   • "Cargar todo $X · deja $Y por pagar".
5. Si el saldo a favor es mayor que el cargo, elige una opción:
   • "Dejar $X a favor" (la opción de inicio).
   • "Dejar $X de propina". Cuando lo que sobra es saldo de cortesía, esta opción dice "El saldo de cortesía no puede ser propina" y no se puede tocar.
6. Toca Cobrar $X o Parcial $X. Mientras no elijas una cuenta, se ve atenuado con "Elige una cuenta".

Reglas de los cargos a cuenta

• Un cargo a cuenta todavía no es dinero: liquida la cuenta, y los reportes cuentan el dinero cuando se paga la cuenta de cliente. Ve Cuentas de clientes e Ingresos.
• Todo cargo a cuenta necesita una cuenta de cliente con nombre, activa y de esta sucursal.
• Una propina en un cargo a cuenta solo puede salir del saldo a favor que ya tiene la cuenta, y nunca de más de la parte pagada de ese saldo (el saldo de cortesía nunca se vuelve propina).
• Un cargo que liquida la cuenta imprime el recibo con los datos de la cuenta de cliente: Cuenta, luego Saldo a favor anterior o Saldo anterior, y Saldo a favor restante o Saldo por pagar. Un cargo a cuenta que deja la cuenta abierta imprime en su lugar un comprobante CARGO A CUENTA. Un cargo a cuenta nunca abre el cajón.
• Si la lista no carga: "No se pudieron cargar las cuentas." con Reintentar. No se puede cargar nada hasta que cargue.
• Si todavía no hay cuentas, la lista dice "Aún no hay cuentas de clientes. Un gerente puede agregarlas en Más › Cuentas de clientes, o en el Backoffice."
• Si otro iPad usó primero el saldo a favor: "El saldo a favor se usó en otra terminal — no se cobró nada. Revisa el nuevo saldo y cobra de nuevo."

Cobra con un depósito de reservación

Un grupo que pagó en línea un depósito por su reservación lo usa en su cuenta. Depósito de reservación paga de este cobro todo lo que el depósito alcance, y puede llevar una propina de lo que quede. El dinero ya está en la cuenta de Stripe de tu sucursal, así que no hay terminal, ni elección de crédito o débito, ni cajón. Cómo se cobran, reembolsan y retienen los depósitos está en Depósitos para grupos grandes.

Quién puede hacerlo: cualquier persona con sesión iniciada, en una sucursal que cobra depósitos.

1. Abre la cuenta. Si el grupo sentado en ella pagó un depósito, una línea arriba de los botones dice "Depósito pagado en línea: $2,400.00 — úsalo al cobrar". Toca Cobrar $X.
2. Para usar el depósito solo en una parte de la cuenta, elige primero la parte en Dividir o parcial, como con cualquier forma de pago.
3. Toca Depósito de reservación. Dice "pagado en línea · quedan $X" o, cuando más de una reservación de esta noche tiene depósito, "2 pagados en línea esta noche"; en ese caso elige uno: primero La reservación de esta cuenta, luego Otras reservaciones de esta noche.
4. El iPad revisa el depósito y luego muestra quién lo pagó, cuánto y cuándo. Si la reservación todavía no está sentada: "Esto sienta la reservación de (nombre) en esta cuenta."
5. Cuando el depósito tiene más de lo que pide esta cuenta, Propina del depósito ofrece tus botones de propina y Otra. Solo se pueden elegir propinas que quepan en lo que queda: las más grandes se ven atenuadas, y Otra dice "hasta" y el máximo.
6. Lee Esta cuenta, Propina y Queda. Cuando queda dinero en el depósito, la línea de abajo dice qué pasa con él, según el ajuste de tu sucursal: "Lo que queda se reembolsa a la tarjeta del cliente al terminar la noche." o "Lo que queda se queda con el bar al terminar la noche."
7. Toca Cobrar $X —Parcial $X cuando la cuenta sigue abierta— y cobra el resto con otra forma de pago.

Reglas de los pagos con depósito

• Un depósito nunca se aplica solo: alguien del equipo lo toca. Paga lo menor entre lo que tiene y este cobro; un depósito menor que la cuenta paga todo lo que tiene.
• Cualquier reservación del libro de esta noche con un depósito pagado puede pagar esta cuenta, así que un grupo repartido en dos cuentas puede usar su depósito en cualquiera de las dos.
• El paso siempre lee el depósito al momento. Si no puede: "No se pudo verificar el depósito — inténtalo de nuevo.", con Reintentar, y no se puede cobrar nada.
• El recuadro de cobro terminado y el recibo llaman al pago Depósito de reservación, con su propina. El cajón nunca se abre con él.
• En Hoy y Ventas es un pago de la noche de la cuenta, en Depósito de reservación. En Ingresos no es dinero nuevo: el depósito fue ingreso el día en que se pagó en línea. En el Z está en Ventas Brutas y en Por método, y su propina en Propinas de depósitos, nunca en el cajón ni en el total de la terminal.
• Anularlo le regresa el dinero al depósito, y un cambio de propina sale de lo que queda (ve Correcciones de pagos).
• El iPad nunca reembolsa ni retiene un depósito: eso se hace en la oficina.

