Recetas, destilados de la casa e inventario

Una receta dice qué sirve un producto: qué artículos del inventario, cuánto y qué línea reemplaza una elección de marca. Los destilados de la casa son tu botella base para cada tipo de destilado; las recetas que los siguen cambian con ellos cuando cambias la botella. Cuando se paga una cuenta, las recetas deciden qué sale del inventario. Los artículos del inventario están en Artículos e inventario.

Recetas

Cada producto puede tener una receta: una lista de artículos del inventario, cada uno con su cantidad y su unidad, cuántas porciones rinde y notas. La oficina muestra el costo de cada trago y su porcentaje de costo (el costo como porcentaje del precio de carta). Cuando se paga la cuenta, las cantidades de la receta salen del inventario.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

Busca la receta de un trago

1. En la oficina (app.barformpos.com), ve a Menú › Recetas.
2. Busca con Buscar producto o filtra Todos los productos, Con receta o Sin receta.
3. Cada fila muestra el precio de carta y "costo …" o "sin receta", con una etiqueta de porcentaje como "22% de costo" —o "22% de costo · incompleto" si algún ingrediente no tiene costo registrado—. Una receta sin líneas dice Vacío.
4. Haz clic en la fila (o en Agregar receta) para abrir el editor.

Crea una receta

1. Abre el producto desde Menú › Recetas y haz clic en Crear receta.
2. Agrega cada ingrediente: elige un artículo en Agrega un artículo…, escribe la Cant., elige la Unidad y haz clic en Agregar.
   • Los destilados de la casa están en esa misma lista como "Tequila de la casa", "Ginebra de la casa", etc., con la botella de hoy al lado. Elige uno para agregar una línea que lo siga (consulta Destilados de la casa).
3. Llena Rinde si la receta da más de una porción (una preparación en lote) y Notas con el método. Los dos se guardan al salir del campo.

Cambia o quita una línea

1. Cambia la Cant. de la línea y haz clic fuera, o elige otra Unidad. Se guarda al instante.
2. Si el trago tiene grupos de modificadores, pon en Se sustituye por el grupo cuya elección reemplaza esta línea, o Nunca se sustituye.
3. Para quitar una línea, haz clic en Quitar ingrediente en su fila.

Elimina una receta

Haz clic en Eliminar receta y confirma. El producto sigue en la carta; a partir de ahí no descuenta nada del inventario.

Unidades, costos y porcentaje de costo

• Unidades: oz, ml, golpe, g y pza. La unidad de una línea tiene que medir lo mismo que la unidad con que se almacena el artículo: volumen (oz, ml, golpe), peso (g) o piezas (pza). La lista de unidades solo ofrece las que sirven, y si no coinciden, un mensaje te dice qué tipo de unidad elegir.
• Equivalencias: 1 oz = 29.5735 ml; 1 golpe = 0.92 ml.
• Una receta lleva cada artículo una sola vez: "Ese artículo ya está en esta receta."
• Costo de línea = la cantidad, convertida a la unidad del artículo, × el costo por unidad del artículo. Costo por porción = la suma de los costos de línea ÷ Rinde, redondeada una sola vez al centavo: "Costo por unidad (rinde 1)".
• El costo de una receta siempre usa los costos de hoy de los artículos, de Inventario › Artículos.
• Porcentaje de costo = costo por porción ÷ precio de carta del producto × 100, redondeado. La etiqueta sale en verde hasta 20 %, en ámbar hasta 30 % y en rojo arriba de eso.
• Un ingrediente sin costo hace que el porcentaje se vea mejor de lo que es, así que la etiqueta dice "incompleto" y el editor lo nombra: "… no tiene costo registrado, así que el porcentaje es menor que el real. Registra su costo en Inventario → Artículos."
• Solo aparecen los productos activos, y el editor solo ofrece artículos activos.

Qué hace Se sustituye por

Se sustituye por marca la medida que reemplaza una elección de marca. Como lo explica el editor: "si una opción de ese grupo (vinculada a una botella) va en la línea, se descuenta la botella elegida en lugar de esta, con la cantidad de esta fila."

Esa misma marca le dice a Barform:

• cuál opción es la de la casa en el selector del iPad;
• qué línea reemplaza el destilado nuevo de un trago personalizado;
• con qué medida se calcula un cargo extra según la medida.

