Cómo se cuenta cada cifra
En qué noche o día pone cada reporte una venta, un pago, una propina o una caja, qué incluye cada cifra y por qué dos reportes pueden no coincidir.
En esta página
Tus reportes responden preguntas distintas, así que el mismo dinero puede caer en días distintos según el reporte. Esta página repasa cada uno: en qué noche o día cae cada cifra, qué incluye y qué no, y cómo encajan los reportes entre sí. Todos los montos de los ejemplos son inventados.
Cuatro ideas detrás de cada reporte
Tu día de servicio. Una noche va de tu Hora de servicio (Configuración › Horarios y turnos) a la misma hora del día siguiente.
- Con la hora de servicio a las 6:00 a.m. —la que trae una sucursal nueva—, el viernes va del viernes a las 6:00 a.m. al sábado a las 5:59 a.m. Una cuenta que se abrió el sábado a la 1:30 a.m. es del viernes. Con la hora de servicio a las 4:00 p.m., el viernes iría del viernes a las 4:00 p.m. al sábado a las 3:59 p.m.
- Todo lo que se registra antes de tu hora de servicio pertenece a la noche anterior; con la hora de servicio a las 4:00 p.m., por ejemplo, una caja que se inició a las 2:30 p.m. o un pago que se cobró a las 3:00 p.m.
- Elige una hora de servicio en que el bar siempre esté cerrado y nadie esté trabajando, como las 6:00 a.m. Consulta Configuración de la sucursal.
La noche de la cuenta. Hoy y Ventas cuentan una venta en la noche en que se abrió su cuenta, aunque se haya cobrado al día siguiente.
El día en que llega el dinero. Ingresos cuenta cada pago en el día de servicio en que se cobró. El dinero que se abona a una cuenta de cliente cuenta el día en que llegó.
La caja. Hay una sola caja por día de operación, compartida por todos los iPads.
- Se abre cuando alguien toca Iniciar el día, y solo se cierra cuando un gerente cierra el día.
- El corte Z es el registro de esa caja.
- Una caja pertenece al día de servicio en que se inició. Si nadie la cierra, los iPads piden cerrarla a partir del siguiente día de servicio (consulta La caja).
Hoy
Qué noche muestra Hoy:
- La noche o el periodo que elijas.
- Sin elegir nada, mientras estás abierto —hay una caja abierta desde hace menos de 20 horas, o tu horario dice que estás abierto—: la noche en curso, con el título "Esta noche hasta ahora".
- Sin elegir nada, en otro momento: la última noche que vendió algo, con el título "Último servicio".
- Los rangos rápidos (Hoy, Ayer, Esta semana, etcétera) siguen las fechas de calendario. Antes de tu hora de servicio, Hoy es una noche que todavía no empieza, así que sale en ceros.
| Cifra | Qué incluye | Qué no incluye |
|---|---|---|
| Ventas netas | Cada pago en las cuentas de esas noches —en efectivo, con tarjeta o con cualquier forma de pago que no sea una cuenta de cliente—, sin importar cuándo se cobró, después de descuentos y con IVA incluido. Más la parte de cada cuenta cargada a un cliente que el cliente ya pagó con dinero. Lo que se abonó en una noche posterior aparece como "incluye $X pagado después a través de cuentas de clientes". | Las propinas. Lo que todavía no se paga de las cuentas cargadas. Lo que cubrió un crédito de cortesía. Los pagos anulados. |
| En cuentas, sin pagar | Lo que todavía deben las cuentas de esas noches que se cargaron a clientes. | Nunca es parte de las ventas netas. |
| Cobrado a cuentas | El dinero que se abonó a cuentas de clientes durante el periodo, el día en que llegó. | Es dinero que entra, no una venta: la venta está en la noche de la cuenta. |
| Crédito de cortesía otorgado | La cortesía que se dio a cuentas durante el periodo. | Nunca es dinero ni venta. |
| Cuentas | Cada pago en las cuentas de esas noches, más cada cuenta cargada a un cliente que ya tiene dinero abonado. Una cuenta pagada en dos partes cuenta dos veces. Por cuenta = Ventas netas ÷ cuentas. | |
