Compras y proveedores

Los pedidos son la forma de comprar mercancía: los armas en la oficina o en el iPad, se los mandas al proveedor y luego recibes la entrega contra ellos. Esta página cubre también tus proveedores y los ajustes de compras; la recepción está en Recepción y facturas de proveedores. El inventario solo viene en los planes que lo incluyen — revisa Planes y facturación. En el iPad, Compras solo aparece en Más en esos planes.

Pedidos en la oficina

En la oficina (app.barformpos.com), Inventario › Compras › Pedidos muestra todos tus pedidos: borradores hechos en la oficina, pedidos que se hicieron desde la barra en el iPad, entregas recibidas sin pedido y entregas recibidas desde una factura de proveedor. Todo eso se guarda también como pedido, así tu historial se ve igual.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

Encuentra un pedido

1. Ve a Inventario › Compras. Primero abre Pedidos.
2. Lee la fila: el proveedor (o Sin proveedor), la etiqueta de estado y, en una entrega sin pedido, una etiqueta gris: "entrada directa" o "factura".
3. La línea gris de abajo muestra cuántas líneas tiene ("6 líneas"), "recibida" o "esperada" con una fecha, y las notas. El dinero va a la derecha.
4. Haz clic en la fila para abrir el pedido.

Estados de un pedido

• En la página del pedido, una etiqueta dice de dónde vino: barra (hecho en el iPad), entrada directa (recibido sin pedido) o factura (recibido desde una factura de proveedor, sin pedido). Los pedidos hechos en la oficina no llevan etiqueta. La lista solo muestra las dos últimas.
• El dinero de la fila: un pedido Recibida muestra lo que se recibió, sin IVA. Cualquier otro estado, Parcial incluido, muestra el total pedido, sin IVA.
• Las fechas van en la zona horaria de la sucursal.
• La lista muestra los 50 pedidos más recientes. Los anteriores no se pueden abrir desde ahí.
• La página del pedido muestra solo las líneas que se pidieron. Algo que llegó sin pedirse, o un sustituto recibido en el iPad, solo aparece en los totales de esa entrega.

Empieza algo nuevo

Haz clic en Nuevo, arriba a la derecha, y elige:

• Nuevo pedido — un borrador vacío (ve Arma un pedido en la oficina).
• Borrador según existencias — genera pedidos desde tus pares (ve Genera pedidos según existencias).
• Recibir sin pedido — ve Recepción y facturas de proveedores.
• Factura de proveedor (XML) — abre Facturas para importar la factura de un proveedor (también en la página de recepción).

Arma un pedido en la oficina

En la oficina, un pedido empieza como borrador: eliges el proveedor, una fecha esperada y notas, y luego agregas artículos con cantidad y precio. Puedes cambiar un borrador cuanto quieras hasta que lo envíes.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

1. Ve a Inventario › Compras › Pedidos y haz clic en Nuevo › Nuevo pedido.
2. En Nueva orden de compra, elige el Proveedor o deja Sin proveedor. Si quieres, elige una Fecha esperada y escribe Notas (por ejemplo "Pedido semanal de destilados").
3. Haz clic en Crear borrador. Ves "Borrador creado" y se abre el borrador.

Agrega líneas

1. En Artículo, escribe para buscar y elige el artículo. La búsqueda ignora acentos y signos, y también encuentra el SKU. Los artículos que ya están en el pedido no aparecen; cuando ya están todos, la casilla dice "Todos los artículos agregados".
2. Precio se llena con el último precio pagado del artículo: por botella si es botella, con "por 750 ml" debajo, o por unidad si no.
3. Escribe la Cant.: en botellas si es botella (debajo aparece "botellas de 750 ml"), en la unidad del artículo si no. Acepta fracciones.
4. Cambia el precio si el proveedor te dio otro, y luego presiona Enter en la casilla del precio o haz clic en Agregar. El cursor regresa a Artículo para la siguiente línea.

