La caja fuerte

Barform puede llevar la cuenta de lo que debe haber en la caja fuerte de tu sucursal: el efectivo que cada cierre saca de la caja, más lo que metes, menos lo que sacas, a partir del último conteo de la caja fuerte. La lees, cuentas la caja fuerte y registras entradas y salidas en la oficina (app.barformpos.com), en Reportes › Caja fuerte, justo debajo de Cortes (Z) en el menú lateral. El iPad solo pasa efectivo entre la caja y la caja fuerte (ve Pasa efectivo entre la caja y la caja fuerte), y nunca muestra cuánto hay en ella. Lo que se retira en cada cierre se decide al cerrar (ve Cerrar el día).

La caja fuerte es opcional: no todos los bares llevan la suya en Barform. Un administrador la enciende o la apaga para cada bar con Usar la caja fuerte, y un bar nuevo empieza con ella apagada (ve Enciende o apaga la caja fuerte). El resto de esta página es para un bar que la usa.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes, en todos los planes: todos los que pueden entrar a la oficina. Solo los administradores pueden anular un error, editar las listas de motivos y encender o apagar la caja fuerte.

Enciende o apaga la caja fuerte

Usar la caja fuerte es un solo interruptor para todo lo de la caja fuerte en tu bar. Está en la tarjeta Cierre del día, junto con los ajustes del cierre.

Quién puede hacerlo: administradores. Un gerente ve el interruptor en gris.

1. En la oficina, ve a Configuración › Sucursal › iPads y servicio.
2. En la tarjeta Cierre del día, enciende o apaga Usar la caja fuerte. Debajo de su nombre dice "Activa Reportes › Caja fuerte, y De la caja fuerte y A la caja fuerte en la Entrada / Salida de efectivo del iPad. Apagado, todo eso se oculta y no se pierde nada de lo registrado. Al volver a encenderlo, cuenta la caja fuerte: los cierres hechos mientras estaba apagado siguen contando en la cifra."
3. Se guarda al momento. El menú lateral y Hoy cambian enseguida, sin recargar. Cada iPad cambia la próxima vez que alguien inicie sesión en él.

Un bar nuevo empieza con el interruptor apagado, y también un bar que nunca contó su caja fuerte ni registró entradas o salidas en ella. Un bar que ya había hecho alguna de las dos cosas sigue con él encendido.

Con el interruptor apagado

• Reportes › Caja fuerte sale del menú lateral, y su dirección abre Reportes › Ventas.
• Hoy no muestra líneas de la caja fuerte (ve Lo que muestra Hoy).
• La Entrada / Salida de efectivo del iPad no tiene De la caja fuerte ni A la caja fuerte. Los demás motivos funcionan igual. Un iPad que leyó el interruptor antes de que se apagara las sigue ofreciendo hasta su próximo inicio de sesión: si alguien toca una, dice "Este bar no usa la caja fuerte, así que no se registró nada." y la opción desaparece al momento.
• Pregúntale a Barform dice que tu bar no usa la caja fuerte y dónde la activa un administrador.
• No se puede guardar nada de la caja fuerte. Una página que se quedó abierta responde "Este bar no usa la caja fuerte. Un administrador puede activarla en Configuración › Sucursal › iPads y servicio."
• El cierre no cambia. Se queda en caja, el conteo inicial y el Z funcionan igual, ni la pantalla de cierre ni el Z nombran la caja fuerte, y lo que retira cada cierre sigue quedando registrado en la caja.
• No se pierde nada de lo registrado. Una línea que ya está en un Z o en Reportes › Cortes (Z) conserva sus palabras: "Entrada de efectivo: De la caja fuerte" se sigue leyendo igual.

Vuelve a encenderla

La página y su historial regresan, y Hoy vuelve a mostrar cualquier diferencia que ningún gerente haya explicado. Después, cuenta la caja fuerte (ve Cuenta la caja fuerte):

• Los cierres hechos mientras el interruptor estaba apagado siguen contando en la cifra, cada uno en el momento en que se cerró.
• El efectivo que entró o salió de la caja fuerte mientras el interruptor estaba apagado no está en la página, así que el siguiente conteo lo muestra como diferencia.

Lo que debe haber en la caja fuerte

Debe haber en la caja fuerte es una sola cifra para tu sucursal:

• el último conteo de la caja fuerte,
• más el efectivo que cada cierre ha sacado de la caja desde entonces,
• más lo que ha entrado a la caja fuerte desde entonces,
• menos lo que ha salido de ella desde entonces.

