Cuentas de clientes

Una cuenta de cliente (cuenta de casa) es una cuenta con nombre a la que puedes cargar un consumo para que el cliente lo pague después. Aquí ves cómo darlas de alta, cargarles consumos, recibir abonos y cortesías, corregir errores —anular un abono o un crédito, pasar un cargo a la cuenta correcta—, qué se imprime y cómo cuenta ese dinero en los reportes.

Cómo funciona una cuenta

En el iPad, el botón de cobro se llama Cuenta de casa. Las pantallas donde se administran las cuentas, en el iPad y en la oficina (app.barformpos.com), se llaman Cuentas de clientes.

• El saldo es lo que debe la cuenta. Si queda por debajo de cero, es saldo a favor —dinero que el cliente pagó por adelantado o una cortesía— y se va usando en los siguientes cargos.
• Un cargo pone una cuenta, o una parte, a nombre del cliente en lugar de cobrarla.
• Un abono es dinero que el cliente entrega para su cuenta: en la barra con Registrar pago en el iPad, o en la oficina con Pagado por el cliente.
• Un crédito de cortesía baja lo que debe la cuenta sin que se mueva dinero.

No hay límite para lo que puede deber una cuenta, y el cliente puede abonar más de lo que debe: lo que sobra queda a favor.

Da de alta una cuenta

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

En la oficina

1. Entra a Servicio › Cuentas de clientes.
2. Haz clic en Agregar cuenta.
3. Escribe el Nombre. En Contacto (opcional) puedes poner un teléfono o un correo, y en Notas (opcional) lo que quieras.
4. Haz clic en Crear. Verás "Cuenta creada".

En el iPad

1. Toca ··· en la barra de arriba y luego Cuentas de clientes.
2. Toca Agregar cuenta, arriba a la derecha. Solo los administradores y gerentes ven este botón.
3. Llena el Nombre y, si quieres, Contacto (opcional) y Notas (opcional).
4. Toca Guardar.

El nombre admite hasta 80 caracteres, el contacto hasta 120 y las notas hasta 400. Cada nombre se usa una sola vez por sucursal; las mayúsculas y los espacios al principio o al final no lo hacen distinto. Si repites un nombre verás "Ya existe una cuenta con este nombre."

Edita, desactiva o elimina una cuenta

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

Desactiva una cuenta para que ya no reciba cargos nuevos. Una cuenta inactiva deja de aparecer al cobrar, pero sigue aceptando abonos y créditos, así que lo que debe todavía se puede cobrar.

Edita en la oficina

1. Entra a Servicio › Cuentas de clientes y busca la cuenta. Activa Mostrar inactivos para ver las inactivas.
2. Haz clic en el lápiz (Editar) de su fila.
3. Cambia el nombre, el contacto o las notas. Para desactivarla, apaga Activo; vuelve a encenderlo para reactivarla.
4. Haz clic en Guardar. Verás "Cuenta actualizada".

Edita en el iPad

1. Toca ···, luego Cuentas de clientes, y toca la cuenta en la lista de la izquierda.
2. Toca Editar junto a su nombre.
3. Cambia los datos, o apaga Activa para desactivarla.
4. Toca Guardar.

Cambiarle el nombre no rompe nada: los cargos pertenecen a la cuenta, no a su nombre, así que el nombre nuevo aparece en todos los cargos ya registrados.

Elimina una cuenta que nunca se usó

Solo puedes eliminar una cuenta que no tenga cargos, abonos ni créditos. Un cargo anulado no cuenta. Si la cuenta tiene historial, mejor desactívala.

• Oficina: abre Editar en la fila, haz clic en Eliminar y luego en Confirmar eliminación (o en Conservar para no hacerlo). Verás "Cuenta eliminada".
• iPad: abre Editar, toca Eliminar cuenta y luego Eliminar.

Si la cuenta tiene historial, verás "Esta cuenta tiene historial de cargos o pagos: desactívala en lugar de eliminarla." en la oficina, o "Esta cuenta tiene historial — mejor desactívala." en el iPad.

Revisa quién debe qué

La lista en la oficina

Entra a Servicio › Cuentas de clientes. Arriba de la lista verás "N cuentas · $X por cobrar": cuenta todas las cuentas, también las inactivas, y suma lo que deben.

Cada fila muestra el nombre de la cuenta, con su contacto y "última actividad" con la fecha debajo, y cuatro cifras:

Cargado − Pagado − Cortesía = Debe. Primero aparecen las cuentas que más deben. Escribe en Buscar por nombre o contacto para filtrar, activa Mostrar inactivos para incluir las inactivas (llevan la etiqueta Inactivo) y usa los botones de página debajo de la lista: muestra 50 cuentas por página.

Para exportar, deja la lista filtrada como la quieras y haz clic en Exportar CSV. El archivo trae Nombre, Contacto, Cargado (MXN), Pagado (MXN), Cortesía (MXN), Saldo (MXN) y Última actividad. En el archivo, Última actividad es una marca de fecha y hora sin formato, no la fecha local que ves en pantalla.