Cambia un borrador

• Cambia la cantidad o el precio de una línea en la tabla; se guarda al salir de la casilla. Una línea solo muestra un mensaje si no se pudo guardar.
• Haz clic en ✕ (Quitar línea) para quitar una línea.
• Proveedor y Fecha esperada se guardan en cuanto cambian; Notas, al salir de la casilla. Un aviso flotante "Guardando…" y luego "Guardado" confirma cada cambio.
• El total Pedido de abajo sigue a las líneas.

Elimina un borrador

Haz clic en Eliminar y confirma "¿Eliminar este borrador de orden?". Ves "Borrador eliminado" y regresas a la lista.

Reglas de los pedidos

• Una línea por artículo: si agregas el mismo artículo otra vez, dice "Ese artículo ya está en esta orden." Solo se pueden agregar artículos activos.
• Las cantidades en botellas se guardan en la unidad del artículo (botellas × los ml de la botella). Una casilla que no cambias nunca se vuelve a guardar, así su cifra no se redondea.
• Los precios se guardan exactos, por ml o por unidad, hasta fracciones de centavo. Una casilla de precio que no cambias conserva el precio guardado.
• El total del pedido es la cantidad × el precio de cada línea, redondeado una vez al centavo, y sumado.
• Puedes escribir un precio más fino que un centavo, como "0.017" para un gramo. "1,500" es mil quinientos; en "180,50" y "0,385" la coma es punto decimal; lo que pueda leerse de dos maneras se rechaza.
• En la oficina solo se puede cambiar o eliminar un borrador ("Solo se pueden editar las órdenes en borrador.", "Solo se pueden eliminar las órdenes en borrador."). Un pedido enviado todavía se puede cambiar en el iPad, o cancelar (ve Cancela un pedido).
• Mensajes al agregar una línea: "Elige un artículo", "Ingresa una cantidad", "Ingresa un costo unitario". Al cambiarla: "Ingresa una cantidad y un costo válidos".

Genera pedidos según existencias

Con un clic, Barform propone todo lo que está por debajo del par, en botellas y unidades completas, agrupado por el proveedor habitual de cada artículo y con el último precio pagado. Al crearlo salen borradores normales — uno por proveedor — que todavía puedes cambiar línea por línea antes de enviar. Es el "pedir hasta el par" de la oficina.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

1. Haz clic en Nuevo › Borrador según existencias.
2. El diálogo dice "Revisando existencias contra pares…" y luego muestra, por proveedor (los proveedores con nombre de la A a la Z, Sin proveedor al final), cada artículo como "3 × 750 ml" o "14 pza", y el total del proveedor.
3. Si algunos artículos activos no tienen par, una nota dice "X artículos activos no tienen par y nunca se proponen — define los pares en Artículos → Par y reorden."
4. Haz clic en Crear X órdenes en borrador. Ves "X órdenes en borrador creadas".
5. Abre cada borrador desde la lista, revísalo y envíalo.

La página de un conteo finalizado también te trae aquí: Generar órdenes de compra con estas existencias → abre la lista de pedidos (ve Conteos de inventario).

Qué se propone

• Los artículos activos con par mayor a cero cuyo faltante es mayor a cero. El faltante es el par menos lo que hay en existencia y lo que todavía viene en pedidos en borrador, enviados y recibidos en parte. Lo que falta de un pedido recibido en parte cuenta como que ya viene, así que un borrador hecho después de una entrega partida no vuelve a pedir esas botellas; una línea que ya cubrió un sustituto recibido no cuenta. Es la misma regla que Desde par en el iPad.
• Las botellas se redondean hacia arriba a botellas completas; lo demás, a unidades completas.
• El punto de reorden no cuenta: se propone todo lo que está por debajo del par.
• Cada línea lleva el último precio pagado del artículo.
• Las notas de cada borrador dicen "Generada de existencias vs par".
• La propuesta se vuelve a calcular cuando haces clic en Crear, así los borradores coinciden con las existencias de ese momento.
• Es todo o nada: si un borrador falla, no se conserva ninguno y ves el error.
• "Nada está por debajo del par." — no hay nada que proponer, y el botón está gris.
• Si haces clic dos veces antes de enviar, no se duplica nada: los borradores del primer clic cuentan como ya pedidos.
• La existencia es la cifra de Actividad. Un artículo con existencia bajo cero (nunca contado) se propone como si estuviera así de lejos del par, así que cuenta antes de pedir.