Para leerla:

1. En la oficina, abre Reportes › Caja fuerte.
2. Lee Debe haber en la caja fuerte y la cifra de abajo.
3. Debajo de la cifra está cuándo se contó la caja fuerte por última vez y quién la contó —por ejemplo "Último conteo: vie 23 de oct · 1:00 p.m., por Ana"— y cómo salió ese conteo: "Cuadró con lo que debía haber." en verde, "Faltaron $250.00 de lo que debía haber." en rojo, "Sobraron $250.00 de lo que debía haber." en ámbar, "El primer conteo: el punto de partida." o "Sin comparar: un cierre anterior no registró lo que dejó en la caja." Si un gerente ya explicó la diferencia, una línea dice quién y cuándo; por ejemplo "La explicó Ana el sáb 24 de oct."
4. A la derecha, Cómo se calcula hace la suma línea por línea: "Contado el" con la hora del conteo y su monto, luego Retirado en 3 cierres desde entonces, Entradas desde entonces, Salidas desde entonces y Debe haber en la caja fuerte.

La cifra es lo que tus registros dicen que debe haber en la caja fuerte, no lo que hay: eso solo te lo dice un conteo.

De dónde sale lo retirado

Al final de la noche, quien cierra cuenta la caja y escribe lo que Se queda en caja para la próxima apertura. El resto del conteo se retira, y todo va a la caja fuerte. La página de la caja fuerte lo suma en el momento del cierre:

• lo retirado = el efectivo contado al cerrar − lo que se queda en caja;
• un cierre que contó $0.00 retiró $0.00.

Cómo se cierra está en Cerrar el día.

Entrada / Salida de efectivo, en la Caja del iPad, mueve efectivo de la caja, no de la caja fuerte, así que no cambia esta cifra. Las excepciones son De la caja fuerte y A la caja fuerte, dos opciones de esa misma pantalla que mueven tanto la caja como la caja fuerte (ve Pasa efectivo entre la caja y la caja fuerte).

Cuando la cifra puede no ser exacta

• Un cierre que no registró lo que dejó. No se sabe cuánto retiró, así que queda fuera de la cifra: nunca se cuenta como $0.00. La página lo avisa en ámbar: "Un cierre no registró lo que dejó en la caja: la cifra puede no ser exacta; cuenta la caja fuerte." (o "3 cierres no registraron lo que dejaron en la caja: …"), con "Un cierre hecho en un iPad con una versión de Barform anterior a la 1.2.1 no lo registra. Lo que retiró queda fuera de la cifra: no se cuenta como $0.00." Cuenta la caja fuerte: la cifra vuelve a partir de tu conteo. Retirado en N cierres desde entonces solo cuenta los cierres que registraron lo que dejaron.
• Una cifra menor a $0.00. Se pone en rojo, con "Ha salido más de lo que debía haber: revisa los movimientos de abajo y luego cuenta la caja fuerte."
• Dinero que se movió sin registrarse. El efectivo que entra o sale de la caja fuerte sin registrarse, o que se movió antes de un conteo pero se registró después, aparece como diferencia en el siguiente conteo. Registra el dinero en cuanto se mueve.

Cuenta la caja fuerte

Cuenta todo el efectivo de la caja fuerte y escribe el total. Barform lo compara con lo que debía haber y guarda las dos cifras, con la diferencia. Desde ahí, lo que debe haber en la caja fuerte parte de este conteo.

1. Primero registra cualquier entrada o salida, para que el conteo se compare con la cifra correcta (ve Registra una salida o una entrada).
2. Haz clic en Contar la caja fuerte. La ventana dice "Cuenta todo el efectivo de la caja fuerte y escribe el total. Se compara con lo que debe haber." y "Registra antes cualquier entrada o salida, para que el conteo se compare con la cifra correcta."
3. Escribe el total en Efectivo en la caja fuerte: pesos enteros, con los centavos después del punto (14100.50). También sirve 14,100.50 o 14100,50. Si la caja fuerte está vacía, escribe 0.
4. Opcional: escribe una nota en Nota (opcional).
5. Haz clic en Guardar conteo. La ventana muestra lo que contaste —por ejemplo "Conteo guardado: $14,100.00."— y cómo salió (ve Qué significa la respuesta).
6. Haz clic en Listo.

