Productos y categorías

Tu menú vive en la oficina (app.barformpos.com). Las categorías agrupan tus productos, y cada categoría es una pestaña en la pantalla de orden del iPad. Aquí verás las categorías, la lista de productos, la ficha de cada producto, cómo sacar un producto de la carta (86), cómo archivar, los interruptores del menú para clientes y cómo llegan tus cambios a los iPads.

En el menú lateral de la oficina, Menú está dentro de Catálogo y abre en Categorías. Sus pestañas son Categorías, Productos, Modificadores, Precios y, en los planes con inventario, Recetas.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes, en la oficina. En el iPad, el personal solo puede sacar un producto de la carta y volverlo a poner (86).

Categorías

En el iPad, cada categoría es una pestaña de la pantalla de orden, en el orden de tu lista, y una sección del menú para clientes. Una categoría tiene nombre, un color opcional, una impresora opcional para las comandas y un interruptor para el menú para clientes.

Crea una categoría

1. En la oficina, ve a Menú › Categorías y haz clic en Nueva categoría.
2. Escribe el Nombre (hasta 80 caracteres).
3. Opcional: elige un Color con el selector o escribe un código hexadecimal, como #C9A227, en la casilla de al lado. Limpiar lo quita.
4. Opcional: en Imprime el ticket en, elige una impresora. Viene en Sin ticket.
5. Deja activado Mostrar en el menú para clientes o desactívalo (consulta Oculta una categoría del menú para clientes).
6. Haz clic en Crear. Aparece "Categoría creada" y la categoría queda al final de la lista.

Edita una categoría

1. Haz clic en ··· en su fila › Editar.
2. Cambia lo que necesites y haz clic en Guardar. Aparece "Categoría actualizada".

Cambia el orden de las pestañas

1. Toma la fila por la agarradera de su extremo izquierdo y arrástrala hacia arriba o hacia abajo: "Arrastra para reordenar. Los cambios se guardan automáticamente."
2. No hay que presionar nada más. Si no se puede guardar, aparece "Falló el reordenamiento" y la lista regresa al orden anterior.

En el iPad, las pestañas siguen este orden, después de Favoritos, que va primero siempre que la sucursal tenga ventas para ordenarlos.

Qué controla una categoría

• La fila muestra el punto de color, el nombre, cuántos productos tiene (sin contar los archivados) y, si la tiene, la impresora de comandas.
• El color aparece en el iPad como un puntito en la pestaña de la categoría. La cantidad de cada línea de esa categoría en la cuenta se tiñe de ese color, y el menú para clientes pone un punto junto al título de la sección. Sin color, la pestaña muestra un punto dorado y las cantidades se ven normales.
• Imprime el ticket en: al enviar, los artículos recién enviados de esta categoría imprimen una comanda en esa impresora. Sin ticket no imprime nada. Si después desactivas esa impresora, el iPad avisa: "Algunos productos van a una impresora desactivada — su comanda no se imprimió." La lista ofrece tus impresoras activas de Configuración › Impresoras.
• Un solo nombre. La categoría no tiene nombre en español aparte: se ve igual en los dos idiomas del iPad.

Oculta una categoría del menú para clientes

El interruptor Mostrar en el menú para clientes saca una categoría completa del menú para clientes —el menú de solo lectura que los clientes ven desde la pantalla de PIN del iPad— sin quitársela al personal: "Las categorías ocultas siguen disponibles en la pantalla del personal."

1. Ve a Menú › Categorías y haz clic en ··· en la categoría › Editar.
2. Desactiva Mostrar en el menú para clientes (actívalo para volver a mostrarla).
3. Haz clic en Guardar.

• Las categorías nuevas empiezan con el interruptor activado, también las que crea la importación.
• El menú para clientes muestra, en el orden de las categorías, cada categoría con el interruptor activado y, dentro, solo los productos disponibles (no agotados) que tengan activado su propio interruptor. Una categoría sin nada que mostrar no aparece. Cada producto muestra su Nombre (EN), su precio y su descripción.
• La pantalla de orden del personal nunca toma en cuenta este interruptor.

Archiva una categoría

Archivar quita una categoría de los iPads y de tu lista de categorías, y la pasa a una lista de Archivadas al final de la página. No se borra nada y sus productos no se archivan con ella.

1. Haz clic en ··· en la fila de la categoría › Archivar.
2. Confirma. La pregunta dice el nombre de la categoría y, si todavía tiene productos, cuántos.
3. Haz clic en Archivar. Aparece "Categoría archivada" con Deshacer.

