Cómo funciona Barform
El iPad y la oficina, quién hace qué y las palabras de todo Barform: la noche de servicio, cuentas, cortesías y anulaciones, 86 y destilados de la casa.
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Barform tiene dos partes: la app del iPad, que tu equipo usa durante el servicio, y la oficina (app.barformpos.com), el sitio donde dueños y gerentes configuran todo y consultan los reportes. Aquí verás cómo encajan y qué significan las palabras que vas a encontrar en el resto de la documentación.
El iPad y la oficina
La app del iPad (Barform POS) es donde pasa el servicio: el piso, las cuentas, las órdenes, los cobros, la caja, la asistencia y el cierre del día. Cada iPad se vincula una sola vez a tu sucursal. A partir de ahí abre en el teclado de PIN y cada quien entra con su propio PIN de cuatro dígitos, así que todo lo que marca, cobra o autoriza queda registrado a su nombre.
La oficina es el sitio app.barformpos.com. Los administradores y gerentes entran con su correo para armar el menú, acomodar el piso, dar de alta al personal, cambiar la configuración y ver los reportes. En la oficina no se cobra ni se imprime nada.
Las dos partes se mantienen al día solas: los cambios al menú llegan a todos los iPads en segundos, y la mayoría de los ajustes llegan a cada iPad la próxima vez que alguien inicia sesión en él.
Para arrancar, ve Empieza con Barform y Vincula y administra tus iPads.
Puestos
Cada persona del equipo tiene un puesto. El puesto decide dónde puede entrar y qué puede hacer.
| Puesto | En el iPad | En la oficina |
|---|---|---|
| Administrador | Todo. Autoriza sus propias anulaciones, descuentos, cortesías y agotados (86). Cierra el día. | Todo, incluidos el personal, la configuración de la sucursal, los horarios, la importación y la facturación. |
| Gerente | Lo mismo que un administrador. | Todo, menos dar de alta o editar al personal y los ajustes que son solo del administrador (Sucursal, Horarios y turnos, Reservaciones, Importar, Facturación y Tus bares). Puede ver la configuración de la sucursal. |
| Bartender, mesero, ayudante de barra | Mesas, órdenes, cobros, cuentas de clientes, mermas y conteos. Algunas acciones las autoriza un gerente. | Sin acceso. |
- Bartender, mesero y ayudante de barra pueden hacer exactamente lo mismo. El puesto es una etiqueta en la lista del personal, en el iPad y en el reporte de nómina.
- Cuando alguien que no es administrador ni gerente intenta una acción de gerente en el iPad —anular algo que ya se envió, un descuento, una cortesía, marcar un producto como agotado (86) o corregir un pago—, el iPad pide el PIN de un gerente, y cualquier administrador o gerente teclea el suyo en ese iPad para autorizarla. Un administrador o gerente con sesión iniciada autoriza sus propias acciones. Algunas de estas autorizaciones se pueden apagar en la configuración de la sucursal.
- A todos, menos a los administradores, se les pide marcar su entrada al iniciar sesión en el iPad.
Más en Personal y puestos.
La noche de servicio
Los bares trabajan después de la medianoche, así que Barform no corta el día a las 12. Un día de servicio —una noche— va desde la hora de inicio que elijas hasta la misma hora del día siguiente. Con inicio a las 6:00 a.m., que es como empieza un bar nuevo, una bebida vendida el sábado a la 1:00 a.m. es del viernes en la noche. La hora de inicio se cambia en Configuración › Horarios y turnos › Hora de servicio.
Hay dos reglas, según el reporte:
- Hoy y Ventas cuentan una venta en la noche en que se abrió su cuenta, aunque se haya cobrado después. Una cuenta abierta el viernes a las 11:00 p.m. y cobrada el sábado en la tarde es venta del viernes.
- Ingresos cuenta el dinero el día en que se cobró. Es la mirada del contador: el IVA se causa cuando te pagan.
