Personal y puestos

En la oficina (app.barformpos.com), Equipo › Personal muestra a todas las personas de tu sucursal. Ahí un administrador da de alta a la gente, cambia sus datos y su PIN, y la desactiva cuando se va. La última parte de esta página es una tabla de lo que puede hacer cada puesto, en el iPad y en la oficina.

La lista del personal

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes pueden abrir la lista. Solo los administradores ven Nuevo empleado, los interruptores de activo, los lápices para editar, Invitar y Exportar CSV; un gerente ve el aviso "Iniciaste sesión como Gerente — solo los administradores pueden crear o editar personal."

• Busca a alguien: escribe en Buscar por nombre o correo, o elige uno de los cinco puestos en el filtro de puestos, que empieza en Todos los puestos.
• Las personas inactivas están ocultas. Activa Mostrar inactivos para verlas.
• Exporta (administradores): deja la búsqueda, el puesto y Mostrar inactivos como los necesites y haz clic en Exportar CSV. El archivo trae Nombre, Correo, Puesto, Activo y Tarifa (MXN/h) de las filas que se ven. Los sueldos van en pesos con dos decimales, y en blanco si no hay sueldo registrado.

Lo que muestra cada fila:

• Primero van las personas activas y luego todos por nombre completo.
• El punto de color del piso (si tiene), el nombre, el puesto y, cuando aplican: Inactivo, Tú en tu propia fila, Sin sueldo por hora y Sin PIN. Debajo del nombre, el correo o "—".
• La columna Acceso y enlaces muestra el acceso a la oficina de cada administrador y gerente —Sin invitar, Invitado o Vinculado— y, para un administrador que ve la lista, un botón Invitar o Reenviar (consulta Da acceso a la oficina). Cualquier otra persona con un acceso vinculado también dice Vinculado. En esa columna también están los botones del enlace de horario, que aparecen cuando tu sucursal ya tiene al menos un turno en sus horarios (consulta Asistencia y horarios).

Las personas no se pueden eliminar, solo desactivar.

Las marcas Sin PIN y Sin sueldo por hora

Dos marcas ámbar en las filas activas te avisan de lo que va a fallar después:

• Sin PIN: esta persona no puede iniciar sesión en un iPad, usar la asistencia ni aprobar nada. Para arreglarlo, haz clic en el lápiz de su fila, escribe un PIN de 4 dígitos y haz clic en Guardar.
• Sin sueldo por hora: Nómina mostrará sus horas, pero no su pago. Para arreglarlo, haz clic en el lápiz, escribe el Pago por hora y haz clic en Guardar.

Ninguna de las dos aparece en las filas inactivas. Las personas que crea la importación del historial de TouchBistro llegan inactivas, sin PIN y sin sueldo, así que muestran las dos marcas cuando las reactivas.

Hoy tiene su propia línea para los sueldos que faltan: "… no tiene sueldo por hora, así que Nómina cuenta sus horas pero no su pago". Nombra a cualquier persona, activa o no, que haya registrado entrada en los últimos 14 días y no tenga sueldo, con un enlace a Personal.

Da de alta a alguien

Una persona dada de alta puede iniciar sesión en tus iPads con un PIN de 4 dígitos y aparece en la asistencia, en los horarios y en el reporte de Nómina.

Quién puede hacerlo: administradores.

1. En la oficina, ve a Equipo › Personal y haz clic en Nuevo empleado. Se abre el cuadro Nuevo empleado: "El PIN inicia sesión en el iPad. A los administradores y gerentes también se les puede invitar a este panel por correo, desde la lista del personal."
2. Nombre completo: obligatorio, hasta 120 caracteres. Es el nombre que muestran los iPads y los reportes, y también los recibos cuando tu diseño de recibo muestra quién atendió.
3. Correo: opcional. Solo hace falta para quien va a entrar a la oficina (administradores y gerentes): ahí le llega su invitación. Consulta Da acceso a la oficina.
4. Puesto: Administrador, Gerente, Bartender, Mesero o Ayudante de barra. El cuadro empieza en Mesero.
5. PIN (4 dígitos): obligatorio para alguien nuevo. Exactamente cuatro dígitos.
6. Activo: viene activado.
7. Pago por hora: el sueldo ordinario por hora en pesos, como 41.67; "Tarifa ordinaria por hora. Las horas extra se calculan a partir de ella." Déjalo en blanco si no quieres que se calcule el pago.
   • Escribe los centavos después de un punto: 41.67. Con coma (41,67) no se acepta: no se guarda y sale "Entrada inválida".
8. Color del piso: opcional. Elige un color o escribe uno como #E05C4B. Limpiar lo quita.
9. Haz clic en Crear. "Empleado creado" lo confirma.