La hoja de cuentas en el iPad

1. Toca ··· en la barra de arriba. El mosaico Cuentas de clientes dice cuántas cuentas activas hay. Los administradores y gerentes también ven "· $X por cobrar" cuando las cuentas activas deben algo.
2. Toca el mosaico. La hoja Cuentas de Clientes muestra todas las cuentas con su saldo: "$X" si debe, "Saldo a favor $X" en verde, o "$0.00" en gris. Escribe en Buscar cuentas para encontrar una por nombre.
3. Toca una cuenta. A la derecha ves su contacto y sus notas, el Saldo, "Cargado $X" y "Abonos y créditos $Y". Los abonos y créditos incluyen la cortesía; cuando hay, "incluye cortesía $Z" te dice cuánto.
4. Toca Cerrar al terminar.

Cualquiera que haya iniciado sesión ve todas las cuentas y su saldo en la hoja; solo el total del mosaico se reserva a administradores y gerentes. El mosaico cuenta solo las cuentas activas, así que puede marcar menos que la oficina cuando una cuenta inactiva todavía debe dinero.

Consulta los movimientos de una cuenta

Los movimientos de una cuenta muestran sus cargos, abonos y créditos, del más reciente al más antiguo, para que puedas explicar un saldo.

En la oficina: entra a Servicio › Cuentas de clientes y haz clic en la fila de la cuenta (no en sus botones). Se abre una ventana con el saldo de la cuenta y sus movimientos. Cada línea dice qué pasó, la fecha y la hora, el monto (+ para un cargo, − en verde para dinero o crédito que entra) y "saldo $X": lo que debía la cuenta después de esa línea. Las líneas dicen:

• Cargo, o "Cargo $X + propina $Y" cuando el cargo llevó propina del saldo a favor.
• "Cargo · anulado", tachado, con el motivo de la anulación.
• "Abono · efectivo" o "Abono · tarjeta".
• "Crédito · cortesía".
• Un abono o crédito anulado, tachado: "Abono · efectivo · anulado", "Abono · tarjeta · anulado" o "Crédito · cortesía · anulado", con "anuló" y el nombre del gerente, y el motivo.

Algunas líneas traen un botón: Mover… en un cargo (ve Pasa un cargo a otra cuenta), Anular… en un abono o crédito, y Deshacer anulación en uno anulado, mientras su día siga abierto (ve Anula un abono o un crédito). Se abren en la misma ventana, en lugar de los movimientos; Volver al historial te regresa.

En el iPad: abre la lista de cuentas, toca la cuenta y recorre Movimientos. Un cargo dice "Cargo" seguido de la mesa y el mesero, por ejemplo "Cargo · B4 · Ana M.", o "Cargo $X + propina $Y". Los abonos dicen "Pago · Efectivo" o "Pago · Tarjeta", y la cortesía dice "Crédito de cortesía". Un abono o crédito anulado se queda en su línea, tachado y con la etiqueta Anulado, y después de la hora dice quién lo anuló y por qué. Mientras su día siga abierto, un abono o crédito tiene el botón Anular, y uno anulado el botón Deshacer.

La cifra de un cargo es su monto más la propina que haya salido del saldo a favor: la cuenta debe las dos cosas. El dinero que se recibe en la oficina (Pagado por el cliente) se ve igual que un abono en la barra. Una cuenta sin nada todavía dice "Sin movimientos aún — los cargos aparecen cuando se cobra una cuenta a este cliente."

• El iPad no muestra los cargos anulados; la oficina sí. Las dos muestran los abonos y créditos anulados.
• Ninguna de las dos muestra las notas que se guardan con un abono o crédito: el motivo de una cortesía, el número de autorización de la tarjeta o una nota de la oficina. El motivo de la cortesía sí se imprime en el comprobante de la barra.
• La oficina muestra los 200 cargos más recientes, los 200 abonos y créditos más recientes, y los 200 cargos, abonos y créditos anulados más recientes.
• No hay estado de cuenta para imprimir o exportar de una sola cuenta.

Carga una cuenta a un cliente

Pon una cuenta, o una parte, a nombre del cliente en lugar de cobrarla. Si cargas la cuenta completa, se cierra y la mesa queda libre; el cliente queda debiendo el monto.

Quién puede hacerlo: cualquiera que haya iniciado sesión en el iPad. No pide PIN de gerente.

1. Abre la cuenta y su hoja de cobro (consulta Cobrar). Si solo vas a cargar un asiento, una parte u otro monto, elígelo primero en Dividir o parcial.
2. Toca Cuenta de casa (debajo dice "firma después").
3. Si hace falta, escribe en Buscar cuentas y toca la cuenta del cliente. Cada fila muestra su saldo. Tócala otra vez para quitarla.
4. Lee la línea debajo de la lista. Si la cuenta no tiene saldo a favor dice "Debe $X — con este cargo el saldo queda en $Y" o "Tras este cargo la cuenta deberá $Y". Si tiene saldo a favor, consulta Usa el saldo a favor de una cuenta.
5. Toca Cobrar $X. Dice Parcial $X cuando el monto no cubre toda la cuenta.
6. Si cargaste la cuenta completa, se cierra y el ticket (cuando se imprime solo) incluye las líneas de la cuenta del cliente. Si cargaste una parte, se imprime un comprobante de cargo a cuenta y la hoja sigue abierta para cobrar el resto.