| Comensales y grupos | Comensales: las personas anotadas en las cuentas que vendieron; una cuenta sin número cuenta como 1. Grupos: el número de esas cuentas. Por comensal = Ventas netas ÷ comensales. | Las cuentas que no vendieron nada. |
| Propinas | Todas las propinas de las cuentas de esas noches, incluidas las que salieron del saldo que un cliente pagó por adelantado (Del saldo a favor). | |
| Depósitos de reservación | Un depósito que se usa en una cuenta: es un pago de la noche de la cuenta, dentro de las ventas netas y en Formas de pago como Depósito de reservación. Debajo de Ventas netas: Depósitos recibidos en línea y Depósitos reembolsados en el periodo, y Depósitos retenidos en las noches del periodo. | Esas tres líneas nunca forman parte de las ventas netas. |
| Formas de pago | Cada forma en que se pagaron las cuentas de esas noches. Cada propina aparece en la forma de pago en que llegó, así que una cuenta pagada con tarjeta y con propina en efectivo muestra la propina en Efectivo. Cobros a cuentas (efectivo) y Cobros a cuentas (tarjeta) son el dinero de cuentas de clientes que pagó los cargos de esas noches. Las líneas suman las ventas netas. Tarjeta se separa en Crédito, Débito y Sin tipo, según lo que se eligió en el iPad. | |
| Categorías con más ventas, Productos más vendidos del menú | Los 10 primeros, a lo que pagó el cliente por cada línea —después del descuento de la línea, antes de un descuento a toda la cuenta—, en las cuentas que vendieron. | Las líneas anuladas. Estos paneles no suman las ventas netas. |
| Meseros con más ventas | El dinero de las cuentas de cada mesero, a nombre del mesero actual de la cuenta. | |
| Descuentos y cancelaciones | Cuántas cuentas recibieron un descuento a toda la cuenta en el periodo, por tipo, una vez cada una; cada cortesía, con su valor; y Artículos cancelados: las líneas anuladas en las cuentas del periodo, a precio de lista —anulaciones por error, cortesías y líneas que se quitaron antes de enviarse—. | El dinero que se rebajó con descuentos (eso está en Ingresos). Los descuentos a una sola línea. |
| Requiere atención (las líneas de caja) | Las cajas a las que les faltaron o sobraron $100 o más en efectivo, o cuyo total de terminal difiere por $100 o más: hasta tres de las cajas iniciadas en el periodo y, sin importar el periodo, cada diferencia que sigue esperando explicación, en su propia línea si es de las últimas 30 noches y las anteriores contadas en una sola línea. Cada una lleva el nombre de la noche en que se inició. | Las diferencias que un gerente marcó como explicadas. Las diferencias de menos de $100. |
| Esta semana vs. meta | Las ventas netas, los comensales y el gasto por comensal de la semana de servicio en curso, contra tus metas. | No sigue el periodo que elijas. |
Nota
Una noche pasada puede cambiar. Cuando un cliente paga una cuenta vieja, la noche de esa cuenta crece, su En cuentas, sin pagar baja lo mismo y la línea debajo de Ventas netas dice cuánto llegó después. Una cuenta que se quedó abierta de una noche a otra se suma a su propia noche cuando por fin se cobra.
Ventas
Ventas tiene las mismas cifras y reglas que Hoy, para cualquier periodo, con las mismas líneas debajo.
- La gráfica. Cada columna son exactamente las ventas netas de esa noche en Hoy, así que las columnas suman el total. Los periodos de más de 92 noches se grafican por mes.
- La exportación trae los números de la gráfica.
- Tragos personalizados: los tragos que se hicieron con el armador de tragos en cuentas pagadas que se abrieron en el periodo. Una cuenta cerrada a una cuenta de cliente cuenta como pagada.
Al final de la página hay dos revisiones:
- Pagos anulados: cada pago anulado en el periodo, según cuándo se anuló.
- Conciliación de pagos: cada cuenta pagada que cerró en el periodo cuyos pagos —cargos a cuentas de clientes incluidos— no suman lo mismo que la cuenta. Funciona en periodos de hasta 92 noches.