Envía un pedido

Enviar marca un borrador como Enviada, para que se pueda recibir, y manda una copia del pedido al correo de compras de tu propia sucursal: el registro en papel de la oficina. El correo no le llega al proveedor: al proveedor se lo mandas por WhatsApp, o copias el pedido y lo pegas donde quieras.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

1. Abre el borrador. Necesita al menos una línea; si no, Enviar está gris.
2. Haz clic en Enviar y confirma "¿Enviar esta orden? Ya no se podrá editar una vez enviada."
3. Lee el mensaje:
   • "Orden enviada — se mandó por correo a compras@example.com." — la copia llegó a tu correo de compras.
   • "Orden enviada. No hay correo de compras — agrégalo en Configuración → Local." — ve Ajustes de compras.
   • "Orden enviada, pero el correo falló: …" — seguido del motivo.
4. En todos los casos el pedido queda Enviada.

Mándaselo al proveedor

1. Haz clic en WhatsApp en el pedido enviado. En otra pestaña se abre WhatsApp —la app, si la tienes— con el texto del pedido ya escrito: el título "Orden de compra — (tu sucursal)", el proveedor, la entrega esperada si la pusiste, una línea por artículo y el total estimado.
2. En WhatsApp, elige el chat del proveedor y envía el mensaje. Barform no le manda nada al proveedor por su cuenta.

O haz clic en Copiar orden — ves "Orden copiada." — y pégalo donde hablas con el proveedor.

WhatsApp y Copiar orden aparecen en pedidos enviados, parciales o recibidos que tienen líneas. Un borrador no se puede compartir.

Qué dicen el correo y el texto

• El asunto del correo dice "Orden de compra — Distribuidora Norte — Barform POS", con el nombre de tu proveedor. Muestra el nombre de tu sucursal, el proveedor, el día de entrega esperado, el nombre y la cantidad de cada línea, el total estimado y las notas. No lleva precios por línea. Va en el idioma de la oficina.
• El texto de WhatsApp o el copiado lleva un título con el nombre de tu sucursal, el proveedor, la entrega esperada (si la pusiste), una línea por artículo como "• 12 × 750 ml — Tequila blanco", y "Total estimado: $…". No lleva notas ni precios por línea. Va en el idioma de la oficina.
• Las cantidades salen en botellas completas ("12 × 750 ml") cuando la línea es un número entero de botellas; si no, con la cantidad y la unidad, como "900 ml" o "24 pza".

Reglas del envío

• Dos clics nunca envían dos veces. Si el correo falla, el pedido sigue enviado.
• Los pedidos que se hacen en el iPad nunca se mandan por correo: nacen enviados, y la oficina los ve en la lista.
• Barform nunca le manda nada al correo del proveedor.
• Una vez enviado, el pedido no se puede cambiar en la oficina. En el iPad sí, hasta que llegue algo.

Cancela un pedido

Un pedido que el proveedor no va a surtir se puede cancelar mientras no haya llegado nada. Los pedidos cancelados se quedan en la lista de la oficina como registro. Un pedido que ya llegó en parte se cierra como incompleto (ve Recepción y facturas de proveedores).

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes; en el iPad, un administrador o gerente con sesión iniciada.

En la oficina

1. Abre el pedido enviado y haz clic en Cancelar orden.
2. Confirma "¿Cancelar esta orden de compra?". Ves "Orden cancelada".

Cancelar orden solo aparece en un pedido enviado. Un borrador se elimina.

En el iPad

1. En Compras › Pedidos abiertos, toca el ícono de basura del pedido (Eliminar pedido).
2. La alerta "¿Eliminar este pedido?" muestra el proveedor y el total, y dice "no se avisa al proveedor; cancélalo también con ellos."
3. Toca Eliminar pedido, o Dejarla. Ves "Pedido eliminado."

En el iPad, la basura aparece en pedidos en borrador y enviados. Eliminar ahí cancela el pedido: se queda en la lista de la oficina como Cancelada.