• Un cargo a cuenta no lleva propina propia. La única propina posible sale del saldo a favor de la cuenta (ve la siguiente sección).
• Todo el monto cuenta para cerrar la cuenta, igual que el efectivo o la tarjeta.
• Si cargas lo de un asiento, el cargo queda en ese asiento.
• El día tiene que estar abierto. Sin caja abierta, el iPad dice "No hay turno abierto. Inicia un turno para cobrar." Si el día ya se cerró, verás "El día está cerrado. Inicia un nuevo día en la pantalla de PIN para continuar."
• Si se cae la conexión mientras cobras y lo intentas de nuevo, el cargo se registra una sola vez.
• En el corte Z, los cargos a cuenta aparecen como Cargado a cuentas, no como ventas. Para los reportes de la oficina, consulta Cómo cuentan las cuentas en los reportes.

Cobrar $X se queda apagado mientras el iPad está sin conexión ("Sin conexión") o mientras no se puede verificar el saldo de la cuenta ("Saldo sin verificar"). Si no has elegido una cuenta, dice "Elige una cuenta".

Solo aparecen las cuentas activas, y la lista se vuelve a leer cada vez que abres Cuenta de casa, así que una cuenta recién agregada en otro dispositivo aparece. Si la lista no carga, verás "No se pudieron cargar las cuentas." con Reintentar; no se puede cargar nada hasta que cargue. Si todavía no hay cuentas, un administrador o gerente las da de alta en ··· › Cuentas de clientes o en la oficina.

Si alguien desactiva la cuenta en otro dispositivo después de que cargó tu lista, el cargo se rechaza con "El pago no se registró — inténtalo de nuevo." Volver a intentarlo falla igual: revisa la cuenta en Cuentas de clientes.

Usa el saldo a favor de una cuenta

Cuando una cuenta tiene saldo a favor, el cargo lo usa. Si el saldo es menor que el cargo, tú decides qué hacer con el resto. Si es mayor, lo que sobra puede quedarse a favor o, cuando es dinero del propio cliente, quedarse como propina.

Quién puede hacerlo: cualquiera que haya iniciado sesión en el iPad.

Si el saldo a favor cubre solo una parte

1. Elige la cuenta. Aparecen dos opciones:
   • "Usar saldo a favor $C · pagar $R después" — la opción de siempre. Solo el saldo a favor se carga a la cuenta. La línea dice "Usa el saldo a favor de $C; $R se pagan después".
   • "Cargar todo $X · deja $R por pagar" — todo el cargo va a la cuenta. La línea dice "Saldo a favor $C — este cargo lo agota y deja $R por pagar".
2. Toca el botón. Con "Usar saldo a favor" dice Parcial $C; después cobra los $R restantes en efectivo o con tarjeta.

Si el saldo a favor cubre todo el cargo

1. Elige la cuenta. Aparecen dos opciones:
   • "Dejar $E a favor" — la opción de siempre. La línea dice "Saldo a favor $C — tras este cargo quedan $E a favor".
   • "Dejar $E de propina" — todo lo que sobra se vuelve propina y la cuenta queda en $0. La línea dice "Saldo a favor $C — este cargo deja $E de propina".
2. Toca Cobrar $X. Si dejas propina, el monto del botón ya la incluye.

Si el saldo a favor es exactamente igual al cargo, no hay nada que elegir. Las opciones vuelven a la de siempre cada vez que abres Cuenta de casa y cada vez que eliges otra cuenta.

Cómo funciona la propina del saldo a favor

• Una propina en un cargo a cuenta solo puede salir del saldo a favor que la cuenta ya tiene. Si la propina fuera a crear o aumentar una deuda, se rechaza.
• La propina siempre es todo lo que sobra; no se puede escribir una propina menor.
• Solo el saldo que el cliente pagó puede volverse propina. Barform toma el saldo a favor y le resta toda la cortesía que la cuenta ha recibido, incluso la que ya se usó. Si lo que sobra es más que eso, la opción de propina aparece en gris y dice "El saldo de cortesía no puede ser propina".
• La propina del saldo a favor cuenta como propina —en Hoy, en Del saldo a favor, en la noche de la cuenta; en el corte Z, como Propinas de saldo a favor— pero nunca en el efectivo esperado en caja ni en el total de la terminal. El reporte de Ingresos la resta del ingreso del día en que se tomó.
• Si alguien usó el saldo a favor en otro iPad entre que elegiste la cuenta y cobraste:
  • un cargo con "Usar saldo a favor" se rechaza con "El saldo a favor se usó en otra terminal — no se cobró nada. Revisa el nuevo saldo y cobra de nuevo." La lista se vuelve a cargar.
  • un cargo con propina del saldo a favor se rechaza con "Una propina en cuenta de casa solo puede salir del saldo a favor — no se cobró nada."
  • cualquier otro cargo pasa y la cuenta queda debiendo la diferencia. En un cargo parcial, el iPad dice "El crédito era menor de lo esperado — ahora se deben $X en la cuenta".
• Una propina mayor que el saldo pagado se rechaza con "El saldo de cortesía no puede ser propina — no se cobró nada."