Ingresos
En qué día: el día de servicio en que se cobró cada pago. El dinero que se abona a una cuenta de cliente cuenta el día en que llegó. Es la base de tu contador: el IVA se causa cuando te pagan.
| Cifra | Qué incluye | Qué no incluye |
|---|---|---|
| Ventas netas | Los pagos en efectivo, con tarjeta y con otras formas de pago que se cobraron ese día + el dinero que se abonó a cuentas de clientes ese día (en efectivo o con tarjeta, en la barra o en la oficina) − las propinas que se pagaron ese día del saldo a favor de un cliente (ese dinero ya se contó cuando se abonó). Después de descuentos, con IVA incluido. | Las propinas. Las cuentas cargadas a clientes, hasta que el cliente paga. |
| IVA, Sin IVA | El IVA de cada cuenta, repartido entre sus pagos según su monto. El dinero abonado a cuentas no tiene una cuenta detrás, así que su IVA se saca con tu tasa actual. Sin IVA = Ventas netas − IVA. | |
| Propinas | Las propinas de los pagos del día + las propinas pagadas del saldo a favor. Son para el personal, no son ingresos. | |
| Cuentas, Grupos | Cuentas: los pagos cobrados ese día. Grupos: las distintas cuentas a las que pertenecen esos pagos. | Los cargos a cuentas de clientes y el dinero abonado a cuentas. |
| Cobrado por forma de pago | El monto y el número de cada forma de pago; las propinas en la forma de pago en que llegaron; Cobros a cuentas (efectivo) y Cobros a cuentas (tarjeta). | Los cargos a cuentas de clientes: no se recibió dinero. |
| Tarjeta por tipo | Tarjeta de crédito, Tarjeta de débito y Tarjeta (sin tipo), más el dinero con tarjeta abonado a cuentas, por tipo. Los créditos con tarjeta que se registran en la oficina no tienen tipo, así que cuentan como sin tipo. | |
| Cuentas de clientes | Cargado a cuentas de clientes: las cuentas que se cargaron a clientes ese día; te las deben, no son ingreso. Cobrado en cuentas de clientes: el dinero abonado, que sí es ingreso. Crédito de cortesía otorgado: nunca es dinero. | |
| Descuentos | Todo lo que se rebajó de las cuentas: el descuento a la cuenta y los descuentos por línea de cada una, repartidos entre todos sus pagos —efectivo, tarjeta y cargos a cuentas de clientes—, cada parte el día en que se cobró. Una cuenta que cerró en $0 cuenta todo su descuento el día en que cerró. | Las cortesías (su valor está en Cortesías) y las cuentas anuladas. |
| Cortesías | Las cortesías que se dieron ese día, con su número y su valor. | |
| Anulaciones | Las líneas anuladas en cuentas que se abrieron ese día, a precio de lista. | |
| Movimientos de caja | Entradas de efectivo y Salidas de efectivo, según el día en que se registró cada una. Contexto para el arqueo. | El fondo inicial. |
| Depósitos de reservación | Un depósito es ingreso el día en que se pagó en línea, con su IVA sacado a tu tasa; un reembolso es salida de dinero el día en que se envió. Una propina que sale de un depósito está en Propinas y se resta de las ventas netas. | Un depósito que se usa en una cuenta (aparece como Aplicados a cuentas) y un depósito retenido: ninguno vuelve a ser ingreso. |
La tabla del periodo va por día de servicio, o por mes en cuanto el periodo toca dos meses de calendario. Sus filas suman los totales.
Los cortes y el Z
En qué noche se archiva una caja: la noche de servicio en que se inició. Cortes (Z) y Requiere atención en Hoy usan la misma noche y el mismo nombre.
- Iniciada temprano. Una caja que se inició antes de tu hora de servicio se archiva —y se nombra— en la noche anterior.