Para salir sin contar, haz clic en Cancelar.

El primer conteo

Hasta que la caja fuerte se cuenta por primera vez, no se espera nada. Reportes › Caja fuerte muestra la tarjeta La caja fuerte aún no se ha contado: "Cuéntala para fijar el punto de partida. A partir de ahí se suma el efectivo que cada cierre saca de la caja y cada entrada y salida, para que veas cuánto debe haber." y "Todavía no hay nada esperado."

1. Cuenta todo el efectivo de la caja fuerte.
2. Haz clic en Contar la caja fuerte en la tarjeta. La ventana dice "Este primer conteo fija el punto de partida: desde ahora, lo que debe haber se calcula a partir de él."
3. Escribe el total en Efectivo en la caja fuerte y haz clic en Guardar conteo. La respuesta dice, por ejemplo, "Quedó fijado el punto de partida: $10,000.00."
4. Haz clic en Listo.

Hasta el primer conteo, la lista muestra los cierres de las últimas siete noches y lo que cada uno sacó de la caja, sin cifra acumulada.

Qué significa la respuesta

Con una diferencia de $100.00 o más, se agrega "Hoy muestra la diferencia hasta que un gerente la explique en esta página." (ve Lo que muestra Hoy).

Reglas de los conteos

• Cada conteo guarda lo que se contó, lo que debía haber en la caja fuerte en ese momento, la diferencia (lo contado − lo que debía haber), la nota, quién contó y cuándo. Sus cifras nunca cambian.
• Un conteo nunca se edita. Un administrador puede anular un conteo equivocado mientras sea el más reciente (ve Anula un error); luego vuelve a contar.
• $0.00 es un conteo: la caja fuerte vacía. Un conteo puede ser de hasta $10,000,000.00. Si lo que escribes no se lee como un monto, la ventana dice "Escribe cuánto hay en la caja fuerte: $0.00 o más."; arriba del límite, "Ese monto es demasiado grande." Guardar conteo sigue desactivado hasta que la cifra esté bien.
• La nota puede tener hasta 500 caracteres.
• Si la respuesta no llega y vuelves a hacer clic en Guardar conteo con la ventana todavía abierta, el conteo no se registra dos veces.

Registra una salida o una entrada

Registra con Salida el efectivo que sale de la caja fuerte —un depósito al banco, un retiro del dueño, un pago a un proveedor— y con Entrada el que entra y no viene de un cierre, como el cambio del banco. Lo que cada cierre saca de la caja se suma solo: nunca lo registres aquí. El efectivo que pasa entre la caja y la caja fuerte durante la noche se registra en el iPad, que anota los dos lados (ve Pasa efectivo entre la caja y la caja fuerte): no lo registres también aquí, o contará doble.

1. Haz clic en Salida o en Entrada. Se abre Salida de la caja fuerte —"Registra el efectivo que sale de la caja fuerte: al banco, al dueño, a un proveedor."— o Entrada a la caja fuerte: "Registra el efectivo que entra a la caja fuerte y no viene de un cierre, como el cambio del banco. Lo que cada cierre saca de la caja se suma solo." Abajo, un aviso te dice que uses el iPad para pasar efectivo entre la caja y la caja fuerte: "¿Vas a pasar efectivo a la caja? Usa Entrada en el iPad, De la caja fuerte: registra los dos lados." en Salida, y "¿Vas a pasar efectivo desde la caja? Usa Salida en el iPad, A la caja fuerte: registra los dos lados." en Entrada.
2. Escribe el Monto.
3. En Motivo, haz clic en uno de los motivos de tu sucursal. O haz clic en Otro… y escribe el motivo ("Escribe el motivo").
4. Opcional: escribe una nota en Nota (opcional) ("p. ej., el número de la ficha de depósito").
5. Haz clic en Registrar salida o en Registrar entrada. El aviso dice "Registrado."

Para salir sin registrar nada, haz clic en Cancelar.