Registra un abono a una cuenta

Registra el dinero que un cliente entrega para su cuenta, ya sea para pagar lo que debe o para dejar saldo a favor. Es dinero de la caja: queda en el corte Z de ese día.

Quién puede hacerlo: cualquiera que haya iniciado sesión en el iPad, con el día abierto.

1. Toca ··· en la barra de arriba y luego Cuentas de clientes.
2. Toca la cuenta en la lista de la izquierda.
3. Toca Registrar pago. Si está apagado y la hoja dice "No hay turno abierto. Inicia un turno para cobrar.", primero inicia el día.
4. Elige Efectivo, Crédito o Débito.
5. Escribe el monto en el teclado. La tecla de abajo a la izquierda pone el punto decimal para los centavos.
6. Si es con tarjeta, primero cóbrala en la terminal ("Cobra la tarjeta en la terminal física y registra aquí el número de autorización."). Toca Referencia / autorización y escribe el número de autorización en el teclado de letras que aparece en lugar del numérico. Toca el monto para volver a los números.
7. Toca Registrar. Se imprime un comprobante de abono a cuenta. Si fue en efectivo, el cajón se abre cuando tu sucursal lo tiene activado.

Con Barform 1.2.1 o posterior en el iPad, un abono en efectivo espera el conteo inicial de la noche: si nadie ha contado todavía la caja de esta noche, Registrar pide primero el conteo, y el abono se registra al terminarlo, o no se registra si cancelas. Crédito y débito nunca esperan. Ve La caja.

• Puedes abonar más de lo que debe la cuenta; el resto queda a favor. La hoja te avisa "Más que el saldo — el resto queda a favor.", o "No hay adeudo — este abono queda a favor para futuros cargos." cuando la cuenta no debe nada.
• El monto tiene que ser mayor a $0 y puede llegar a $999,999.99, al centavo.
• El abono pertenece a la caja del día. En el corte Z, el efectivo entra en Esperado en caja y se imprime como Pagos a cuentas (efectivo); la tarjeta entra en la conciliación de tarjetas como Pagos a cuentas (tarjeta). Nunca es una venta en el corte Z.
• Un abono con tarjeta guarda si fue crédito o débito, y el número de autorización (hasta 12 caracteres). Sin el número de autorización no se puede registrar.
• Queda registrado como quien recibió el dinero la persona que tiene la sesión abierta.
• Si se cae la conexión y vuelves a tocar Registrar, el abono se registra una sola vez.
• Funciona también con cuentas inactivas.
• En Hoy y en Ventas aparece como Cobrado a cuentas la noche en que llega, y paga primero el cargo pendiente más antiguo de la cuenta. Consulta Cómo cuentan las cuentas en los reportes.

Sin conexión, la hoja dice "Sin conexión — los cobros están en pausa hasta que regrese la conexión." y Registrar se queda apagado. Cancelar se bloquea mientras se registra un abono.

Agrega crédito desde la oficina

Pon un crédito directo en una cuenta desde la oficina, sin que haya un consumo de por medio. Hay dos tipos: Cortesía, un regalo sin dinero; y Pagado por el cliente, dinero que se recibió en la oficina en efectivo o con tarjeta.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

1. Entra a Servicio › Cuentas de clientes y haz clic en Agregar crédito en la fila de la cuenta. La ventana muestra "Saldo actual: $X".
2. En Tipo de crédito, elige:
   • Cortesía — viene elegida al abrir la ventana. "Crédito de cortesía: no ingresa dinero. Nunca cuenta como ingreso; lo que se pague con él simplemente nunca se vuelve venta."
   • Pagado por el cliente — "Dinero recibido en la oficina: cuenta como ingreso el día que llega, como cualquier abono. Nunca toca la caja de un turno ni el reporte Z."
3. Para Pagado por el cliente, elige el Método de pago: Efectivo o Tarjeta.
4. Escribe el Monto (MXN), por ejemplo 1500, 1,500 o 1500.50.
5. Si quieres, escribe una Nota (opcional), de hasta 200 caracteres.
6. Revisa el monto en el botón y haz clic en Registrar crédito — $X. Verás "Crédito registrado".

• La cortesía baja el saldo como un abono, pero nunca es ingreso, ni forma de pago, ni dinero de la caja. La parte de un cargo que cubre nunca se vuelve venta, y nunca puede volverse propina.
• Pagado por el cliente es dinero que entra el día en que lo registras: aparece en Cobrado a cuentas en Hoy y como ingreso en el reporte de Ingresos. Paga primero el cargo pendiente más antiguo. No pertenece a ninguna caja, así que no aparece en ningún corte Z.
• El dinero con tarjeta que agregas aquí no lleva tipo de crédito o débito, así que aparece como Tarjeta (sin tipo) donde el dinero con tarjeta se separa por tipo.
• El monto tiene que ser mayor a $0 y de hasta $1,000,000.00, en centavos enteros. El campo acepta 1500, 1,500, 1,500.50, 1500.5 y 180,50; con cualquier otra cosa el botón se queda apagado.
• Si haces clic dos veces en la misma ventana, el crédito se registra una sola vez. Si falla la red, la ventana se queda abierta con "No se pudo contactar al servidor — puede que no se haya registrado nada. Intenta de nuevo; un envío duplicado se detecta."
• Funciona también con cuentas inactivas.
• No se imprime nada, y un crédito registrado no se puede cambiar. Si se registró por error, un gerente lo puede anular hasta el siguiente Cerrar el día (ve Anula un abono o un crédito).

