Iniciar sesión en el iPad

Cada iPad vinculado abre en el teclado de PIN. Aquí verás cómo entrar al iPad y salir de él, las revisiones que corren al iniciar sesión, las aprobaciones de gerente, qué pasa cuando el día ya se cerró, el idioma del iPad, las actualizaciones de la app, el menú Más y las luces de conexión.

Entra con tu PIN

Tu PIN de 4 dígitos le dice al iPad quién eres. Todo lo que registras, cobras o apruebas queda a tu nombre.

1. En el teclado de PIN, bajo Ingresa tu PIN de personal, toca los cuatro dígitos de tu PIN.
   • El PIN se revisa en cuanto pones el cuarto dígito. Mientras tanto se ve Verificando…. (La palomita verde hace lo mismo, pero con un PIN correcto nunca hace falta.)
2. Si nadie ha iniciado el día, aparece la tarjeta Iniciar el día. Ve Inicia el día.
3. Si no has registrado tu entrada, o estás en tu descanso, aparece una tarjeta para hacerlo. Ve Registra tu entrada al iniciar sesión. Los administradores se saltan este paso.
4. Se abre el piso. Ve El piso y las cuentas.
5. Si la caja abierta de tu sucursal pertenece a un día de servicio anterior, el piso abre con la tarjeta "La caja del lun 5 de oct sigue abierta", en cada inicio de sesión hasta que se cierre ese día. Ve La caja.

Debajo del teclado hay dos botones que funcionan sin iniciar sesión:

• Asistencia — registra tu entrada o tu salida, o toma un descanso. Ve Asistencia y horarios.
• Ver menú — enséñale el menú a un cliente. Ve Menú para clientes.

Los dos se apagan mientras se revisa un PIN. Hasta abajo del teclado se ven las iniciales y el nombre de tu sucursal.

Reglas del PIN

• El PIN tiene exactamente 4 dígitos. La tecla roja borra el último.
• Con un PIN equivocado sale "PIN incorrecto. Intenta de nuevo." unos segundos y se borran los puntos. El PIN de alguien que ya no está activo, o el de otra sucursal, cuenta como incorrecto.
• Cinco PIN equivocados en un mismo iPad dentro de 5 minutos bloquean su teclado: "Demasiados intentos. Espera 5 minutos." Mientras está bloqueado nadie puede entrar en ese iPad, ni con el PIN correcto: el que se bloquea es el iPad, no la persona. Los demás iPads siguen como si nada. El bloqueo se quita conforme los intentos fallidos pasan de 5 minutos, y un PIN correcto pone el contador en ceros.
• Los PIN equivocados en Asistencia cuentan para el mismo bloqueo. Los PIN de gerente equivocados se cuentan aparte.

Lo que se recarga cada vez que alguien entra

Cada inicio de sesión vuelve a cargar el nombre, el idioma y la zona horaria de la sucursal, el menú, los nombres y colores del personal, las mesas y el mobiliario, las reservaciones de esta noche, los ajustes de los iPads, y el diseño y el logotipo del recibo de Configuración › Ticket. Por eso la mayoría de los cambios que haces en la oficina (app.barformpos.com) llegan a un iPad "la próxima vez que inicia sesión".

El día es de la sucursal, no de una persona: quien entre trabaja en el mismo día abierto.

Si no puedes entrar

• Sin red no se puede revisar el PIN: "Sin conexión — revisa la red e inténtalo de nuevo."
• Un iPad que se quitó en la oficina dice "Este iPad no está vinculado — vuelve a emparejarlo." y muestra la pantalla para vincularlo la próxima vez que se abre la app. Ve Vincula y administra tus iPads.
• Cualquier error inesperado dice "Algo falló — inténtalo de nuevo."

Inicia el día

El día es una sola caja abierta para toda la sucursal. Cuando nadie lo ha iniciado — a primera hora, o después de cerrar el anterior — a la primera persona que entra se le pide iniciarlo. No se puede vender nada hasta que el día está iniciado.

1. Entra con tu PIN. Una tarjeta te dice "Hola, {tu nombre}" y "El día no ha iniciado. Inícialo para abrir la caja — después te pedimos contar el efectivo de la caja."
2. Toca Iniciar el día.
3. Sigue la revisión de asistencia (la siguiente sección) y luego se abre el piso.
4. La pantalla Fondo inicial te pide contar el efectivo de la caja. Cuéntalo, escríbelo y toca Guardar conteo, o toca Después: el primer efectivo de la noche te lo vuelve a pedir, y entonces el conteo es obligatorio. Ve La caja.