- Abierta de más. Una caja que nadie cierra sigue recibiendo el dinero de la noche siguiente, y las dos noches terminan en un solo Z. Los iPads piden cerrarla desde el siguiente día de servicio. En Cortes (Z), su horario dice los dos días ("lun 5:09 p.m. – mié 2:06 a.m.") y dice en qué noches recibió dinero ("Recibió dinero el lun 5 de oct y mar 6 de oct").
- Cajas vacías. Una caja que no recibió nada —sin fondo, sin dinero, contada en $0, sin nota— se junta en una sola línea debajo de la tabla. Sigue en la exportación.
Las cifras del Z se calculan en el momento del cierre y se guardan. Nada las recalcula después, y las correcciones se rechazan una vez cerrado el día. Cuando una diferencia tiene una razón que conoces, un gerente puede marcarla como explicada, con una nota: la cifra se queda, marcada como Explicada, y Requiere atención deja de mostrarla. Mientras tanto, una diferencia de $100 o más se queda en Requiere atención, sin importar el periodo que veas. Consulta Cerrar el día.
| Cifra | Cómo se cuenta |
|---|---|
| Ventas Brutas | Cada pago que se cobró en esta caja, sin propinas, sin importar en qué noche se abrió la cuenta. Las cuentas cargadas a clientes no entran; aparecen como Cargado a cuentas. |
| Propinas | Todas las propinas de los pagos de la caja, separadas por la forma de pago en que llegaron, más las propinas pagadas del saldo a favor. |
| Esperado | Fondo inicial (un fondo que nadie contó vale $0) + ventas en efectivo + propinas en efectivo + efectivo abonado a cuentas en la barra + entradas − salidas. Las propinas en efectivo solo cuentan cuando tu sucursal las deja en la caja hasta el conteo, como viene de inicio. |
| Contado y la Variación de efectivo (Efectivo ± en Cortes) | Lo que contó quien cerró. La variación es contado − esperado. |
| La apertura frente al último cierre (debajo de Fondo inicial en Cortes) | El conteo inicial − lo que dejó en caja el último cierre. Con $100 o más de diferencia, un conteo tardío o uno omitido, se queda en Requiere atención hasta que un gerente lo explique. |
| Queda en caja y Retirado ("quedaron $X" debajo de Contado en Cortes) | Lo que quien cerró escribió en Se queda en caja, y el resto del conteo. No cambian la variación. |
| POS · Terminal (Tarjeta (POS) y Terminal bancaria en Cortes) | POS: ventas con tarjeta + las propinas que llegaron en tarjeta, separadas en crédito, débito y sin tipo. Terminal: el total del cierre de lote que se escribió al cerrar; Sin conciliar en el Z y "—" en Cortes cuando no se escribió. |
| La Variación de tarjeta (Tarjeta ± en Cortes) | Terminal − (POS + lo abonado con tarjeta a cuentas en la barra). |
| Anulaciones · Cortesías | El número de artículos anulados desde que se abrió la caja, y luego el valor de las cortesías en cuentas abiertas desde entonces. |
| Por método, Por Mesero, Por Categoría | Los pagos de esta caja por forma de pago y por el mesero de la cuenta; los dos suman las Ventas Brutas. Los precios de las líneas por categoría, que no tienen que sumar lo mismo. |
| Un depósito de reservación que se usa en una cuenta | En las Ventas Brutas, y en Por método como Depósito de reservación. Nunca en el Esperado, en los renglones de tarjeta ni en el total de la terminal: el cliente lo pagó en línea. Su propina está en Propinas de depósitos. |
Hay dinero que no está en ningún Z: los abonos a cuentas que se registran en la oficina, los saldos de cortesía y los depósitos de reservación cuando se pagan en línea. Solo la parte que se usa en una cuenta llega a un Z, como Depósito de reservación.
El Z impreso trae los mismos renglones de Caja que la pantalla —Sin contar para un fondo que nadie contó, y Propinas en efectivo en caja cuando dejas las propinas en efectivo en la caja—, así que en papel los renglones también suman el Esperado. El papel trae menos detalle de tarjeta: las propinas solo se separan en Propinas (tarjeta) y Propinas (efectivo), y su sección Tarjeta no tiene renglones de Crédito ni Débito.