• El PIN tiene que ser distinto del de cualquier otra persona activa de la sucursal. Si ya está ocupado, no se crea nada: "Ese PIN ya lo usa alguien en este bar — elige otro."
• Nadie, ni los administradores, puede ver un PIN. Solo se puede reemplazar.
• Un sueldo en blanco quiere decir que no hay sueldo registrado, que no es lo mismo que $0: Nómina muestra las horas con "sin tarifa" en lugar de un pago en cero. El sueldo puede ir de $0 a $100,000.00.
• Los cambios de nombre y de color del piso llegan solos a los iPads.
• Otros mensajes: "El PIN debe tener exactamente 4 dígitos.", "El nombre es obligatorio.", "Eso no parece un correo electrónico.", "Esa tarifa de pago parece demasiado alta.", "La tarifa de pago no puede ser negativa.", "El color debe tener la forma #RRGGBB."

Edita a alguien o cambia su PIN

Quién puede hacerlo: administradores.

Cambia los datos de alguien

1. Haz clic en el lápiz de su fila. Se abre Editar empleado con sus datos.
2. Cambia lo que necesites y haz clic en Guardar. "Empleado actualizado" lo confirma.

Asigna o restablece un PIN

1. Abre el cuadro Editar empleado de la persona. El campo dice PIN (vacío = conservar el actual) y muestra puntos; nunca muestra el PIN actual.
2. Escribe el PIN nuevo de 4 dígitos y haz clic en Guardar. Deja el campo vacío para conservar el que tiene.
3. Dile a la persona su PIN nuevo. El anterior deja de servir de inmediato para iniciar sesión, la asistencia y las aprobaciones de gerente.

Reglas que conviene saber

• Se revisa lo mismo que al dar de alta.
• Si el PIN nuevo no se acepta (ya está ocupado o no tiene cuatro dígitos), los demás cambios del cuadro ya se guardaron: solo el PIN se queda como estaba. Aparece el error y el cuadro sigue abierto.
• En el iPad, un puesto nuevo cuenta a partir del siguiente inicio de sesión de la persona. Cerrar el día, las entradas y salidas de efectivo y las correcciones de pagos toman el puesto nuevo de inmediato.
• Un cambio de puesto también da o quita el acceso a la oficina de quien tiene un acceso vinculado.
• Un administrador no puede quitarse su propio puesto de administrador ni desactivarse: "No puedes quitarte tu propio acceso de administrador: el local quedaría bloqueado." Tiene que hacerlo otro administrador.
• La sucursal siempre conserva al menos un administrador activo: "El local debe conservar al menos un administrador activo."
• Cambiar el Correo de alguien que ya tiene acceso vinculado no cambia el correo con el que entra. La excepción es una invitación que nadie ha abierto (Invitado): corrige el correo y haz clic en Reenviar en su fila, y la invitación nueva llega al correo corregido.

Asigna un color del piso

El color del piso tiñe las mesas que atiende una persona en el plano del iPad ("las mesas rojas son de Juan") y marca sus turnos en los horarios.

Quién puede hacerlo: administradores. Todos en el iPad ven los colores.

1. Abre el cuadro Editar empleado de la persona.
2. En Color del piso, haz clic en la muestra y elige un color, o escribe un valor hexadecimal como #E05C4B en la casilla.
3. Haz clic en Guardar. Limpiar quita el color.

• Una mesa ocupada toma el color de quien atiende su cuenta. Sin color, la mesa conserva su tono normal.
• En los horarios, los turnos de la persona llevan un borde izquierdo de color y un tono suave; los turnos sin asignar siguen en ámbar.
• Nada impide que dos personas tengan el mismo color.

Da acceso a la oficina

Los administradores y gerentes pueden entrar a la oficina (app.barformpos.com). Los invitas desde la lista del personal: Barform crea su acceso (o encuentra el que ya tienen), lo vincula a su registro en Personal y les manda un enlace por correo. No hay que configurar nada en otro lado. Un acceso solo abre la oficina mientras la persona esté activa con el puesto Administrador o Gerente; cualquier otra persona que entre ve "Sin acceso de administración".

Quién puede hacerlo: los administradores invitan. La persona solo abre el correo.