Para salir sin iniciar el día, toca Ahora no. Regresas al teclado de PIN, no se registra nada y no queda registrada tu entrada.

• Hay que contestar la tarjeta: no se puede quitar deslizándola, y se queda hasta que alguien la conteste.
• Si no se puede iniciar, el motivo sale en la tarjeta, por ejemplo "Sin conexión — revisa la red e inténtalo de nuevo."
• "No ha iniciado" solo quiere decir que la sucursal no tiene un día abierto. No hay calendario de por medio: un día que pasa de la medianoche sigue siendo un solo día. Una caja que quedó abierta de un día anterior sigue siendo el día abierto, así que esta tarjeta no aparece: en su lugar, el piso pide cerrar ese día (ve La caja).
• Si dos iPads tocan Iniciar el día al mismo tiempo, quedan en el mismo día.
• Iniciar el día no registra el fondo inicial. Hasta que alguien lo cuente, el fondo vale $0, y todos los que tienen sesión iniciada ven · Fondo inicial sin contar en la barra de arriba.

Cuenta inventario antes de abrir

En un plan que incluye inventario, puedes contar inventario antes de abrir (o después de cerrar) sin iniciar el día. En un plan sin inventario, la tarjeta no lo ofrece.

1. Entra con tu PIN. Aparece la tarjeta "Hola, {nombre}".
2. Toca Contar inventario — sin iniciar el día. El conteo se abre en pantalla completa. Ve Conteos de inventario.
3. Al cerrar el conteo regresa la misma tarjeta: inicia el día o toca Ahora no.

El conteo queda a nombre de quien escribió el PIN.

Registra tu entrada al iniciar sesión

El POS solo se abre para quien tiene registrada su entrada. Después de tu PIN (y de Iniciar el día, si te lo pidió), el iPad revisa tu asistencia y, si hace falta, te pide registrar tu entrada, terminar tu descanso o resolver un turno que se quedó abierto de un día anterior. Estas tarjetas registran lo mismo que Asistencia.

Los administradores se las saltan y van directo al piso. Gerentes, bartenders, meseros y ayudantes de barra sí las ven.

Si no has registrado tu entrada

1. La tarjeta dice "No has registrado tu entrada. Regístrala para iniciar tu turno." con la nota "No abre turno de caja — el POS se abre una vez registrada tu entrada."
2. Toca Registrar entrada y se abre el piso. O toca Ahora no para volver al teclado de PIN.

Si nadie contesta en 90 segundos, o se bloquea el iPad o la app pasa a segundo plano, la tarjeta se cierra y vuelve el teclado de PIN. Así un PIN ya revisado nunca se queda esperando en un iPad compartido.

Si estás en tu descanso

1. La tarjeta dice "{nombre}, estás en tu descanso" y "Termina tu descanso para abrir el POS, o déjalo corriendo y vuelve más tarde."
2. Toca Terminar descanso y entrar, o Seguir en descanso para volver al teclado de PIN con el descanso corriendo.

Si sigues en el checador desde un día anterior

Esta tarjeta solo sale en sucursales que permiten cerrar el día con personal en reloj.

1. La tarjeta dice "Sigues en el checador desde {día y hora}. ¿Cerrar ese turno?" con la nota "Registrar salida cierra la entrada de ayer y abre una nueva ahora."
2. Toca Registrar salida para cerrar ya la entrada vieja y abrir una nueva, o Dejarla abierta para conservarla (un doble turno de verdad). Con cualquiera de las dos se abre el piso.

Cómo funcionan estas revisiones

• "Un día anterior" quiere decir antes de que empezara el día de servicio actual, en la zona horaria de la sucursal.
• Registrar salida en esta tarjeta marca tu salida a la hora actual — nunca a una hora inventada — y luego vuelve a registrar tu entrada. Si la segunda falla, la tarjeta de entrada te la pide la próxima vez que entres.
• Si el iPad no puede leer tu asistencia (una falla de red), te deja pasar.
• Si un registro falla, el motivo sale en la tarjeta y te quedas en ella.
• Las tarjetas de descanso y de "sigues en el checador" no tienen tiempo límite.

En la oficina, en Configuración › Sucursal › iPads y servicio › Cierre del día (solo administradores):

Cierra sesión

Cerrar sesión termina tu sesión en ese iPad y regresa al teclado de PIN. No cierra el día, ni ninguna cuenta, ni marca la salida de nadie: quien entre después encuentra el piso tal como estaba. El menú Más lo dice: "Cerrar sesión no cierra el turno — volver a entrar lo restaura."