Cuentas de clientes
| Qué pasa | Hoy y Ventas | Ingresos | Z |
|---|---|---|---|
| Una cuenta, o parte de ella, se carga a un cliente | Es venta de la noche de la cuenta solo cuando el cliente la paga con dinero, y solo por lo que paga. El resto está en En cuentas, sin pagar. | Cargado a cuentas de clientes el día del cargo; no es ingreso. Su descuento cuenta en Descuentos ese día. | Cargado a cuentas, fuera de las Ventas Brutas. |
| El cliente abona a su cuenta en la barra (efectivo, crédito o débito) | Cobrado a cuentas el día en que llega. Paga primero el cargo pendiente más antiguo de la cuenta, y la noche de esa cuenta gana la venta; si llegó en una noche posterior, aparece como "incluye $X pagado después a través de cuentas de clientes". | Ingreso el día en que llega (Cobrado en cuentas de clientes), con el IVA sacado a tu tasa. | En la caja: el efectivo en el Esperado, la tarjeta en la revisión de la terminal. |
| Pagado por el cliente, registrado en la oficina | Igual que en la barra. | Igual que en la barra. | En ningún Z. |
| Crédito de cortesía | Cubre lo que se debe, pero nunca es venta. Aparece como Crédito de cortesía otorgado. | Aparece, pero nunca es ingreso. | En ningún Z. |
| Una propina que sale del saldo a favor de un cliente | Una propina de la noche de la cuenta. | Se suma a las propinas y se resta de las ventas netas de ese día. | En las propinas del Z, pero no en el efectivo esperado ni en el total de la terminal. |
Unas reglas más:
- Saldo a favor. El dinero que se paga por adelantado cuenta en Ingresos el día en que llega. Se vuelve venta en Hoy solo cuando una cuenta posterior lo usa, y como ya estaba en la cuenta, no cuenta como "pagado después".
- Cuentas que nadie paga. Una cuenta que nadie paga nunca —la de un dueño, por ejemplo— nunca se vuelve venta.
- El saldo = todo lo cargado (más las propinas del saldo a favor) − todo lo abonado (dinero y crédito de cortesía).
Cómo funcionan las cuentas: Cuentas de clientes.
Cómo se relacionan los reportes
| Hoy y Ventas | Ingresos | Cortes y el Z | |
|---|---|---|---|
| La pregunta | ¿Qué vendió cada noche? | ¿Qué dinero llegó cada día y cuánto IVA trae? | ¿Cada caja tenía lo que debía? |
| Un pago cae en | la noche en que se abrió su cuenta | el día en que se cobró | la caja en que se cobró |
| Una cuenta cargada a un cliente | venta cuando se paga, en la noche de la cuenta | se debe desde el día del cargo; es ingreso el día en que se paga | Cargado a cuentas |
| Dinero abonado a una cuenta | Cobrado a cuentas, el día en que llega | ingreso, el día en que llega | en la caja, si se cobró en la barra |
| Propinas | fuera de las ventas netas, aparte | fuera de las ventas netas, aparte | en el Esperado (las de efectivo) y en Tarjeta (POS) (las de tarjeta) |
| Cuentas (número) | cada pago, más cada cuenta cargada con dinero abonado | cada pago cobrado | — |
| Descuentos | cuántas cuentas recibieron uno | el dinero rebajado de cada cuenta | — |
| Fondo inicial, entradas y salidas | no aparecen | las entradas y salidas, como contexto | dentro del Esperado |
| Un depósito de reservación | venta de la noche de la cuenta cuando se usa en ella; lo recibido, lo reembolsado y lo retenido, debajo de las ventas netas | ingreso el día en que se paga en línea; un reembolso, salida de dinero el día en que se envía | Depósito de reservación, solo en las Ventas Brutas |
Una noche en todos los reportes
Toma una hora de servicio a las 4:00 p.m. El viernes, una cuenta de $600.00 que se abrió a las 10:00 p.m. se paga con tarjeta a la 1:00 a.m., con $90.00 de propina. Una cuenta de $400.00 que se abrió a las 11:00 p.m. se carga a la cuenta de un cliente frecuente. El martes a las 7:00 p.m., el cliente paga los $400.00 en efectivo en la barra.