Da un crédito de cortesía en la barra

Dale a una cuenta una cortesía en el momento —una ronda que se cayó, una espera larga—. Baja lo que debe la cuenta, o le deja saldo a favor, sin mover dinero. No necesita caja abierta.

Quién puede hacerlo: cualquiera puede empezarlo, pero siempre lo autoriza un administrador o gerente, sin importar tus otros ajustes de aprobación. Si hay un administrador o gerente con sesión abierta, lo aprueba él mismo; a cualquier otra persona se le pide el PIN de un gerente (consulta Iniciar sesión).

1. Abre la lista de cuentas y toca la cuenta.
2. Toca Crédito de cortesía.
3. Si no eres administrador ni gerente, un gerente escribe su PIN en la hoja "Crédito de cortesía —" con el nombre de la cuenta ("Crédito de cortesía en la cuenta — no se mueve dinero.").
4. En Registrar cortesía, escribe el monto.
5. En Motivo, toca uno: Cortesía, Recuperación de servicio, Dueño, Promoción, Evento — o Otra… y escríbelo ("p. ej. disculpa por una espera larga").
6. Toca Registrar. Se imprime un comprobante de crédito de cortesía; el cajón nunca se abre.

• El motivo es obligatorio, de hasta 200 caracteres. Sin motivo, Registrar se queda apagado.
• No es dinero de la caja: no aparece en ningún corte Z y funciona con el día cerrado.
• Nunca es ingreso. En Hoy aparece como Crédito de cortesía otorgado, la parte de un cargo que cubre nunca se vuelve venta y nunca puede volverse propina.
• Queda registrado que lo otorgó el gerente que lo aprobó. El motivo se guarda con las palabras que mostró ese iPad, en su idioma.
• El monto tiene que ser mayor a $0, hasta $999,999.99.
• Si se cae la conexión y lo intentas de nuevo, el crédito se registra una sola vez, con la primera redacción del motivo.
• La hoja te recuerda: "Una cortesía no es dinero — reduce el saldo y nunca se registra como pago."

Sin conexión, Registrar se queda apagado ("Sin conexión — los cobros están en pausa hasta que regrese la conexión."). Si quien aprueba no es un administrador o gerente activo, verás "Solo un gerente o administrador activo puede dar un crédito de cortesía." Cuando un gerente aprueba con su PIN por otra persona, la línea Otorgó del comprobante imprime el nombre de quien tiene la sesión abierta; el registro sí guarda al gerente. Un crédito de cortesía registrado no se puede cambiar; un gerente lo puede anular hasta el siguiente Cerrar el día (ve Anula un abono o un crédito).

Corrige un cargo a una cuenta

Un cargo hecho por error se puede anular mientras su día siga abierto, y una anulación se puede deshacer, con las mismas pantallas que cualquier otro pago. Los pasos están en Correcciones de pagos. En el iPad, los cargos a cuenta aparecen ahí como Cuenta de casa; en la oficina (Servicio › Pagos), como Cuenta casa con el nombre de la cuenta.

Quién puede hacerlo: siempre un gerente: un administrador o gerente con sesión abierta, o cualquier otra persona con el PIN de un gerente. En la oficina, administradores y gerentes.

• Anular un cargo: el saldo de la cuenta baja por el cargo y su propina, así que el saldo a favor que haya usado regresa. Si el cargo había liquidado una cuenta, esa cuenta se reabre para cobrarla de otra forma. Solo puedes anular mientras siga abierto el día en que se hizo el cargo.
• Cambiar la propina que un cargo tomó del saldo a favor: en el iPad, con Propina en el cargo, en Pagos registrados; en la oficina, en Servicio › Pagos, con Propina… en el pago. No hay forma de pago que elegir: la propina de cuenta casa sale del crédito de la cuenta. La propina nueva tiene que seguir saliendo del saldo a favor y caber en el saldo pagado de la cuenta, contado sin este cargo ni su propina anterior. Bajar una propina siempre se puede. Los rechazos dicen "La propina de cuenta casa solo puede salir del crédito de la cuenta." y "La propina excede el crédito pagado de la cuenta — el crédito de cortesía nunca se vuelve propina." (en el iPad, cada uno termina en "— nada cambió.").
• Deshacer una anulación: el cargo vuelve tal como estaba. Si llevaba propina, la propina tiene que caber en el saldo a favor que la cuenta tiene ahora. No se puede deshacer mientras la cuenta esté inactiva: reactívala primero.

En la oficina, los movimientos conservan el cargo anulado, tachado y con su motivo; en el iPad desaparece.