Reglas para cancelar

• Un pedido recibido no se puede cancelar: "Una orden ya recibida no se puede cancelar." (en el iPad, "Un pedido recibido no se puede borrar.").
• Un pedido parcial no se puede cancelar: "Ya entró mercancía de esta orden — mejor ciérrala como incompleta." (en el iPad, "Ya llegó mercancía de este pedido — mejor ciérralo incompleto.").
• Un pedido cancelado deja de contar como mercancía en camino cuando Barform propone pedidos.
• Una cancelación no se puede deshacer, y ninguna de las dos apps le avisa al proveedor.
• Los pedidos cancelados no aparecen en el iPad.

Pide desde el iPad

Todo el ciclo de compras funciona desde la barra, sin computadora: al final de la noche armas una lista — desde el par o desde cero — en la que cada línea elige su proveedor, y la mandas como un pedido por proveedor. La misma pantalla muestra los pedidos abiertos (compartir, editar, eliminar, recibir, cerrar incompleto), los recibidos, las entregas sin pedido y las facturas de proveedores.

Quién puede hacerlo: un administrador o gerente con sesión iniciada. El botón Compras está en su fila de Más; los demás puestos no pueden entrar con el PIN de un gerente.

Toca ··· › Compras. Se abre a pantalla completa; la ✕ de arriba a la izquierda la cierra. El botón dice "X pedidos abiertos", contando los pedidos en borrador, enviados y parciales.

Arma un pedido desde el par

1. En la tarjeta Nuevo pedido, toca Desde par.
2. La lista abre con cada artículo por debajo del par, cada uno con su proveedor habitual, en botellas completas y al último precio pagado. Cada línea muestra el precio "c/u" y cuánto hay "en existencia". Si no hay nada que pedir, la tarjeta dice "Nada por debajo del par." — o, si ningún artículo tiene par todavía, "Sin niveles par — defínelos en el Backoffice → Inventario → Par."
3. Ajusta la lista (abajo) y luego mándala.

Arma un pedido desde cero

Toca Pedido vacío y agrega artículos con la búsqueda (abajo).

Trabaja la lista

1. Las líneas se agrupan como se van a mandar: un grupo por proveedor ("X líneas"), con Sin proveedor al final.
2. Toca la etiqueta de proveedor de una línea (el ícono de caja) para pasarla a otro proveedor, o a Sin proveedor.
3. Usa − y + para cambiar las botellas completas (de 1 a 999).
4. Toca el lápiz (Editar línea) para escribir la cantidad y el precio. Para una botella de 750 ml, las casillas dicen Cantidad (750 ml) (acepta fracciones) y Precio por 750 ml (MXN). Toca Guardar.
5. Toca ✕ (Quitar línea) para quitar una línea.
6. En Agregar un artículo, escribe en Buscar en inventario y toca un resultado. Se agrega con una botella, al último precio pagado y con su proveedor habitual.
7. Si quieres, escribe Notas (opcional).
8. Toca Enviar pedido · $X — o Enviar X pedidos · $X cuando la lista tiene más de un proveedor. Ves "Pedido enviado." o "X pedidos enviados."

Las dos casillas de Editar línea leen la coma a la mexicana: antes de tres dígitos separa miles (1,500 es mil quinientos), antes de uno o dos es coma decimal (180,50 es 180.50). Una cifra que el iPad no entiende deja Guardar apagado, con "Escribe una cantidad y un precio."

Comparte un pedido con el proveedor

En Pedidos abiertos, toca el ícono de compartir (Compartir pedido) y elige una app: WhatsApp, Mensajes, Mail, Copiar o lo que ofrezca el iPad. El texto dice "Pedido — " con el nombre de la sucursal y la fecha, luego el proveedor, una línea por artículo como "• Tequila blanco: 3 × 750 ml", y las notas. No lleva precios. Va en el idioma del iPad, y la fecha es el día en que se hizo el pedido.

Revisa lo que llegó

Toca Recibidos (X) para desplegar los 30 pedidos recibidos más recientes. Cada uno muestra lo que de verdad llegó — un sustituto con su propio nombre, una línea que nunca llegó no aparece — con las etiquetas "sin pedido", "de una factura" o "cerrado incompleto". El dinero es lo que llegó, sin IVA. (Antes de que llegue algo, un pedido muestra su total pedido.)