• El monto tiene que ser mayor a $0.00 y el motivo es obligatorio: el botón sigue desactivado hasta que estén los dos. Un monto que no es mayor a $0.00 muestra "Escribe un monto mayor a $0.00."; un monto puede ser de hasta $10,000,000.00.
• El motivo puede tener hasta 120 caracteres, y la nota hasta 500.
• Una salida mayor a lo que debe haber en la caja fuerte no se rechaza —la cifra puede no ser exacta, o puede faltar un movimiento—, pero la ventana te avisa en ámbar; por ejemplo "Es más de lo que debe haber en la caja fuerte ($14,350.00)."
• El movimiento queda con la hora en que lo registras; no hay hora que escribir. Registra el dinero en cuanto se mueve, antes del siguiente conteo.
• Un movimiento nunca se edita. Mientras no haya un conteo después de él, un administrador puede anularlo (ve Anula un error).
• Si la respuesta no llega y vuelves a hacer clic con la ventana todavía abierta, el movimiento no se registra dos veces.

Configura los motivos de la caja fuerte

Son los motivos que ofrece la ventana: una lista para las salidas y otra para las entradas. Con Otro…, cualquiera puede escribir un motivo que no esté en la lista.

Quién puede hacerlo: administradores. El botón Motivos solo aparece para los administradores.

1. En Reportes › Caja fuerte, haz clic en Motivos. Se abre Motivos de entradas y salidas: "Las opciones que aparecen al registrar una entrada o salida de la caja fuerte. Con Otro… se puede escribir cualquier motivo. Los cambios se guardan al hacerlos."
2. Para agregar un motivo, haz clic en el campo de Motivos de salida o de Motivos de entrada y escríbelo ("Agregar un motivo…"). Presiona Enter, escribe una coma, haz clic fuera del campo o haz clic en +. Se guarda al momento.
3. Para quitar un motivo, haz clic en su ×. O, con el campo vacío, presiona la tecla de borrar para quitar el último. Se guarda al momento.
4. Haz clic en Listo.

• Mientras un administrador no las cambie, las listas son las de Barform, en el idioma de tu oficina (Idioma del portal de administración, en Configuración › Sucursal). En español: de salida Depósito al banco, Retiro del dueño, Pago a proveedor y Pago de propinas; de entrada Cambio del banco. Una lista que tu sucursal ya guardó conserva lo que tiene.
• Hasta 20 motivos por lista ("Lista llena (máx. 20)"), cada uno de hasta 120 caracteres. Los repetidos se ignoran; las mayúsculas y los espacios de más no cuentan como diferencia.
• Si quitas todos los motivos de una lista, regresa a los de Barform en lugar de quedarse vacía.
• Cada movimiento guarda el motivo con el que se registró. Cambiar las listas nunca cambia los movimientos anteriores.
• Estas listas son solo de la caja fuerte. Los Motivos de entrada de efectivo y Motivos de salida de efectivo de la caja, para el iPad, están en Configuración › Sucursal › iPads y servicio (ve La caja).

Pasa efectivo entre la caja y la caja fuerte

Cuando pases efectivo entre la caja y la caja fuerte durante la noche, regístralo una sola vez, en el iPad. Un solo Registrar cambia por el mismo monto lo esperado en la caja y lo que debe haber en la caja fuerte: el efectivo se movió, y no se ganó ni se perdió nada.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes, desde Caja en un iPad vinculado, con Barform 1.2.3 o posterior. No se puede hacer desde la oficina.

1. En el iPad, toca ···, luego Caja y luego Entrada / Salida de efectivo. Si nadie ha contado todavía la caja de esta noche, primero va el conteo inicial (ve La caja).
2. Elige Entrada si el efectivo viene de la caja fuerte, o Salida si va hacia ella.
3. Escribe el monto en el teclado.
4. En Motivo, toca la primera opción: De la caja fuerte en Entrada, A la caja fuerte en Salida. Una línea debajo de los motivos dice "Este monto también sale de la caja fuerte." o "Este monto también entra a la caja fuerte."
5. Toca Registrar. El cajón se abre y el aviso dice "Movimiento registrado — cajón abierto."
6. Mete el efectivo al cajón, o sácalo y guárdalo en la caja fuerte.