Los abonos y los créditos —en la barra o en la oficina, en efectivo, con tarjeta o de cortesía— no se anulan aquí: tienen su propia anulación, en los movimientos de la cuenta (ve Anula un abono o un crédito). Cuando el día se cierra, el cargo ya no se puede anular ni cambiar de monto. Si quedó en la cuenta equivocada, pásalo a la correcta desde la oficina; eso funciona también después del cierre (ve Pasa un cargo a otra cuenta). En Servicio › Pagos, un cargo a cuenta anulado muestra "—" en lugar del nombre de la cuenta.

Anula un abono o un crédito

Regresa un abono a una cuenta —en efectivo o con tarjeta en la barra, o Pagado por el cliente en la oficina— o un crédito de cortesía, cuando se registró por error: con otro monto, en otra cuenta, con otra forma de pago o dos veces. El saldo de la cuenta se ajusta, y también la caja (si el dinero se recibió en la barra), Hoy, Ventas e Ingresos. Una anulación se puede deshacer.

Quién puede hacerlo: un gerente, siempre. En el iPad cualquiera puede tocar Anular, y lo aprueba un administrador o gerente con sesión iniciada; cualquier otra persona necesita el PIN de un gerente. En la oficina, administradores y gerentes.

Un abono o crédito se puede anular, y su anulación deshacer, solo mientras su día siga abierto:

• el dinero que se recibió en la barra: hasta el Cerrar el día de ese día;
• los créditos que se agregan en la oficina y los créditos de cortesía de la barra: hasta el siguiente Cerrar el día después de registrarlos. Así, un crédito que se capturó en la oficina en la tarde todavía se puede corregir esa noche.

Los botones Anular y Deshacer solo aparecen mientras el movimiento todavía puede cambiar.

En el iPad

1. Toca ···, luego Cuentas de clientes, y toca la cuenta.
2. En Movimientos, busca el abono o crédito —"Pago · Efectivo", "Pago · Tarjeta" o "Crédito de cortesía"— y toca Anular.
3. La hoja Anular pago (Anular crédito si es de cortesía) muestra la cuenta, el movimiento —un abono con tarjeta trae su tipo, por ejemplo "Pago · Tarjeta de débito"—, su monto y cuándo se registró.
4. En Motivo de la anulación, elige un motivo. Cuenta equivocada ya viene elegido.
   • Cuenta equivocada
   • Monto equivocado
   • Forma de pago equivocada
   • Registrado dos veces
   • Otra…: escribe el motivo en Especifica el motivo.
5. La hoja dice "El saldo, la caja y los reportes se ajustan — puedes deshacerlo aquí mientras el día siga abierto." Un abono con tarjeta recibido en la barra agrega "Anular aquí no devuelve el cargo a la tarjeta — si se cobró por error, anúlalo también en la terminal."
6. Toca Anular pago o Anular crédito. Si no eres gerente, el botón dice Anular pago — pide PIN de gerente, y un gerente escribe su PIN en una hoja que dice qué se aprueba, por ejemplo "Anular pago: $300.00 · Pago · Efectivo".
7. La hoja se cierra. La línea queda tachada, con la etiqueta Anulado, quién lo anuló y por qué, y el saldo se actualiza. Luego registra el abono correcto como siempre.

Para deshacer la anulación, toca Deshacer en la línea tachada, elige Anulado por error u Otra… y toca Deshacer anulación (o Deshacer anulación — pide PIN de gerente). "Regresa tal como se registró: el mismo monto, hora y caja."

En la oficina

1. Entra a Servicio › Cuentas de clientes y haz clic en la fila de la cuenta. Se abren sus movimientos.
2. Haz clic en Anular… en el abono o crédito. La ventana muestra el movimiento y "Sale de la cuenta: el saldo, el efectivo esperado en la caja (si se cobró en la barra), Hoy e Ingresos se ajustan. Solo mientras su día siga abierto."
3. En Motivo, elige Cuenta equivocada, Monto equivocado, Forma de pago equivocada o Registrado dos veces, o elige Otro… y escríbelo en Di por qué. No viene nada elegido, y el botón espera un motivo.
4. En un abono con tarjeta recibido en la barra, la ventana agrega "Anular el registro no devuelve el cargo a la tarjeta: si la tarjeta se cobró por error, anúlalo también en la terminal."
5. Haz clic en Anular abono o Anular crédito. Verás "Anulado: el saldo y los reportes se ajustan." y los movimientos muestran la línea tachada.

Para deshacer la anulación, haz clic en Deshacer anulación en la línea tachada, elige Anulado por error u Otro… y haz clic en Deshacer anulación. Verás "Anulación deshecha: volvió a la cuenta."