Para recibir o cerrar incompleto, ve Recepción y facturas de proveedores. Para editar, ve abajo; para eliminar, Cancela un pedido.

Cómo funciona la lista del iPad

• Desde par propone los artículos activos con par mayor a cero, por el faltante: el par menos lo que hay en existencia y lo que todavía viene en pedidos en borrador, enviados y parciales. Una línea que otro artículo ya sustituyó (un sustituto que se recibió) no cuenta como algo que todavía viene. Redondea hacia arriba a botellas completas si es botella, a unidades completas si no. El punto de reorden no cuenta.
• Los precios empiezan en el último precio pagado del artículo, por botella. Un precio que escribes lo reemplaza.
• Al mandar, Barform revisa primero todas las líneas y luego crea un pedido por proveedor, todos a la vez, cada uno enviado y marcado barra. Las mismas notas van en todos los pedidos de la lista. El total del botón es lo que se guarda.
• Si se cae la conexión y vuelves a intentar, Barform te regresa los mismos pedidos en lugar de mandarlos dos veces.
• Pedidos abiertos muestra todos los pedidos en borrador, enviados y parciales, incluidos los borradores hechos en la oficina.

Límites en el iPad

• El iPad no manda correos: el botón de compartir es como le llega el pedido al proveedor. En el iPad no hay fecha esperada.
• Un artículo solo puede estar una vez en una lista (la búsqueda esconde los que ya están), así que no puedes dividir un artículo entre dos proveedores en la misma lista.
• La búsqueda encuentra solo el nombre del artículo — no el SKU — sin importar acentos ni mayúsculas, y muestra hasta 8 resultados.
• Mandar requiere conexión. Sin conexión falla con "No se pudo enviar el pedido: …" y no se manda nada.
• Los proveedores no se pueden crear en el iPad.

Edita un pedido abierto en el iPad

Un pedido abierto al que no le ha llegado nada se puede rehacer en el iPad: su proveedor, cada línea y las notas.

Quién puede hacerlo: un administrador o gerente con sesión iniciada.

1. En Pedidos abiertos, toca el lápiz del pedido (Editar pedido). Se abre con sus líneas.
2. Elige la etiqueta de Proveedor para todo el pedido: un pedido va a un solo proveedor.
3. Cambia las líneas como al armar una lista: − y +, el lápiz, ✕ y Agregar un artículo (una línea nueva entra con el proveedor del pedido).
4. Toca Guardar · $X. Ves "Pedido guardado."

El pie te recuerda: "Guardar reescribe el pedido. No se avisa al proveedor — compártelo de nuevo si cambió."

• El lápiz y la basura solo aparecen en pedidos en borrador y enviados. Un pedido parcial muestra Cerrar incompleto y Recibir en su lugar.
• Un borrador sigue siendo borrador, y un pedido enviado sigue enviado.
• Una línea conserva su precio, salvo que escribas uno nuevo.
• En cuanto llega algo, el pedido ya no se puede cambiar: "Ya llegó mercancía de este pedido, así que ya no se puede cambiar."
• El iPad puede cambiar un pedido enviado; la oficina no.

Proveedores

Tus proveedores son las empresas a las que les compras, cada una con contacto, teléfono, correo, RFC, si su papel trae los precios con IVA, y notas. Los artículos se ligan a su proveedor habitual en Artículos; los pedidos, las entregas y las facturas nombran a un proveedor.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes, en la oficina. El iPad solo puede elegir un proveedor y, desde una factura, guardar el RFC de un proveedor.

Ve a Inventario › Compras › Proveedores.

Agrega un proveedor

1. Haz clic en Nuevo proveedor.
2. Llena Nombre (obligatorio), Contacto, Teléfono, Correo, RFC, la casilla Sus precios incluyen IVA —empieza como esté Los precios al recibir incluyen IVA de tu sucursal— y Notas.
3. Haz clic en Crear. Ves "Proveedor creado".

Edita o elimina un proveedor

• Para editarlo, haz clic en el lápiz de la fila, cambia los datos y haz clic en Guardar. Ves "Proveedor actualizado".
• Para eliminarlo, haz clic en la basura y confirma "¿Eliminar "…"?". Si hay artículos con ese proveedor, el diálogo agrega "X artículo(s) perderán este proveedor." Ves "Proveedor eliminado".