Para recuperarla en ese momento, haz clic en Deshacer antes de que se cierre el aviso. La categoría vuelve a su lugar con todos sus ajustes.

Restaura una categoría archivada

1. En Menú › Categorías, baja hasta Archivadas ({count}), al final de la página. Solo aparece mientras haya alguna categoría archivada: "Fuera de los iPads y del menú para clientes. Restaurar la regresa con sus productos, su color, su impresora y su opción del menú para clientes." Cada categoría archivada muestra su color y cuántos productos tiene.
2. Haz clic en Restaurar en su fila. Aparece "Categoría restaurada", y la categoría regresa a la lista de arriba, en su lugar de antes.

La lista de Archivadas está en orden alfabético. Ahí no se pueden editar ni reordenar las categorías: primero restaura la que necesites.

Qué pasa con los productos de una categoría archivada:

• En el iPad no están en ninguna pestaña, ni en el menú para clientes, ni en la pantalla Agotados (86), y no imprimen comanda. La búsqueda de la pantalla de orden sí los encuentra y desde ahí se pueden registrar.
• En Menú › Productos siguen mostrando el nombre de la categoría, pero no puedes filtrar por ella. En la ficha del producto, la casilla Categoría la muestra como "{name} (archivada)", para un producto que ya está en ella. Al guardar se queda ahí; si eliges otra categoría, el producto se mueve.
• La importación de hojas de cálculo solo reconoce categorías activas: un archivo que nombre una archivada crea una categoría nueva con ese nombre.

Las categorías no se pueden eliminar.

La lista de productos

Menú › Productos muestra cada producto con su categoría, SKU, precio y disponibilidad. Puedes buscar, filtrar, ordenar y exportar la lista, sacar o volver a poner un producto en la carta y abrir un producto para editarlo.

• Busca un producto: escribe en Buscar por nombre o SKU. Encuentra el nombre, el nombre en español o el SKU, en cualquier parte del texto y sin importar mayúsculas. Los acentos sí cuentan: "limon" no encuentra "Limón".
• Filtra: en la primera lista elige Activos o Archivados (con cuántos hay); en la segunda, Todas las categorías o una categoría.
• Ordena: haz clic en el título de una columna —Producto, Categoría, Costo, % costo o Precio—. Otro clic invierte el orden. Las columnas de texto empiezan de la A a la Z, las de números del mayor al menor, y los vacíos siempre van al final.
• Ve los costos (planes con inventario): haz clic en Ver costo. Aparecen las columnas Costo y % costo; otro clic las oculta.
• Abre un producto: haz clic en su fila o en ··· › Editar.
• Exporta: deja la vista, la categoría y la búsqueda que quieras y haz clic en Exportar CSV.
• Importa desde una hoja de cálculo (solo administradores): haz clic en Importar. Se abre Configuración › Importar; consulta Importar desde una hoja de cálculo.

Lo que muestra la lista:

• Cada fila trae una miniatura (cuando algún producto ya tiene imagen), el nombre, una etiqueta roja Agotado si el producto está fuera de la carta, la categoría (o Sin categoría) y el SKU, las columnas de costo si las mostraste, el precio, el interruptor Disponible (salvo en la vista de archivados) y un menú ···. La lista muestra 50 filas por página.
• Costo es el costo por porción de la receta: cada ingrediente a su costo actual, sumados y divididos entre lo que rinde la receta, al centavo. Sin receta muestra "—".
• % costo es el costo entre el precio, como porcentaje entero: verde hasta 20 %, ámbar hasta 30 % y rojo arriba de eso. Sale en ámbar con "?" si algún ingrediente no tiene costo registrado, y "—" si el precio es $0. Consulta Recetas, destilados de la casa e inventario.
• La exportación trae todas las filas de la vista, la categoría y la búsqueda actuales —todas las páginas, no solo la que tienes en pantalla—, ordenadas por nombre aunque en pantalla hayas ordenado por otra columna. Columnas: Nombre, Nombre en español, SKU, Categoría, Precio (MXN), Disponible (sí/no). Un valor que empieza con = + - o @ lleva un apóstrofo al inicio para que la hoja de cálculo no lo tome como fórmula.
• El filtro de categoría solo muestra categorías activas: no puedes filtrar Sin categoría ni una categoría archivada.

Crea o edita un producto

La ficha del producto tiene todo lo de un producto. No hay campo de impuesto: el impuesto es un solo ajuste para toda la sucursal (consulta Precios).