1. En el piso, toca el ícono de salir (una puerta con una flecha) en la barra de arriba, a la izquierda de ···. Un solo toque, sin confirmar.
   • O toca ··· y luego Cerrar sesión, hasta abajo.
2. Aparece el teclado de PIN.

• La pantalla de la orden no tiene barra de arriba. Primero regresa al piso con Mesas.
• Después de cerrar el día, el botón para terminar con el Z cierra tu sesión. Ve Cerrar el día.
• Al cerrar sesión se quita la tarjeta con el cambio del último cobro en efectivo (para que el siguiente no la malinterprete), se borran los avisos de impresora y el iPad suelta cualquier mesa que tuviera tomada.

Cierre de sesión automático

Un iPad compartido cierra la sesión solo cuando pasa cierto tiempo sin que nadie lo toque, para que el siguiente no registre bebidas a tu nombre. No se pierde nada: las cuentas y el día siguen abiertos.

Quién puede hacerlo: los administradores (para cambiar el tiempo).

1. En la oficina, ve a Configuración › Sucursal y abre la pestaña iPads y servicio.
2. En Los iPads, abre Cierre de sesión automático del POS y elige Desactivado, 1 minuto, 3 minutos o 5 minutos. Se guarda solo.
3. Cada iPad usa el tiempo nuevo desde su siguiente inicio de sesión ("Los cambios llegan a cada iPad la próxima vez que inicia sesión.").

• Cada toque en cualquier parte de la pantalla reinicia la cuenta regresiva, también dentro de las tarjetas abiertas: un cobro a medias cuenta como actividad.
• El tiempo con el iPad bloqueado o con la app en segundo plano también cuenta. Si regresas después del tiempo elegido, el iPad cierra la sesión en ese momento; si regresas antes, la cuenta regresiva empieza de nuevo.
• Solo se mide el tiempo de una sesión iniciada.
• Si un iPad no puede leer el ajuste, usa 3 minutos.
• Un cambio hecho en la oficina no le llega a un iPad que ya tiene sesión iniciada hasta su siguiente inicio de sesión.
• Un iPad que se queda en una cuenta se queda con esa mesa hasta que cierra sesión o regresa al piso. Con el cierre automático desactivado, eso puede durar mucho. Ve El piso y las cuentas.

Aprueba con PIN de gerente

Algunas acciones necesitan el visto bueno de un gerente. Si entraste como gerente o administrador, tu sesión ya es la aprobación: no se pide PIN y queda tu nombre. A cualquier otra persona le sale una tarjetita de Aprobación de gerente que dice exactamente qué se aprueba. Un gerente o administrador escribe ahí su propio PIN, y la acción queda a nombre de ese gerente.

Quién puede hacerlo: cualquier gerente o administrador activo de la sucursal, tenga o no la sesión iniciada.

1. Empieza la acción — por ejemplo, anular una bebida que ya se envió. La tarjeta Aprobación de gerente dice qué se aprueba y para quién.
2. El gerente escribe su PIN de 4 dígitos. Se revisa al cuarto dígito; la tarjeta se cierra y la acción se completa.
3. Cancelar cierra la tarjeta sin perder lo que habías capturado en la pantalla de abajo.

• Un PIN equivocado, o uno que no es de un gerente ni de un administrador: "PIN no autorizado". Se borran los puntos para intentarlo otra vez.
• Cinco PIN de gerente equivocados en 5 minutos en un mismo iPad: "Demasiados intentos. Espera 5 minutos." Se cuentan aparte de los PIN para entrar.
• Un PIN aprueba una sola acción: aprobar una anulación no deja libre la siguiente. La pantalla de Agotados (86) es la excepción: un PIN por visita.
• Un botón o renglón que va a pedir PIN muestra un candadito y gerente, solo a quien se le va a pedir.

Qué acciones lo piden

Algunas las decide un administrador en la oficina, en Configuración › Sucursal › iPads y servicio › Aprobación de gerente en el iPad: "Cada interruptor pide el PIN de gerente antes de esa acción en el iPad. Apagado, la acción procede y se registra quién la hizo." Cada interruptor se guarda solo y le llega a cada iPad en su siguiente inicio de sesión.

Si un iPad no puede leer estos interruptores cuando alguien entra, las anulaciones, los descuentos y las cortesías piden PIN de todos modos; el de unir mesas se queda como estaba.