Qué cambia al anular

• El movimiento sale de la cuenta, y cada cifra se ajusta sola:
  • el saldo sube por ese monto: sale de Pagado (o de Cortesía, si era un crédito de cortesía);
  • un abono en efectivo recibido en la barra sale del efectivo esperado en el cierre de su día (Pagos a cuentas (efectivo) en el corte Z), y uno con tarjeta sale del total de tarjeta (Pagos a cuentas (tarjeta));
  • Hoy y Ventas lo quitan de Cobrado a cuentas en la noche en que llegó, y una cuenta que había pagado puede volver a contar como sin pagar en su propia noche;
  • Ingresos lo quita de Cobrado en cuentas de clientes en su día, y un crédito de cortesía sale de Crédito de cortesía otorgado.
• Deshacer regresa el movimiento tal como se registró —el mismo monto, hora y caja—, así que vuelve a contar en su propio día.
• Si se anula dinero que pagó una propina tomada del saldo a favor, la cuenta queda debiendo esa propina: el dinero nunca llegó.
• El motivo siempre es obligatorio. Cerrar el día en el iPad muestra la anulación como "Abono a cuenta anulado — " y la vuelta atrás como "Abono a cuenta restaurado — ", cada una con su motivo.
• No se imprime nada, el cajón no se abre y no se devuelve nada en la terminal de tarjeta.
• Un movimiento nunca se edita: se anula y se vuelve a registrar.

Cuándo se rechaza una anulación

• Su día ya se cerró. En el iPad: "El día en que se registró ya está cerrado — ya no se puede anular." (al deshacer, "… — ya no se puede cambiar."). En la oficina: "El día en que se registró ya está cerrado: nada puede cambiar."
• Ya estaba anulado, por ejemplo desde otro dispositivo: "Este pago ya estaba anulado." en el iPad, "Eso ya estaba anulado." en la oficina.
• Ya se deshizo: "Ese pago ya está de vuelta en los libros." en el iPad, "Eso ya está de vuelta en la cuenta." en la oficina.
• Si el iPad no puede leer las cajas del día, no muestra los botones Anular ni Deshacer. La oficina sí los tiene.

Pasa un cargo a otra cuenta

Pasa a la cuenta correcta un consumo que se cargó a la cuenta de cliente equivocada, también después de cerrar la noche, cuando el cargo ya no se puede anular. El cargo conserva su consumo, monto, propina, fecha y caja; solo cambia la cuenta, así que los dos saldos se ajustan, y también Hoy y Ventas.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes, solo en la oficina.

1. Entra a Servicio › Cuentas de clientes y haz clic en la fila de la cuenta donde está el cargo. Se abren sus movimientos.
2. Haz clic en Mover… en el cargo. La ventana Mover cargo muestra el cargo —con su propina del saldo a favor, si la tiene—, su fecha y la cuenta donde está, y "El cargo pasa a otra cuenta con su consumo, fecha y propina; los dos saldos y los reportes se ajustan. También funciona con la noche ya cerrada."
3. En A la cuenta, elige la cuenta que corresponde ("Elige la cuenta a la que pertenece el cargo."). Solo aparecen tus otras cuentas activas.
4. En Motivo, elige Cuenta equivocada, u Otro… y escríbelo.
5. Haz clic en Mover cargo. Verás "Cargo movido: los dos saldos se ajustan." El cargo ahora aparece en los movimientos de la otra cuenta.

Qué cambia al moverlo

• Saldos: la cuenta anterior deja de deber el cargo, y el saldo a favor que haya usado regresa, propina incluida. La cuenta nueva lo debe, o lo paga con su propio saldo a favor.
• Hoy y Ventas: los abonos de cada cuenta pagan primero sus cargos más antiguos, así que las dos cuentas se vuelven a calcular. La noche de la cuenta lo cuenta como vendido solo hasta donde lo ha pagado la cuenta donde ahora está, y el dinero que abonó la cuenta anterior se queda en esa cuenta, como saldo a favor o pagando sus otros cargos. Las cifras de una noche anterior pueden cambiar.
• El corte Z e Ingresos no cambian: sigue siendo el Cargado a cuentas de la misma caja y el Cargado a cuentas de clientes del mismo día.
• Una propina del saldo a favor tiene que salir del saldo a favor de la cuenta nueva, según lo que tenga ahora. Si no, se rechaza: "El cargo lleva una propina del saldo a favor, y esa cuenta no tiene saldo a favor para cubrirla." o "La propina del cargo excede el crédito pagado de esa cuenta: el crédito de cortesía nunca se vuelve propina."
• El monto no se puede cambiar aquí.

Cuándo se rechaza un cambio de cuenta

• El consumo se anuló: su cargo no muestra Mover…, y el cambio se rechaza con "Ese consumo fue anulado: su cargo no se puede mover."
• La cuenta está inactiva: "Esa cuenta está inactiva: reactívala primero."
• Ya está ahí: "El cargo ya está en esa cuenta."
• Si no hay otra cuenta activa, la ventana dice "No hay otra cuenta activa a la cual moverlo."
• En el iPad no se pueden pasar cargos de una cuenta a otra.

Comprobantes y tickets

Todo movimiento de una cuenta que se hace en la barra imprime un comprobante con el saldo de antes y de después, para que el cliente pueda revisar las cuentas. Se imprimen solos; no hay que tocar nada.