• En Cómo se calcula, lo que llega de la caja cuenta en Entradas desde entonces y lo que va a la caja en Salidas desde entonces, desde el momento en que se movió.
• El iPad nunca muestra cuánto hay en la caja fuerte, y Barform no frena un movimiento mayor a lo que debe haber en ella. La página de la caja fuerte avisa cuando la cifra queda por debajo de $0.00.
• Solo estas dos opciones mueven la caja fuerte. Un motivo tuyo con las mismas palabras solo mueve la caja.
• Del lado de la caja es una entrada o salida como cualquier otra: cuenta en el efectivo esperado, y la pantalla de cierre, el Z y Reportes › Cortes (Z) la muestran con el nombre de la opción, en el idioma del iPad. Nunca es un ingreso.
• Si la respuesta no llega y vuelves a tocar Registrar, con la pantalla todavía abierta y la misma dirección, monto y opción, el efectivo no se mueve dos veces. Elegir o quitar la opción lo vuelve un movimiento nuevo: si una entrada o salida normal falló sin respuesta clara y sí entró, elegir la opción y tocar Registrar deja las dos en la caja.
• Se rechaza cuando se rechazaría cualquier Entrada / Salida de efectivo —sin conexión, sin caja abierta o sin un gerente activo— y no se mueve nada de ningún lado (ve La caja).
• En una lista larga de motivos, la pantalla baja hasta esa línea y el monto se sale de la vista. Sube para verlo.

Corrige un movimiento equivocado

El efectivo que pasó entre la caja y la caja fuerte no se puede anular, de ningún lado: una entrada o salida de la caja no se deshace, y anular una mitad rompería el balance. Registra en el iPad la opción contraria, por la diferencia. Un De la caja fuerte de $500.00 que debía ser de $300.00 se corrige con un A la caja fuerte de $200.00, y al revés. Los dos quedan registrados, y las cifras quedan bien de los dos lados.

Cómo cuenta al cerrar

Lo que retira un cierre sigue siendo el conteo menos lo que se queda en caja, y nada cuenta doble. A la caja fuerte bajó el efectivo esperado, así que ese efectivo no está en el conteo y no se retira otra vez. De la caja fuerte lo subió, así que ese efectivo está en el conteo y regresa con lo que retira el cierre.

Por ejemplo, la caja fuerte se contó en $9,000.00 y la caja abrió con $1,000.00. Un A la caja fuerte de $120.00 y un De la caja fuerte de $300.00 dejan el efectivo esperado en $1,180.00 y la caja fuerte en $8,820.00. El cierre cuenta $1,180.00 y deja $1,000.00, así que retira $180.00, y en la caja fuerte debe haber $9,000.00. Son $10,000.00 en total, antes y después.

Lee los movimientos

Debajo de los botones, Entradas y salidas de la caja fuerte, de la más antigua a la más reciente muestra los movimientos con los que se calcula la cifra. La página abre con Desde el último conteo elegido: "Desde el último conteo: cada movimiento con el que se calcula la cifra."

Cada línea muestra Cuándo, Qué, el Monto (+ si entra a la caja fuerte, − si sale), Queda en la caja fuerte —lo que debía haber en la caja fuerte después de ese movimiento— y Quién. En un teléfono, cada movimiento es una tarjeta.

• "Retirado al cierre del jue 22 de oct": el efectivo que un cierre sacó de la caja, por ejemplo +$3,700.00 en verde, con quién cerró. Abajo, las cifras del cierre: "Contado $5,200.00 · quedaron $1,500.00 en la caja". Haz clic en su título para abrir el renglón de esa caja en Reportes › Cortes (Z).
• Un cierre que no registró lo que dejó muestra Sin registrar en ámbar en lugar de un monto, con "Contado $5,200.00: el cierre no registró lo que dejó en la caja, así que no se sabe cuánto se retiró."
• "Entrada: Cambio del banco", con el monto en verde, y "Salida: Depósito al banco", con el monto en rojo. La nota, si se escribió, va abajo entre comillas.
• "A la caja: noche del jue 22 de oct", con el monto en rojo, y "De la caja: noche del jue 22 de oct", con el monto en verde: efectivo que se pasó entre la caja y la caja fuerte en el iPad. La noche es la de la caja. Abajo, cómo se registró y cómo corregirlo: "Entrada en el iPad, De la caja fuerte. Para corregirla: Salida en el iPad, A la caja fuerte." o "Salida en el iPad, A la caja fuerte. Para corregirla: Entrada en el iPad, De la caja fuerte." Quién es quien lo registró. Haz clic en su título para abrir el renglón de esa caja en Reportes › Cortes (Z). Estas líneas no tienen Anular….
• "Conteo de la caja fuerte", o "Primer conteo: el punto de partida" para el primero. El monto es lo que se contó, con "contado" abajo. Debajo del título, lo que debía haber y cómo salió —"Debía haber $14,350.00 · cuadró", "Debía haber $14,350.00 · faltaron $250.00" o "Debía haber $14,350.00 · sobraron $250.00"— o "Sin comparar: …" cuando un cierre anterior no registró lo que dejó. La nota del conteo va abajo entre comillas.
• Un movimiento anulado aparece tachado, con quién lo anuló, cuándo y por qué —por ejemplo "Lo anuló Ana el sáb 24 de oct: Se registró dos veces"— y ya no cuenta.