Por eso las mismas fechas pueden dar totales distintos en Hoy y en Ingresos; por ejemplo, cuando una cuenta se cobra en una noche posterior a la que se abrió, o cuando un cliente paga su cuenta de cliente. Las dos cifras están bien: responden preguntas distintas. Ve Hoy e Ingresos.
Cuentas, grupos y comensales
- Una cuenta es una orden —una mesa, un grupo de asientos o un cliente en la barra— desde que se abre hasta que se paga. En el iPad cada cuenta vive en una mesa del plano; en la barra, en un banquito del plano.
- En los reportes, cuentas cuenta cobros: cada cobro es una cuenta, así que una cuenta pagada en dos partes cuenta como dos.
- Un grupo es una cuenta que vendió algo, y los comensales son las personas anotadas en esas cuentas. Una cuenta sin número de personas cuenta como un comensal. En Hoy, los grupos aparecen como «mesas».
Cortesías, anulaciones y pagos anulados
Hay tres formas distintas de quitar algo:
- Cortesía: regalas una bebida, o la cuenta entera, a propósito. Sí se sirvió, así que sale del inventario, y su valor queda registrado como cortesía. Un gerente puede deshacer una cortesía que se dio por error mientras la cuenta siga abierta. Ve Descuentos y cortesías.
- Anular: quitas una línea de la cuenta porque no debía estar ahí, como la bebida equivocada o una que el cliente regresó. No sale nada del inventario. Quitar una línea antes de enviarla a la barra también queda registrado como anulación. Ve Tomar la orden.
- Anular un pago: deshaces un cobro que se registró mal: por error, con la forma de pago o la mesa equivocadas, o dos veces. El saldo de la cuenta regresa para cobrarlo bien, y una cuenta pagada se reabre en su mesa. Siempre lo autoriza un gerente. Ve Corregir pagos.
Importante
Anular un pago con tarjeta en Barform no le regresa el dinero a la tarjeta. Anula también el cargo en la terminal, o el cliente paga dos veces. La única excepción es cuando solo se eligió mal crédito o débito: el pago se vuelve a cobrar en Barform con el tipo correcto y la terminal no se toca (ve Cobrar una cuenta).
Cuentas de clientes
Una cuenta de cliente es una cuenta con nombre a la que puedes cargar un consumo para que el cliente lo pague después; por ejemplo, la de un cliente frecuente o la de un socio. En la pantalla de cobro del iPad se llama Cuenta de casa; en las pantallas donde se administran dice Cuentas de clientes. Lo que se carga a una cuenta se vuelve venta solo cuando la cuenta lo paga, y se suma a la noche en que se abrió esa cuenta. El dinero que entra a las cuentas aparece en Hoy como Cobrado a cuentas. Ve Cuentas de clientes.
Agotados (86)
"86" es como se dice en la barra que algo se acabó. Un producto agotado no se puede marcar hasta que alguien lo vuelva a poner disponible. Su botón se queda en su lugar, atenuado y con la etiqueta 86, y el cambio llega a todos los iPads en segundos.
- En el iPad: ··· Más › Agotados (86), o mantén presionado el botón del producto. El personal necesita el PIN de un gerente; un administrador o gerente con sesión iniciada lo cambia directo.
- En la oficina: el interruptor Disponible del producto, en Menú › Productos.
Destilados de la casa y sustituciones
En los planes con inventario, cada bebida puede tener receta, y al cobrar una cuenta su receta sale del inventario.
- Un destilado de la casa es lo que sirves de cada tipo de destilado cuando el cliente no pide marca: el tequila de la casa, la ginebra de la casa. Las líneas de una receta pueden seguir a un destilado de la casa: cambias su botella una vez y todas las bebidas que lo siguen sirven la botella nueva, con su costo actualizado.
- Una sustitución es una línea de receta marcada con Se sustituye por y un grupo de modificadores. Cuando el cliente elige una marca de ese grupo, sale del inventario la botella elegida en lugar de la de la receta, en la misma cantidad.
Ve Recetas y destilados de la casa.