Después del último pago

Cuando un pago cubre lo que falta, la cuenta se cierra en ese momento: queda pagada, se descuenta su inventario, sale del piso, se imprime el recibo (o espera a que lo pidas), se abre el cajón si entró efectivo y el recuadro de cobro terminado se queda en pantalla hasta que toques Listo.

1. La pantalla de la orden se cierra y la mesa aparece libre en el piso.
2. El recuadro de cobro terminado muestra una palomita, "T4 cobrada", el monto de este pago (con propina), la línea de la forma de pago (por ejemplo "Tarjeta de débito · propina $50.00 · aut. 4821Z"), la hora y tu nombre, y en efectivo un recuadro Cambio con "Recibido $X".
3. En efectivo, entrega el cambio que se muestra.
4. Si el cliente quiere su recibo y no se imprimió, toca Imprimir recibo. Con la impresión automática encendida, el botón dice Reimprimir e imprime otra vez el mismo papel. Ninguno de los dos abre el cajón.
5. Toca Listo. El recuadro no se puede deslizar para cerrarlo.

Qué pasa cuando la cuenta queda pagada

• La cuenta queda pagada en el mismo paso que el pago, y con eso se descuenta su inventario: todas las líneas que siguen en la cuenta y además las líneas de cortesía. Ve Recetas, destilados de la casa e inventario.
• El papel sale en este orden: si el último pago fue de un asiento, primero el recibo de ese asiento; luego el recibo de toda la cuenta.
• El recibo de toda la cuenta muestra todos los pagos que se hicieron en ella. Si se pagó de una vez, muestra ese pago: en efectivo, "Efectivo recibido" y el Cambio; con tarjeta, el pago más la propina que fue en la tarjeta, la cifra del voucher de la terminal. Si se pagó en varios pagos (por partes, con Otro monto o por asiento), muestra cada pago, del más antiguo al más reciente, con su propina en una línea con sangría: "incl. propina $X", "propina en efectivo $X" o "propina en tarjeta $X". El renglón Propina y el TOTAL llevan la propina de todos los pagos, así que los renglones de pago suman el total. El dinero que cobró otro iPad mientras tu hoja estaba abierta sale en un solo renglón Pagado hasta ahora.
• El cajón se abre cuando entró efectivo —un pago en efectivo o un pago con tarjeta con propina en efectivo— y Abrir el cajón en pagos en efectivo está encendido. Los pagos parciales en efectivo también lo abren.
• En qué noche cuenta una venta: Hoy y Ventas la cuentan en la noche en que se abrió la cuenta; Ingresos cuenta el dinero en el día de servicio en que se cobró. Ve Hoy e Ingresos.
• La impresión nunca detiene ni deshace una venta. Un problema de impresora aparece en el aviso de la impresora y el pago se queda.
• Las cuentas cerradas se pueden reimprimir después desde ··· › Historial de cuentas (ve Historial de cuentas).
• Imprimir recibo responde "No hay nada que imprimir — la impresión estaba apagada al cobrar." cuando Impresión del POS estaba apagada al liquidarse la cuenta. El mismo mensaje aparece cuando no hay impresora de recibos configurada.
• Si falla una reimpresión, aparece "El recibo no se imprimió: …" con el motivo.

Una sucursal nueva empieza con Impresión del POS e Imprimir recibos automáticamente apagados: enciéndelos cuando tengas tus impresoras listas. Los dos llegan a un iPad la próxima vez que alguien inicie sesión en él. Qué impresora imprime los recibos se elige en Configuración › Impresoras, o para un solo iPad en ··· › Impresora de recibos, y lo que muestra el recibo se define en Configuración › Ticket (ve Impresión y tickets). Los cambios ahí —el diseño y el logo del recibo, y Abrir el cajón en pagos en efectivo— también llegan a un iPad la próxima vez que alguien inicie sesión en él.

Cierra una cuenta que no debe nada

Cuando una cuenta debe $0 —porque es de cortesía, se descontó hasta cero o ya la cubrieron pagos anteriores—, la pantalla de cobro muestra Cerrar — sin cargo en lugar de las formas de pago. Cierra la cuenta como pagada sin registrar un pago e imprime un recibo con Cortesía como forma de pago.

No se pide PIN: la cortesía o el descuento que dejó la cuenta en $0 ya se aprobó al aplicarse.

1. Abre la cuenta y toca Cobrar $0.00.
2. En lugar de las formas de pago, la pantalla muestra Pagos registrados · N (solo si se pagó algo), Descuento / Cortesía (para deshacer un descuento que se pasó) y Cerrar — sin cargo.
3. Toca Cerrar — sin cargo. La cuenta se cierra y sale del piso.