En Se sustituye por solo aparecen los grupos de modificadores asociados al producto. Consulta Modificadores y el selector del iPad.

Destilados de la casa

Un destilado de la casa es tu botella base para un tipo de destilado —tequila, ginebra, bourbon— y la botella que es hoy. Las líneas de una receta pueden seguirlo. Cambias la botella una vez y todos los tragos que lo siguen sirven la botella nueva, con sus costos actualizados, en un solo paso.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

Agrega un destilado de la casa

1. En la oficina, ve a Menú › Recetas › De la casa y haz clic en Agregar destilado de la casa.
2. Ponle nombre. Las sugerencias: Tequila, Mezcal, Vodka, Ginebra, Ron blanco, Ron añejo, Bourbon, Rye, Whisky escocés, Coñac, Licor de naranja, Vermut dulce, Vermut seco.
3. Elige la Botella de tu inventario.
4. En "Tragos que usan … y lo seguirán", marca los tragos que lo deben seguir. Todos los tragos activos que usan esa botella empiezan marcados, menos un derecho que se vende con el nombre de la botella: "quien lo pide por nombre quiere esa botella."
5. Haz clic en Crear. Un mensaje confirma el destilado de la casa y cuántos tragos lo siguen.

Cambia la botella

Para esto existen los destilados de la casa.

1. Haz clic en Cambiar botella en su fila. El cuadro dice qué botella usa hoy y cuántas recetas lo siguen.
2. Elige la Botella nueva. Solo aparecen botellas que se miden en una unidad compatible.
3. Revisa la vista previa: cada trago que lo sigue con su Medida y su costo Ahora y Después; lo más barato en verde, lo más caro en ámbar.
4. Haz clic en Cambiar a … (el nombre de la botella nueva). Un mensaje confirma la botella nueva y cuántas recetas se actualizaron.

Ve y administra sus tragos

1. Haz clic en la fila del destilado de la casa para abrirlo.
2. A la izquierda, "Tragos que siguen … de la casa" muestra cada trago con su medida y su costo. La X de un trago hace que deje de seguirlo; conserva la botella.
3. A la derecha, "También usan …, pero no lo siguen": marca tragos y haz clic en Seguirlo (N).

Renombra o elimina

Usa el menú ⋯ de la fila: Renombrar o Eliminar. Al eliminar, te pide confirmar: "Sus tragos siguen usando la misma botella; solo dejan de seguirlo."

Los destilados de la casa dentro de una receta

• Una línea que sigue a un destilado de la casa muestra la etiqueta "… de la casa", como "Tequila de la casa". Haz clic en ella para abrir De la casa. La × de al lado hace que la línea deje de seguirlo ("Dejar de seguir … de la casa (conserva esta botella)").
• Una línea que usa la botella de un destilado de la casa sin seguirlo muestra Seguir … de la casa.

Cómo funcionan

• La fila de cada uno muestra su botella, lo que cuesta servir 45 ml (1.5 oz) de ella y "Lo siguen: N".

• Una línea que lo sigue siempre sirve su botella. El inventario, los costos de las recetas y el iPad leen la botella de la línea, así que todos cambian con él.

• Un cambio de botella mueve el destilado de la casa y todas las líneas que lo siguen a la vez, con las mismas cantidades. No se permite, y te dice qué trago lo impide, cuando:

  • un trago que lo sigue mide la línea en una unidad en la que no se almacena la botella nueva: "… lo mide en una unidad que no corresponde a esa botella."; o
  • un trago que lo sigue ya usa la botella nueva en otra línea: "… ya usa esa botella en otra línea. Quita esa línea de su receta primero."

  La vista previa muestra los dos casos antes de que confirmes ("Todavía no se puede cambiar: …").

• Solo una línea que ya usa la botella del destilado de la casa puede empezar a seguirlo: "Solo un trago que usa esa botella puede seguirlo."

• Los nombres no se repiten (sin importar mayúsculas) y llevan de 1 a 60 caracteres.

• La botella tiene que ser uno de tus artículos activos: "Esa botella no está en tu inventario." Una botella que usa un destilado de la casa no se puede eliminar del inventario. Sí se puede archivar, y la fila dice entonces "Botella archivada".