Crea un producto

1. En la oficina, ve a Menú › Productos y haz clic en Nuevo producto.
2. Nombre (EN): obligatorio, hasta 120 caracteres. Es el nombre que muestra el iPad.
3. Nombre (ES): nombre en español opcional, hasta 120 caracteres.
4. Descripción: opcional.
5. Categoría: elige una. Si la dejas en Ninguno, el producto no queda en ninguna pestaña del iPad.
6. SKU: opcional, hasta 64 caracteres.
7. Precio (MXN): obligatorio. Escríbelo como 180, 180.50, 1,500.00 o 180,50; puedes poner el signo $. Se vale $0.
8. Trago personalizado: déjalo desactivado para un producto normal (consulta Tragos personalizados).
9. Mostrar en el menú para clientes: viene activado; desactívalo para que este producto no salga en el menú para clientes.
10. Imagen: opcional. Haz clic en Elegir imagen… y escoge un archivo PNG, JPEG o WebP de menos de 1 MB. Una foto del teléfono casi siempre pesa más: hazla más chica primero.
11. Grupos de modificadores: marca cada grupo que use este producto.
12. Haz clic en Crear. Aparece "Producto creado".

Un producto nuevo queda en la carta de inmediato, y el iPad lo pone después de los que ya hay en su categoría.

Edita un producto

1. Haz clic en su fila en Menú › Productos (o en ··· › Editar).
2. Cambia lo que necesites. Si el producto ya tiene imagen, Imagen ofrece Reemplazar imagen… y el enlace Ver imagen actual; si no, dice "Aún sin imagen."
3. Haz clic en Guardar. Aparece "Producto actualizado".

Mientras editas, la ficha también tiene:

• Disponible, que dice En la carta o Fuera de la carta. Se guarda al instante; consulta Saca un producto de la carta (86).
• En los planes con inventario, Receta › Abrir la receta, que abre la receta del producto. Guarda antes: el enlace sale de la ficha sin guardar.

Dónde aparece cada campo

Reglas que conviene saber

• Un producto sin categoría no está en ninguna pestaña ni en el menú para clientes y no imprime comanda, pero la búsqueda de la pantalla de orden sí lo encuentra y desde ahí se puede registrar.
• No hay forma de reordenar los productos dentro de una categoría: el iPad los muestra en el orden en que se agregaron.
• Grupos de modificadores: la lista muestra todos tus grupos, primero los marcados. Al guardar quedan exactamente los que marcaste. En el iPad, los grupos salen en su orden de Menú › Modificadores, no en el orden en que los marcaste. Si todavía no tienes grupos, la ficha dice "Aún no hay grupos de modificadores: créalos en la pestaña Modificadores."
• Un cambio de precio no toca las líneas que ya están en las cuentas: cada línea conserva el precio con el que se registró.
• Cuando un producto ya tiene categoría, puede pasar a otra, pero no volver a quedar sin categoría.
• Una imagen se puede reemplazar, pero no quitar. Una imagen nueva o de reemplazo tiene que pesar menos de 1 MB.
• Los nombres no tienen que ser únicos. (La importación de hojas de cálculo se salta una fila cuyo nombre coincida con un producto activo.)
• Mensajes que puedes ver: "Ingresa un precio válido", "Categoría no encontrada", "No se pudo subir el archivo — inténtalo de nuevo."

Saca un producto de la carta (86)

Al desactivar Disponible, el producto sale de la carta sin archivarlo —por ejemplo, cuando se acaba en la barra— y al activarlo vuelve. Es el mismo interruptor que usa la pantalla Agotados (86) del iPad.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes en la oficina, sin PIN. En el iPad, el mismo interruptor pide la aprobación de un gerente; consulta Tomar la orden.

1. En la oficina, ve a Menú › Productos y busca el producto.
2. Desactiva Disponible en su fila (o en la ficha del producto). Se guarda al instante; no hay botón de guardar. Si no se puede guardar, aparece un error y el interruptor regresa a como estaba.
3. Para regresar el producto a la carta, vuelve a activar Disponible.

• En la oficina, la fila muestra la etiqueta roja Agotado.
• En el iPad, el botón del producto se queda en la pantalla de orden, en gris y con la marca "86"; tocarlo no hace nada y, si lo mantienes presionado, ofrece Marcar disponible. El menú para clientes lo oculta.
• El cambio llega a los iPads, normalmente en menos de un segundo.
• Las líneas que ya están en las cuentas no cambian. Los productos archivados no tienen interruptor.

Archiva y restaura un producto

Archivar quita un producto de los iPads y de la lista de Activos sin borrarlo a él ni a sus ventas. La vista de Archivados muestra los productos archivados, y Restaurar devuelve uno.