Una cuenta dada completa de cortesía también se puede cerrar desde la propia cuenta con Cerrar mesa vacía (ve Descuentos y cortesías).

Reglas de los cierres en $0

• Antes de cerrar, el iPad vuelve a revisar los pagos y las líneas de la cuenta.
• Si los pagos suman más de lo que ahora da la cuenta, no la cierra: "Los pagos exceden el total — reembolso pendiente: $X. Anula el pago de más en Pagos registrados." Primero anula el pago de más (ve Correcciones de pagos). Pasa cuando hay una anulación o un descuento después de un pago; dar toda la cuenta en cortesía nunca se ofrece en una cuenta con pagos, así que no lleva aquí.
• Si la cuenta nunca tuvo líneas, no la cierra y dice "La orden está vacía — no hay nada que cobrar." Ciérrala como mesa vacía.
• Si otro iPad la cerró primero: "Esta cuenta fue cobrada o cerrada en otra terminal."
• No se registra ningún pago. La cuenta queda pagada, así que sus líneas de cortesía se descuentan del inventario.
• El recibo se imprime con la cuenta tal como queda al cerrarse, así que una cortesía o un descuento que aplicaste en esta misma hoja sale en él. Muestra Cortesía $0.00 como forma de pago, debajo de los pagos que la cuenta ya tenía, sin cambio, y el cajón no se abre. Con la opción Cortesías del recibo encendida, las bebidas de cortesía se imprimen con "cortesía" donde va el precio. Sigue Imprimir recibos automáticamente e Impresión del POS como cualquier recibo de cierre.
• Después de este cierre no aparece el recuadro de cobro terminado, así que con Imprimir recibos automáticamente apagado el recibo no se imprime desde aquí. Si lo necesitas, reimprímelo desde Historial de cuentas.
• Un iPad sin conexión no la puede cerrar: el botón se ve atenuado con Sin conexión.

Si se cae la conexión durante un cobro

El wifi de un bar a veces pierde respuestas. El paso de cobro está hecho para que volver a tocar, reintentar o un pago cuya respuesta se perdió nunca le cobren dos veces al cliente. Cuando se pierde una respuesta, el iPad le pregunta a Barform si ese pago exacto quedó registrado antes de dejar que alguien vuelva a cobrar.

1. Tocaste Cobrar y no llegó la respuesta. Un aviso dice "Cobro enviado — confirmando que quedó registrado…". El paso se queda atenuado. No salgas de la pantalla.
2. Si el pago quedó registrado, el iPad termina como si la respuesta hubiera llegado: cajón, cambio, recibo y recuadro de cobro terminado.
3. Si no quedó, un mensaje lo dice —normalmente "El pago no se registró — inténtalo de nuevo." o "Sin conexión — revisa la red e inténtalo de nuevo."—. Vuelve a tocar Cobrar con las mismas cifras. Si el primer intento sí entró mientras tanto, Barform reconoce la repetición y no registra nada nuevo.
4. Si el iPad ni siquiera pudo preguntar, porque la conexión sigue caída, el aviso dice "No se pudo verificar lo ya cobrado — cobro bloqueado." con Reintentar. Toca Reintentar cuando regrese la conexión. La pantalla mostrará el saldo real, con el pago incluido si sí entró.

Cómo se evitan los cobros dobles

• Una repetición del mismo cobro —misma forma de pago, tipo de tarjeta, monto, propina, forma de la propina y cuenta de cliente— se reconoce como el mismo cobro y nunca se registra dos veces. Si cambias cualquiera de esas cosas, es un cobro nuevo. Volver a escribir el código de autorización no lo cambia.
• Una repetición no puede revivir un pago que un gerente anuló mientras tanto.
• Después de una respuesta perdida, el iPad decide preguntando por ese cobro exacto, nunca por si bajó el saldo, que también puede bajar por un pago en otro iPad.
• Un doble toque no puede iniciar dos cobros, y mientras se registra uno la pantalla no se puede cerrar ni deslizar.
• Cierra la pantalla solo cuando el cobro ya tenga respuesta: la protección vive en la pantalla abierta.
• Una respuesta lenta muestra "El servidor tardó demasiado en responder — inténtalo de nuevo." Vuelve a tocar Cobrar con las mismas cifras; la repetición se reconoce.
• Si cerraron el día en otro iPad: "El día está cerrado. Inicia un nuevo día en la pantalla de PIN para continuar."
• Una tarjeta que ya se pasó en la terminal para un pago que no quedó registrado se tiene que anular en la terminal.

Mensajes y qué significan

El paso de cobro muestra frases claras en el idioma de la app. Después de cada una de estas no se registró nada, salvo "El crédito era menor de lo esperado…", que avisa que un cargo a cuenta sí entró.

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