Invita a alguien

1. En Equipo › Personal, da de alta a la persona o edita su fila. Pon el Puesto en Administrador o Gerente, deja Activo encendido, escribe el Correo con el que va a entrar y guarda. Su fila dice Sin invitar y tiene un botón Invitar.
2. Haz clic en Invitar. La confirmación dice "¿Invitar a {name} al panel?" — "Le enviaremos a {email} un enlace para entrar a este panel como {role}. No hay nada más que configurar." Revisa el correo y haz clic en Enviar invitación.
3. "Invitación enviada a {email}." La fila dice Invitado y tiene un botón Reenviar.
4. La persona abre el correo "{venue} te invitó al panel — Barform POS" y hace clic en Entrar al panel. El enlace funciona una sola vez y vence en una hora.
5. Llega, ya con sesión iniciada, a "Bienvenido a {venue}": "Ya estás en el panel. Elige una contraseña para entrar la próxima vez — o sáltate este paso y usa Enlace mágico en la página de inicio de sesión cuando lo necesites." Escribe una Contraseña (mínimo 8 caracteres) y hace clic en Guardar y continuar, o hace clic en Omitir por ahora. De cualquier forma llega a Hoy.
6. En Equipo › Personal, su fila ya dice Vinculado, y su cuadro Editar empleado dice "Esta persona tiene una cuenta vinculada — puede entrar al panel web."

Las siguientes veces entra con su contraseña, o con Enlace mágico y el mismo correo.

Si ya tiene acceso a Barform

A alguien que ya entra a Barform —un gerente de otro bar con Barform, por ejemplo— se le invita igual. Barform vincula el acceso que ya tiene en lugar de crear uno nuevo: "{email} ya tenía cuenta en Barform — ahora también abre este bar, y le enviamos un enlace." La fila dice Vinculado de inmediato, y el botón del correo lo lleva directo a Hoy. Con dos sucursales, le aparece el cambio de sucursal (consulta Empieza con Barform).

Si la invitación venció o llegó a otro correo

El enlace de una invitación dura una hora. Si ya venció, o llegó a otro correo:

1. Si el correo estaba mal, corrígelo con el lápiz.
2. Haz clic en Reenviar en su fila. Sale un enlace nuevo, y el anterior deja de funcionar.

O la persona entra en app.barformpos.com con Enlace mágico y el mismo correo: su acceso ya está vinculado.

Estados del acceso

• Invitar y Reenviar solo aparecen para un administrador, y solo en filas activas de administradores y gerentes que tengan correo. Un gerente solo ve los estados.
• Si la invitación no puede salir, el mensaje dice por qué: "Agrega primero su correo (lápiz) y luego invítalo.", "Actívalo primero — no se puede invitar a personal inactivo.", "Solo los administradores y gerentes entran al panel.", "Ese correo ya es el acceso de otra persona de tu personal.", "Ya tiene acceso a este bar — puede entrar con su cuenta.", "Ese correo no parece correcto — revísalo con el lápiz." o "No se pudo enviar la invitación. Inténtalo de nuevo."
• "Su acceso está listo, pero el correo no salió. Presiona Reenviar para intentarlo de nuevo." — la fila dice Invitado; haz clic en Reenviar.
• El correo de invitación y la página "Bienvenido a {venue}" salen en el Idioma del portal de administración de tu sucursal (Configuración › Sucursal).
• Quien dio de alta la sucursal ya está vinculado como su primer administrador.

Si alguien se dio de alta sin invitación

Alguien cuyo registro en Personal tiene su correo, pero a quien nunca se invitó, puede vincular su propio acceso:

1. Entra en app.barformpos.com —con Enlace mágico y el correo de su registro, si no tiene contraseña—. El enlace crea su acceso si todavía no tiene uno.
2. Llega a Sin acceso de administración y hace clic en Vincular mi cuenta. Llega a Hoy.

Vincular mi cuenta vincula todos los registros activos con su correo que todavía no tengan acceso —en dos sucursales, los dos—. Si no funciona, el mensaje dice por qué: "Primero confirma tu correo y vuelve a intentarlo.", "No hay ningún empleado con tu correo pendiente de vincular — pide a un administrador que te agregue.", "Esta sesión pertenece a un iPad, no a una persona." o "No se pudo vincular tu cuenta — inténtalo de nuevo." Así se puede vincular cualquier puesto, pero solo Administrador y Gerente abren la oficina: un bartender, mesero o ayudante de barra vinculado sigue viendo Sin acceso de administración, y la página no dice que el puesto es la razón.

Quita el acceso a la oficina

Cambia su Puesto a Bartender, Mesero o Ayudante de barra, o desactívala. Cualquiera de los dos bloquea el acceso de inmediato. No hay botón para desvincular: el vínculo se queda, y el acceso regresa si le devuelves el puesto.

Desactiva y reactiva personal

Desactiva a alguien cuando se va, sin perder su historial: sus cuentas, pagos, registros de asistencia y filas de Nómina conservan su nombre.

Quién puede hacerlo: administradores.

Desactiva a alguien

Apaga el interruptor de su fila. "Desactivado" lo confirma y la fila sale de la lista; activa Mostrar inactivos para verla. También puedes apagar Activo en su cuadro Editar empleado y hacer clic en Guardar.