Consulta noches anteriores

1. Haz clic en un periodo —7 días, 30 días, Este mes, Mes pasado o Este año— o elige Desde y Hasta.
2. Para volver a los movimientos desde el último conteo, haz clic en Desde el último conteo.

• Un periodo muestra los movimientos hechos durante sus noches: cada cierre en el momento en que se cerró, y cada conteo, entrada o salida en el momento en que se registró. Un cierre lleva el nombre de la noche de su caja, el mismo que le da Cortes (Z).
• Queda en la caja fuerte sigue la cuenta desde el conteo anterior al periodo, así que cada línea sigue mostrando lo que debía haber después de ella.
• Dónde empieza y termina cada noche lo decide la Hora de servicio, en Configuración › Horarios y turnos.
• Antes del primer conteo, la página abre en las últimas siete noches: "La caja fuerte aún no se ha contado, así que no hay cifra acumulada. Estos son los cierres de las últimas siete noches y lo que cada uno sacó de la caja." Queda en la caja fuerte dice "—".
• Si no hay nada en el periodo, la lista dice "No entró ni salió nada de la caja fuerte en este periodo."; si no hay nada desde el último conteo, "No ha entrado ni salido nada desde el último conteo."
• Los motivos y las notas aparecen tal como se escribieron, en el idioma en que se escribieron. Las líneas del efectivo que pasó entre la caja y la caja fuerte son palabras de Barform, en el idioma de tu oficina.
• La página muestra lo que estaba registrado cuando se cargó. Vuelve a cargarla para ver un movimiento que alguien más acaba de registrar.

Explica la diferencia de un conteo

Cuando a un conteo le faltó o le sobró dinero y sabes por qué —un depósito al banco que se registró dos veces, por ejemplo—, un gerente puede marcar la diferencia como explicada, con una nota. El conteo conserva sus cifras. La diferencia aparece como explicada, con la nota y quién la escribió, y Requiere atención, en Hoy, deja de mostrarla.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

1. En la línea del conteo, haz clic en Marcar como explicada.
2. En Explicar la diferencia, escribe qué pasó en el cuadro —"¿Qué pasó? Por ejemplo: el depósito al banco se registró dos veces."—, hasta 500 caracteres. Abajo dice: "El conteo conserva sus cifras. La diferencia sigue en esta página, marcada como explicada con tu nota, y Hoy deja de mostrarla."
3. Haz clic en Guardar. El aviso dice "Marcada como explicada." Cancelar cierra el cuadro sin guardar.

Luego la línea dice "La explicó", con el nombre y la fecha —por ejemplo "La explicó Ana el sáb 24 de oct"—, y la nota abajo.

Para quitar una explicación, haz clic en Deshacer en la línea del conteo. El aviso dice "La diferencia vuelve a mostrarse." Para cambiar una nota, deshazla y vuelve a explicar la diferencia.

• Solo un conteo al que le faltó o le sobró dinero tiene una diferencia que explicar: no el primer conteo, ni uno que cuadró, ni uno que no se pudo comparar.
• Cualquier diferencia se puede explicar, también las pequeñas. Hoy muestra las de $100.00 o más (ve Lo que muestra Hoy).
• Barform guarda cada explicación, y cada una que se deshizo, con quién y cuándo. La página muestra la vigente.
• Si alguien cambió el conteo mientras tanto, puede que veas "Este conteo no tiene diferencia que explicar.", "Este conteo se anuló — no hay nada que explicar." o "No estaba marcada como explicada — no hay nada que deshacer." Vuelve a cargar la página.

Anula un error

Un administrador puede anular una entrada, una salida o un conteo que se registró por error, con un motivo. El movimiento se queda en la página, tachado, con quién lo anuló, cuándo y por qué, y deja de contar en lo que debe haber en la caja fuerte.

Quién puede hacerlo: administradores. Anular… solo aparece para los administradores, y solo en los movimientos que todavía se pueden anular.