• Un cargo que liquida la cuenta: el ticket normal (cuando se imprime solo) agrega las líneas de la cuenta después del pago: Cuenta y el nombre; Saldo a favor anterior o Saldo anterior; y luego Saldo a favor restante o Saldo por pagar. Si el saldo a favor se usa completo, imprime "Saldo a favor restante $0.00". Estas líneas salen aunque el diseño del ticket oculte otros detalles.
• Un cargo que deja la cuenta abierta: un comprobante "— CARGO A CUENTA —" con Fecha, Cuenta, Cuenta de casa $X, Propina del saldo a favor si la hay, el saldo de antes y luego Saldo a favor o Saldo por pagar.
• Un abono a una cuenta: un comprobante "— ABONO A CUENTA —" con Fecha, Cuenta, Recibió, Efectivo o Tarjeta $X, y el saldo de antes y de después.
• Un crédito de cortesía en la barra: un comprobante "— CRÉDITO A CUENTA (CORTESÍA) —" con Fecha, Cuenta, Otorgó, Crédito de cortesía $X, el motivo, y el saldo de antes y de después.

Cada comprobante lleva tu logo (si el diseño del ticket lo muestra), tu razón social cuando está configurada y tus líneas de pie (o "¡Gracias por su visita!").

• Los saldos impresos son los que Barform registró, así que salen bien aunque otro iPad haya usado la cuenta en ese mismo momento. El comprobante usa palabras, nunca un signo de menos.
• Si se cayó la conexión y el movimiento sí se había registrado, el comprobante se vuelve a imprimir sin la línea de antes. Un abono en efectivo abre el cajón una sola vez.
• Los comprobantes se imprimen en el idioma del iPad. Las fechas se ven como "4 oct 2026, 21:21", en la zona horaria de tu sucursal.
• Si no hay impresora de tickets configurada, las hojas de abono y de cortesía dicen "No hay impresora de recibos configurada — no se imprimió el comprobante del abono." o "No hay impresora de recibos configurada — no se imprimió el comprobante del crédito."
• Una reimpresión desde Historial de cuentas muestra el nombre de la cuenta, pero no los saldos.
• Los créditos que se agregan en la oficina nunca se imprimen.

Cómo cuentan las cuentas en los reportes

Un cargo a cuenta no es venta hasta que entra el dinero. Esto define en qué noche una cuenta cargada se vuelve venta y dónde aparece el dinero que se abona.

Hoy y Ventas (ventas según la noche en que se abrió cada cuenta):

• Una cuenta cargada a un cliente se vuelve venta de la noche en que se abrió, pero solo cuando el cliente la paga con dinero (efectivo o tarjeta), y solo por lo que ya pagó. Un cargo sin pagar nunca cuenta.
• Los abonos y créditos de cada cuenta van pagando sus cargos del más antiguo al más reciente (según cuándo se hizo cada cargo). Todo abono y crédito cuenta, también el dinero pagado por adelantado: primero el monto de cada cargo y después la propina que haya salido del saldo a favor, que es propina, nunca venta.
• El dinero abonado aparece la noche en que llega, en Cobrado a cuentas: es dinero que entra, nunca una segunda venta. Cuentan los abonos en la barra y Pagado por el cliente en la oficina; la cortesía no.
• Lo que todavía no se paga de los cargos de esas noches aparece en En cuentas, sin pagar.
• La cortesía puede cubrir un cargo, pero nunca es venta. La cortesía otorgada en el periodo aparece en Crédito de cortesía otorgado.
• Estas tres líneas aparecen debajo de Ventas netas solo cuando son mayores a cero.
• La propina del saldo a favor cuenta en Propinas en la noche de la cuenta (Del saldo a favor).

Así, las Ventas netas de una noche anterior suben el día en que un cliente paga una de sus cuentas, y las cifras pueden moverse entre noches cuando se anula un cargo a cuenta o se deshace su anulación, cuando se anula un abono o crédito o se deshace su anulación, o cuando un cargo pasa a otra cuenta.

Por ejemplo: una cuenta de $1,200.00 abierta el domingo se carga a un cliente el lunes, y el cliente abona $1,200.00 el martes. Hasta el martes, el domingo muestra $1,200.00 en En cuentas, sin pagar. El martes, las Ventas netas del domingo suben $1,200.00, esa línea queda en cero y el martes muestra $1,200.00 en Cobrado a cuentas; no es venta del martes.

Ingresos (el dinero el día en que llega): lo que se abona a las cuentas es ingreso el día en que llega (Cobrado en cuentas de clientes). Los cargos son nuevas cuentas por cobrar, no ingresos (Cargado a cuentas de clientes). Las propinas del saldo a favor se restan, y la cortesía aparece pero nunca es ingreso.

El corte Z (en el iPad): los cargos aparecen como Cargado a cuentas, fuera de las ventas; los abonos en la barra entran en las líneas de caja y de tarjeta; los créditos de la oficina y las cortesías no aparecen en ningún corte Z.

Para ver lo que todavía deben las cuentas de esas noches, busca En cuentas, sin pagar debajo de Ventas netas en Hoy. A qué noche pertenece una cuenta, y en qué noche llega el dinero, depende de tu Hora de servicio (Configuración › Horarios y turnos).

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