Exporta la lista

Haz clic en Exportar CSV. El archivo trae las columnas Nombre, Contacto, Teléfono, Correo y Artículos. No trae columna de RFC.

Lo que conviene saber de los proveedores

• Cada fila muestra el nombre, cuántos artículos tiene (los artículos activos de los que es el proveedor habitual), el contacto, el teléfono, el correo, el RFC y "Sus precios incluyen IVA" cuando está encendido.
• El RFC se guarda en mayúsculas, sin espacios en los extremos, hasta 20 caracteres: "Tal como aparece en sus facturas — sirve para emparejarlas automáticamente." Una factura importada encuentra a su proveedor por el RFC (ve Recepción y facturas de proveedores).
• Sus precios incluyen IVA preconfigura las pantallas de recepción en "con IVA" para las entregas de este proveedor: "Encendido para un ticket de supermercado; apagado para una factura de distribuidor que trae precios sin IVA. Preconfigura la pantalla de recepción." Los costos siempre se guardan sin IVA. Un proveedor nuevo —agregado en Nuevo proveedor o con una importación— empieza con la casilla marcada o no según Los precios al recibir incluyen IVA de tu sucursal; márcala o desmárcala en cada proveedor.
• Eliminar es definitivo. Los artículos, pedidos, entregas y facturas que nombraban al proveedor se quedan, sin proveedor. Lo que el proveedor le enseñó a Barform — sus códigos de producto, y los últimos precios y tamaños de paquete de su papel — se borra con él, así que su siguiente factura se empareja desde cero.
• Dale a cada proveedor su propio RFC. El formulario no impide que dos proveedores tengan el mismo, y entonces una factura importada se va al proveedor más antiguo. Guardar un RFC desde una factura sí lo revisa: "… ya tiene este RFC. No se guardó nada."
• El Correo tiene que parecer un correo ("Eso no parece un correo electrónico."). Es solo un dato de contacto: Barform nunca le manda correos a un proveedor. Un nombre vacío se rechaza con "El nombre es obligatorio."

Pares y pedidos

Los pares son hasta donde piden Desde par en el iPad y Borrador según existencias en la oficina. Los defines — y aceptas las sugerencias de par según las últimas 28 noches de ventas — en Artículos › Par y reorden (ve Artículos y existencias).

• Un artículo con par mayor a 0 se propone cuando su existencia, contando lo que ya viene en camino, está por debajo del par, y se pide el faltante. Un artículo sin par nunca se propone, por más baja que esté su existencia.
• Ninguna propuesta usa el punto de reorden. Solo controla la etiqueta Bajo y el filtro Por pedir en Artículos.
• Los pares solo cambian cuando alguien los guarda o acepta una sugerencia.

Ajustes de compras

Dos ajustes de la sucursal: a dónde se mandan por correo los pedidos enviados, y si los precios al recibir incluyen IVA de inicio, para los proveedores nuevos y para una entrega sin proveedor.

Quién puede hacerlo: administradores. Los gerentes no ven la pestaña Sucursal. La tarjeta Compras solo aparece en planes con inventario.

1. Ve a Configuración › Sucursal, en la subpestaña Local.
2. En la tarjeta Compras, escribe el Correo de compras. Se guarda al salir de la casilla o al presionar Enter ("Guardando…" y luego "Guardado").
3. Enciende o apaga Los precios al recibir incluyen IVA. Se guarda al momento.

• El correo solo lo manda Enviar, en la oficina.
• En las entregas de un proveedor, decide su propio Sus precios incluyen IVA. Cambiar el ajuste de la sucursal después no cambia a los proveedores que ya tienes: cada uno conserva el suyo.
• Las entregas desde una factura de proveedor no usan ninguno de los dos: los precios de una factura van sin IVA.
• Una dirección mal escrita se rechaza: "Eso no parece un correo electrónico."

Relacionado

• Recepción y facturas de proveedores
• Artículos y existencias
• Conteos de inventario
• Configuración de la sucursal, horarios y metas