• Eliminar un destilado de la casa nunca cambia lo que sirve ningún trago.

• Los derechos que se venden con el nombre de la botella quedan fuera a propósito. Márcalos solo si también deben cambiar.

Qué sale del inventario cuando se paga una cuenta

Cuando una cuenta se paga completa, Barform descuenta del inventario la receta de cada línea, con la botella que el cliente eligió de verdad. Las cortesías también se descuentan; los errores anulados de la cuenta, no. Sucede solo y nunca detiene un cobro.

Cuándo. En el momento en que la cuenta queda pagada: cuando sus pagos, incluidos los cargos a cuenta de cliente, cubren el total. No pago por pago: una cuenta pagada en partes se descuenta cuando se paga la última parte. Una cuenta cargada a una cuenta de cliente se descuenta cuando se cierra.

Si la cuenta se reabre. Cuando anular uno de sus pagos reabre una cuenta pagada, regresa al inventario exactamente lo que se había descontado. Al volver a cobrarla se descuenta lo que tenga en ese momento: las bebidas que se agregaron después de reabrirla se descuentan, las que se quitaron no. Si en cambio se cierra como mesa vacía, no regresa nada más. Ve Correcciones de pagos.

Qué líneas. Todas las que no están anuladas, más las cortesías: una cortesía sí se sirvió. Una línea anulada por error no descuenta nada, igual que un producto sin receta.

Cuánto. Por cada ingrediente de la receta de la línea: su cantidad × la cantidad de la línea ÷ lo que Rinde la receta, convertido a la unidad con que se almacena el artículo, sumado por artículo y redondeado a tres decimales.

Elecciones de marca. Una opción elegida que está vinculada a un artículo del inventario reemplaza la línea de la receta marcada con Se sustituye por el grupo de esa opción, con la cantidad de esa línea de la receta. Si un grupo tiene varias líneas marcadas, la primera elección reemplaza a la primera línea marcada (en el orden de la receta), la segunda a la segunda, y así. Las opciones sin botella, los grupos sin línea marcada y las elecciones de más no cambian nada: la receta se sirve tal cual.

Por ejemplo, la receta de un Whiskey Sour sirve 60 ml del bourbon de la casa en una línea marcada con Se sustituye por "Whiskey". El cliente elige la opción de bourbon premium, vinculada a su propia botella: salen 60 ml del bourbon premium en lugar del de la casa.

Opciones que sirven varios tragos. Una opción con Sirve la receta × multiplica la receta completa de la línea, incluidas las elecciones de marca: una opción "4 personas" de una fuente con 4 descuenta cuatro medidas; media medida con 0.5, la mitad. Además se multiplica por la cantidad de la línea, y varias opciones así en una misma línea se multiplican entre sí. Consulta Modificadores y el selector del iPad.

Los cargos extra según la medida cambian el precio, no el inventario. El cargo se calcula con la medida de la línea marcada, pero la botella elegida se descuenta con la cantidad de esa línea.

Tragos personalizados. Un trago personalizado basado en uno del menú sirve la receta de ese trago; si el bartender cambió el destilado, el nuevo reemplaza la línea de destilado del trago con la misma medida. Uno desde cero sirve su destilado con tu medida desde cero (60 ml, salvo que la cambies en Configuración › Sucursal › iPads y servicio › Tragos personalizados). Consulta Tragos personalizados.

Revísalo en Inventario

En la oficina, ve a Inventario › Actividad y elige Venta (o Todos los motivos) en el filtro de motivo; la lista empieza en Todo excepto ventas. Cada cuenta pagada genera un movimiento por artículo, con el motivo Venta, a nombre de quien atiende la cuenta. La existencia de cada artículo está en Inventario › Artículos.

Límites

• Una medida que no se puede convertir —una receta en ml contra un artículo que se cuenta por pieza, por ejemplo— se omite. Nunca se descuenta con un número equivocado y nunca detiene el cobro.
• El inventario puede quedar en negativo.
• Lo que no está en la receta (hielo, jugo, garnitura) nunca sale del inventario.
• Un cambio en una receta solo afecta a las cuentas que se paguen después. Nada se recalcula hacia atrás.

Relacionado

• Artículos y existencias
• Modificadores y el selector del iPad
• Tragos personalizados
• Conteos de inventario
• Mermas