Estas siempre le piden PIN de gerente a quien no es gerente ni administrador — no hay interruptor:

• Agotados (86): la pantalla de 86 lo pide una vez al abrirla; marcar un producto desde su botón en la pantalla de la orden lo pide cada vez.
• Abrir cajón (sin venta), en ··· › Este iPad. Ve La caja.
• Corregir un pago: anularlo, cambiarle la propina o deshacer una anulación. Ve Correcciones de pagos.
• Un crédito de cortesía en una cuenta de cliente. Ve Cuentas de clientes.
• Omitir el conteo inicial de esta noche, en la pantalla que abre el primer efectivo de la noche. Ve La caja.

Estas son solo de gerentes y administradores y no se le muestran a nadie más — no hay manera de entrar con PIN: Cerrar el día, Historial de cuentas, Compras, Caja (fondo inicial, entradas y salidas de efectivo), las herramientas de Impresora de recibos, la elección de Idioma, agregar o editar una cuenta de cliente, finalizar un conteo, Tomar el control de una mesa que otro iPad está usando y Unir de todos modos cuando otro iPad tiene una cuenta abierta.

Cuando el día ya se cerró

En cuanto se cierra el día — con Cerrar el día, en cualquier iPad — ya no se puede registrar nada nuevo: ni mesas nuevas, ni cobros, ni pagos a cuentas. Todos los iPads de la sucursal muestran un aviso ámbar hasta que alguien inicia un día nuevo en el teclado de PIN: "El día está cerrado. Inicia un nuevo día en la pantalla de PIN para continuar." Así un segundo iPad no puede vender en un día cuyo Z ya se imprimió.

Si tocas una mesa libre sale la misma frase en lugar de abrir una cuenta. Los créditos de cortesía en las cuentas de clientes no se bloquean.

Vuelve a vender después de un cierre

1. Cierra sesión (el ícono de la barra de arriba, o ··· › Cerrar sesión).
2. Entra con un PIN. Aparece la tarjeta Iniciar el día, porque no hay un día abierto.
3. Toca Iniciar el día. Ve Inicia el día.

• El aviso se quita cuando este iPad cierra sesión, o cuando se entera de que ya hay un día abierto. No se quita cuando otro iPad inicia el día nuevo: cierra sesión y vuelve a entrar.
• Un iPad que no se enteró tampoco puede vender: su primer intento se rechaza y aparece el aviso.

Cuando Barform está en pausa o terminó

Si la suscripción de tu sucursal sigue sin pagarse 15 días después de un pago fallido, Barform pone la sucursal en pausa. Cuando una suscripción termina, la sucursal queda en solo lectura. En los dos casos todos los iPads dejan de tomar órdenes y muestran una pantalla completa en lugar de la pantalla de PIN o del piso, también a mitad de un turno. Abajo sale el nombre de la sucursal. Por qué pasa cada cosa, y cómo lo resuelve un administrador, está en Planes y facturación.

• El iPad revisa solo cada cinco minutos mientras está la pantalla, y cuando vuelve al frente.
• Un iPad que no se había enterado lo descubre con su primera cuenta, línea o cobro rechazado, y muestra la pantalla en ese momento.
• Si la revisión falla (sin conexión), la pantalla se queda como está.

"Barform está en pausa"

Con un símbolo de pausa: "Barform está en pausa en este bar, así que este iPad no puede abrir cuentas, agregar bebidas ni cobrar." y "Comunícate con el dueño del bar: un administrador lo resuelve desde la oficina y este iPad vuelve a funcionar solo."

1. Un administrador actualiza la tarjeta en la oficina, en Configuración › Facturación.
2. En cuanto la suscripción queda pagada, la pantalla se quita sola en menos de cinco minutos. Para revisar de inmediato, toca Volver a revisar ("Revisando…").
3. Regresa la pantalla de PIN, o el piso para quien tenía la sesión abierta.

Si la suscripción se cancela antes de pagarse —30 días después del primer pago fallido—, la pantalla cambia a "El servicio de Barform terminó".

"El servicio de Barform terminó"

"El servicio de Barform de este bar terminó, así que este iPad no puede abrir cuentas, agregar bebidas ni cobrar." y "Comunícate con el dueño del bar."

Nadie puede abrir una cuenta, marcar una bebida ni cobrar hasta que el dueño, o un administrador, se vuelva a suscribir en la oficina. Entonces:

1. Toca Volver a revisar ("Revisando…").
2. Regresa la pantalla de PIN, o el piso para quien tenía la sesión abierta.

Cambia el idioma del iPad

La sucursal elige un idioma para todos sus iPads, inglés o español. Si la sucursal lo permite, un gerente puede poner otro idioma en un iPad en particular. Todo en el iPad sigue el idioma vigente: pantallas, mensajes, fechas y los papeles que imprime ese iPad.