1. Haz clic en Anular… en la línea del movimiento.
2. Anular este movimiento muestra el movimiento y dice "Deja de contar en lo que debe haber en la caja fuerte. Se queda en esta página, tachado, con tu motivo, y en el registro." En un conteo agrega "El conteo anterior vuelve a ser el punto de partida." o, si no hay un conteo anterior, "Como no hay un conteo anterior, la caja fuerte vuelve a quedar “sin contar”."
3. En ¿Por qué se anula?, haz clic en Se registró dos veces, Monto equivocado o No ocurrió. O haz clic en Otro… y escribe el motivo.
4. Haz clic en Anular. El aviso dice "Anulado."

Para salir sin anular, haz clic en Cancelar.

• Una entrada o una salida solo se puede anular mientras no haya un conteo después de ella: ese conteo ya midió su diferencia con el movimiento incluido. Para corregirla, anula primero ese conteo, luego el movimiento, y vuelve a contar la caja fuerte. Si no, Barform dice "Un conteo posterior ya cerró este movimiento. Para corregirlo, anula primero ese conteo, luego este movimiento, y vuelve a contar la caja fuerte."
• Solo se puede anular el conteo más reciente ("Solo se puede anular el conteo más reciente."). El conteo anterior vuelve a ser el punto de partida.
• Lo que retiró un cierre nunca se anula aquí: es la cifra del propio cierre, como en el Z.
• El efectivo que se pasó entre la caja y la caja fuerte no se puede anular: su línea no tiene Anular…. Ve Corrige un movimiento equivocado.
• Una anulación no se puede deshacer. Si se anuló algo por error, vuelve a registrarlo, o vuelve a contar la caja fuerte.
• El motivo puede tener hasta 200 caracteres.

Lo que muestra Hoy

Un conteo al que le faltaron o le sobraron $100.00 o más de lo que debía haber en la caja fuerte es una línea de Requiere atención, en Hoy, hasta que un gerente lo explique, sin importar el periodo que muestre Hoy:

• "En el conteo de la caja fuerte del vie 23 de oct faltaron $250.00", o "En el conteo de la caja fuerte del vie 23 de oct sobraron $250.00". El día es la noche de servicio en que se hizo el conteo: con la hora de servicio a las 4:00 p.m., un conteo del sábado a la 1:00 p.m. es del viernes.
• Se nombran hasta tres conteos, del más reciente al más antiguo. Si hay más esperando, los demás se cuentan en una sola línea; por ejemplo "2 conteos más de la caja fuerte con diferencia".

Haz clic en una línea: se abre Reportes › Caja fuerte en la noche del conteo, con el conteo resaltado. "N conteos más de la caja fuerte con diferencia" la abre desde la noche del más antiguo hasta hoy. Explica ahí la diferencia (ve Explica la diferencia de un conteo), vuelve a Hoy y recarga la página: la línea ya no está.

El primer conteo, un conteo que no se pudo comparar y un conteo anulado nunca tienen línea. Ve Hoy.

Con Usar la caja fuerte apagado, Hoy no muestra ninguna de estas líneas. Al volver a encenderlo, una diferencia que ningún gerente haya explicado vuelve a aparecer.

Pregúntale a Barform por la caja fuerte

En la oficina, Pregúntale a Barform responde preguntas como "¿Cuánto debe haber en la caja fuerte?" o "¿Cuándo se contó la caja fuerte por última vez, y cuadró?" con la cifra de esta misma página: lo que debe haber en la caja fuerte ahora mismo, el último conteo y cómo salió, si la diferencia ya se explicó y qué entró y salió desde entonces, incluido el efectivo que pasó entre la caja y la caja fuerte. Siempre responde por el momento actual; para movimientos anteriores, abre Reportes › Caja fuerte y elige un periodo. Nunca ve las notas que se escriben con un conteo, una entrada o una salida. Con Usar la caja fuerte apagado, te dice que tu bar no usa la caja fuerte y dónde la activa un administrador, con un botón a esa página. Ve Pregúntale a Barform.

Lo que debes saber

• Hay una caja fuerte por sucursal. Si tienes más de un bar, cada uno tiene la suya: cámbiate de bar arriba en el menú lateral.
• Si Barform está en pausa o tu suscripción terminó, la página sigue mostrando la cifra y sus movimientos, pero no se puede contar ni registrar nada, ni aquí ni en el iPad.

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