Archiva un producto

1. En Menú › Productos, haz clic en ··· en el producto › Archivar.
2. La pregunta te avisa que el producto "se ocultará del menú y dejará de aceptar órdenes". Haz clic en Archivar.
3. Aparece "Producto archivado" con Deshacer, que lo regresa de inmediato.

Restaura un producto

1. En Menú › Productos, cambia la primera lista a Archivados.
2. Haz clic en ··· en el producto › Restaurar. Aparece "Producto restaurado".

Qué conserva un producto archivado

• Conserva sus nombres, precio, categoría, grupos de modificadores, receta, imagen y disponibilidad. Restaurar lo regresa con todo eso; si estaba agotado, sigue agotado.
• Los iPads lo quitan de la pantalla de orden, de la búsqueda, de la pantalla Agotados (86) y del menú para clientes en su siguiente recarga del menú, normalmente en menos de un segundo.
• Los productos no se pueden eliminar. Las ventas pasadas se quedan como estaban.
• Los productos que crea la importación del historial de TouchBistro llegan archivados, así que están en la vista de Archivados. Consulta Importar tu historial de TouchBistro.
• La importación de hojas de cálculo no toma en cuenta los productos archivados: una fila con el nombre de un producto archivado crea un producto nuevo en lugar de restaurar el anterior.
• Si archivas un producto que está en una cuenta abierta, cuando los iPads recargan el menú esa línea se queda sin nombre en la pantalla de orden, y las cuentas impresas y las comandas la imprimen como "Artículo". Su precio y los totales de la cuenta no cambian.
• Un producto restaurado cuya categoría está archivada vuelve sin pestaña; solo lo encuentra la búsqueda de la pantalla de orden.

Muestra u oculta un producto en el menú para clientes

Cada producto tiene su propio interruptor Mostrar en el menú para clientes para el menú que los clientes ven desde la pantalla de PIN del iPad. Úsalo para un producto que no debe salir en el menú dentro de una categoría que los clientes sí ven, como una botella de la casa o un trago solo para el personal.

1. Abre el producto en Menú › Productos.
2. Desactiva Mostrar en el menú para clientes (o vuelve a activarlo). Su texto de ayuda dice: "El menú que ven los clientes desde la pantalla de PIN del iPad. Los tragos personalizados nunca aparecen ahí."
3. Haz clic en Guardar.

• Un producto sale en el menú para clientes solo si el interruptor de su categoría y el suyo están activados, si no es un trago personalizado y si está disponible (no agotado). La búsqueda del menú para clientes solo cubre lo que ese menú muestra.
• Los productos nuevos empiezan con el interruptor activado.
• Mientras Trago personalizado esté activado, el interruptor queda deshabilitado y se ve desactivado. Su valor se conserva y vuelve a contar si el producto deja de ser trago personalizado.
• La pantalla de orden del personal nunca toma en cuenta este interruptor.

Cómo llegan los cambios del menú a los iPads

Cada cambio en Categorías, Productos y Modificadores —incluidos la disponibilidad y los cambios masivos de precio— llega solo a cada iPad vinculado, normalmente en menos de un segundo, haya alguien con sesión iniciada o esté el iPad en la pantalla de PIN. Nadie tiene que presionar nada en el iPad.

Para asegurarte de que un iPad tiene el menú más reciente:

1. Revisa que esté conectado: en el iPad, toca ··· Más y mira la fila Sincronización. Esa fila solo muestra el estado; no recarga nada.
2. Si el iPad sigue con un menú viejo, cierra sesión y vuelve a entrar: cada inicio de sesión recarga el menú.

• El iPad también carga el menú completo cuando se abre la app y cuando se vincula.
• Al recargar, conserva la categoría que tenías abierta.
• Los ajustes de la sucursal, como la tasa de impuesto, no van por aquí: el iPad los lee al iniciar sesión.
• Si el iPad no logra abrir su conexión en vivo, los cambios del menú le llegan en el siguiente inicio de sesión. Cuando una conexión caída regresa, el menú no se recarga solo: un cambio hecho mientras estaba desconectado aparece con el siguiente cambio del menú o en el siguiente inicio de sesión.
• Sin conexión, el iPad se queda con el último menú que cargó.
• Los precios de hora feliz (Menú › Precios) viajan con la misma recarga: guardar, encender, apagar o borrar uno llega a los iPads en más o menos un segundo. Si no se pueden leer, el iPad se queda con los últimos que cargó. Ve Precios.

Relacionado

• Modificadores y el selector del iPad
• Precios
• Recetas, destilados de la casa e inventario
• Menú para clientes
• Importa desde una hoja de cálculo