- Hoy. Hasta el martes, el viernes muestra ventas netas de $600.00 y En cuentas, sin pagar de $400.00, con 1 cuenta. Desde el martes, el viernes muestra $1,000.00, "incluye $400.00 pagado después a través de cuentas de clientes" y 2 cuentas. El martes muestra los $400.00 en Cobrado a cuentas, no como venta.
- Ingresos. El viernes muestra ventas netas de $600.00 (la 1:00 a.m. sigue siendo viernes), 1 cuenta y $400.00 en Cargado a cuentas de clientes. El martes muestra ventas netas de $400.00, todo en Cobrado en cuentas de clientes.
- Z. La caja del viernes muestra Ventas Brutas de $600.00, Tarjeta (POS) de $690.00 y Cargado a cuentas de $400.00. La caja del martes espera los $400.00 en efectivo, como Pagos a cuentas (efectivo).
- Totales. Del viernes al martes, Hoy e Ingresos suman lo mismo: $1,000.00.
Lo que siempre cuadra
- Las Formas de pago de Hoy suman sus ventas netas, y cada columna de la gráfica de Ventas es esa noche en Hoy.
- Las formas de pago de Ingresos, menos las propinas pagadas del saldo a favor, suman sus ventas netas, y sus filas suman sus totales.
- Cuando una sola caja recibió todo el dinero de un día:
- el efectivo de Ingresos = las ventas en efectivo del Z;
- la tarjeta de Ingresos, más sus propinas con tarjeta, = la Tarjeta (POS) del Z;
- las propinas de Ingresos = las propinas del Z.
- En un tramo que empieza y termina sin nada abierto ni pendiente —todas las cuentas cobradas, todos los cargos a clientes pagados, ningún dinero esperando en una cuenta—, Hoy e Ingresos suman lo mismo.
Por qué dos reportes pueden no coincidir
- Una cuenta cobrada después de que cambió tu día de servicio. Hoy la pone en la noche de la cuenta; Ingresos, en el día en que se cobró.
- Las cuentas de clientes. Hoy cuenta una cuenta cargada en su propia noche cuando se paga; la línea de pagado después dice cuánto de una noche llegó más tarde. Ingresos cuenta el dinero el día en que llega.
- Las propinas pagadas del saldo a favor de un cliente. Ingresos las resta de las ventas netas de ese día; Hoy las cuenta como propinas de la noche de la cuenta.
- Una caja que se inició antes de tu hora de servicio, o que se quedó abierta dos noches. Cortes y Requiere atención la archivan en la noche en que se inició, y su Z trae todos los pagos que se cobraron en ella. Ingresos reparte ese mismo dinero según el día en que se cobró cada pago.
- El número de cuentas. En Hoy, una cuenta cargada a un cliente que ya tiene algo pagado suma una cuenta más; Ingresos solo cuenta los pagos. Cada página lo dice debajo de la cifra.
- Los depósitos de reservación. Ingresos cuenta un depósito el día en que se pagó en línea, y un reembolso el día en que se envió; Hoy cuenta un depósito que se usó en una cuenta en la noche de esa cuenta. Consulta Depósitos para grupos grandes.
- Los descuentos. Hoy cuenta cuántas cuentas recibieron un descuento, el día en que se aplicó. Ingresos muestra el dinero rebajado de cada cuenta —pagada en efectivo o con tarjeta, cargada a un cliente o cerrada en $0— el día en que se cobró cada pago o cargo. Una cuenta de $500.00 con 20% de descuento que se carga a un cliente suma un Descuento porcentual en Hoy, y $100.00 de Descuentos en Ingresos el día del cargo.
- Productos vendidos y las ventas netas. Productos vendidos cuenta cada producto igual que Productos más vendidos del menú —con el descuento propio de cada línea, pero sin restar los descuentos a toda la cuenta, y con todos los productos de una cuenta en cuanto se paga cualquier parte—, así que, para las mismas noches, su total puede ser mayor que las ventas netas.