Reactiva a alguien

1. Activa Mostrar inactivos.
2. Enciende el interruptor de su fila. "Reactivado" lo confirma. Si tiene un PIN que se asignó hace más de 10 minutos, el interruptor se vuelve a apagar y aparece "Para reactivarlo, dale un PIN nuevo: el anterior puede ser ya de otra persona. Abre Editar, escribe un PIN nuevo y guarda con Activo marcado."
3. En ese caso, abre Editar empleado, escribe un PIN en PIN (vacío = conservar el actual), enciende Activo y haz clic en Guardar. Primero se revisa el PIN contra el personal activo: "Ese PIN ya lo usa alguien en este bar — elige otro." si está ocupado.

• Así nunca quedan dos personas activas con el mismo PIN. Su PIN anterior se puede volver a escribir si nadie más lo tiene.
• Aplica aunque hayas desactivado a alguien por error hace un momento: vuelve a escribir su PIN. Alguien sin PIN se reactiva de inmediato.

Mientras alguien está inactivo

No puede:

• iniciar sesión en ningún iPad, registrar asistencia ni aprobar nada con su PIN;
• entrar a la oficina;
• ver nada en su enlace de horario; el enlace se conserva y vuelve a funcionar cuando lo reactivas;
• aparecer en la lista Quién de los horarios ni en Agregar registro del reloj checador. Sus registros pasados siguen con su nombre y se pueden editar.

Sí sigue apareciendo en Nómina por los turnos que trabajó en las fechas que elijas. Su PIN deja de contar como ocupado, así que otra persona puede recibir el mismo PIN.

Límites

• No puedes desactivarte a ti mismo: tu propio interruptor en la lista está deshabilitado, y si apagas Activo en tu propio cuadro aparece "No puedes quitarte tu propio acceso de administrador: el local quedaría bloqueado."
• El último administrador activo no se puede desactivar: "El local debe conservar al menos un administrador activo."
• Si alguien tiene sesión abierta en un iPad cuando lo desactivas, su sesión sigue abierta. Cuando la cierre, ya no podrá volver a entrar.
• Si estaba en turno, su registro de asistencia se queda abierto, y ya no puede marcar su salida. Pon la salida en Equipo › Reloj checador; consulta Asistencia y horarios.

Qué puede hacer cada puesto

Barform tiene cinco puestos: administrador, gerente, bartender, mesero y ayudante de barra.

• En el iPad, administradores y gerentes son el nivel de gerente. Con su sesión iniciada, aprueban ellos mismos las acciones que lo requieren. Para los demás, el iPad pide el PIN de un gerente, y cualquier administrador o gerente activo escribe el suyo.
• Bartender, mesero y ayudante de barra pueden hacer exactamente lo mismo. El puesto es una etiqueta en la hoja Más del iPad, en la lista del personal y en Nómina; los horarios definen su propio puesto para cada turno.
• En la oficina, solo administradores y gerentes pueden entrar, y algunas secciones son solo del administrador.

Para cambiar lo que alguien puede hacer, un administrador cambia su Puesto en Editar empleado. En el iPad cuenta desde su siguiente inicio de sesión.

En el iPad

"Aprueba" quiere decir que lo hace sin que se le pida nada; "PIN de gerente", que el iPad pide el PIN de un gerente; "—", que no se le ofrece.

En un plan sin inventario, Mermas, Conteo y Compras no aparecen en Más para nadie. Sin el complemento Reservaciones, nadie tiene reservaciones en el iPad (ve Reservaciones).

Los tres renglones del conteo de la caja son para iPads con Barform 1.2.1 o posterior. Con una versión anterior, solo administradores y gerentes registran el fondo inicial, y nadie puede omitirlo. Ve La caja.

En la oficina

• Los gerentes no ven las pestañas Sucursal, Horarios y turnos y Reservaciones de Configuración; si abren esas páginas por su dirección, solo pueden verlas. Importar, Facturación y Tus bares los regresan a Configuración.
• En Configuración › Tus bares, solo el dueño de la cuenta puede agregar un bar; los demás administradores ven la lista de bares (ve Empieza con Barform).
• Los gerentes ven el pago y el sueldo de todos en Reportes › Nómina y en sus exportaciones, aunque la lista del personal reserva los sueldos para los administradores.

Elige qué acciones del iPad piden PIN de gerente

En la oficina, ve a Configuración › Sucursal › iPads y servicio › Aprobación de gerente en el iPad. Solo los administradores pueden cambiarlas.

Si un iPad no puede leer estos interruptores, pide el PIN de un gerente para anulaciones, descuentos y cortesías. Para el interruptor de idioma del iPad y el resto de esta pantalla, consulta Configuración de la sucursal.

Relacionado

• Asistencia y horarios
• Reporte de Nómina
• Iniciar sesión en el iPad
• Descuentos y cortesías
• Configuración de la sucursal, horarios y metas