Quién puede hacerlo: los administradores eligen el idioma de la sucursal y permiten el cambio; gerentes y administradores eligen el idioma en un iPad.

Para todos los iPads de la sucursal

1. En la oficina, ve a Configuración › Sucursal, pestaña Local.
2. En Idioma, pon Idioma de los iPads en English o Español.
3. Cada iPad cambia en su siguiente inicio de sesión ("Todos los iPads lo siguen, desde su siguiente inicio de sesión.").

Deja que los gerentes elijan en un iPad

1. En la misma tarjeta, enciende Permitir cambiar el idioma en los iPads ("Un gerente o administrador puede elegir otro idioma en el propio iPad.").
2. Los iPads lo ven en su siguiente inicio de sesión.

En un solo iPad

1. Toca ···.
2. En Este iPad, en el renglón Idioma, toca English, Español o Automático (sigue el idioma de la sucursal).
3. Todo el iPad cambia al momento.

• Manda la elección del propio iPad cuando el cambio está permitido y alguien eligió uno; si no, se usa el idioma de la sucursal.
• La elección es del iPad, no de la persona: se queda para todos los que entren en ese iPad hasta que un gerente la cambie.
• Si un administrador apaga el cambio, cada iPad deja su elección en su siguiente inicio de sesión. Si lo vuelve a encender, empieza en Automático.
• Desvincular un iPad, o volver a vincularlo, borra su elección.
• Las fechas y horas siguen el idioma del iPad y la zona horaria de la sucursal: en español, con reloj de 24 horas ("4 oct", "21:21"); en inglés, al estilo de Estados Unidos ("Oct 4", "9:21 PM").
• Un cambio del idioma de la sucursal le llega a un iPad en su siguiente inicio de sesión, o cuando se vuelve a abrir la app. Si un iPad no puede leer el interruptor, se queda con lo último que sabía, así que el idioma nunca cambia a media jornada.
• Idioma del portal de administración, en la misma tarjeta, solo cambia la oficina: "Solo este sitio. Independiente de los iPads."
• Un iPad que todavía no está vinculado tiene su propia elección de English y Español en la pantalla Vincular este iPad. Al vincularlo, se cambia por el idioma de la sucursal. Ve Vincula y administra tus iPads.

Actualiza la app

Barform le dice a cada iPad cuál es la versión más nueva de la app y cuál es la más vieja que todavía se permite.

"Actualización requerida"

Un iPad con una versión que ya no se permite muestra Actualización requerida en lugar del teclado de PIN: "Esta terminal usa una versión antigua de Barform POS y no puede iniciar sesión hasta actualizarla." y "Abra el App Store en este iPad para instalar la versión actual." Abajo se ven el nombre de la sucursal y la versión instalada.

1. Abre el App Store en ese iPad y actualiza Barform POS.
2. Vuelve a abrir Barform POS. Regresa el teclado de PIN.

• Esta pantalla nunca interrumpe a alguien con sesión iniciada: un iPad con sesión sigue vendiendo, y la pantalla sale la próxima vez que vuelve al teclado de PIN (al cerrar sesión o al volver a abrir la app).
• La pantalla no tiene botones. También puede salir en un iPad que todavía no está vinculado.
• Un iPad bloqueado solo vuelve a revisar cuando se abre la app.

"Hay una versión más reciente"

Un iPad que solo va atrás de la versión más nueva sigue trabajando y recibe un recordatorio:

• Al iniciar sesión, una nota flota sobre el piso unos segundos: "Hay una versión más reciente de Barform POS en el App Store." Sale a lo mucho una vez cada que se abre la app, y cuando ya se fue no regresa para la misma versión.
• Un puntito ámbar en el botón ···, y actualización disponible en el renglón Sincronización, se quedan mientras haya una versión más nueva. Si no, el renglón dice al día.

Actualiza desde el App Store cuando el bar esté tranquilo. La oficina muestra qué versión tiene cada iPad. Ve Vincula y administra tus iPads.

El menú Más

El botón ···, a la derecha de la barra de arriba del piso, abre Más: los trabajos del día en botones grandes, cada uno con un dato en vivo debajo; luego unos renglones sobre este iPad, y Cerrar sesión hasta abajo. Arriba a la derecha se ven tu nombre completo y tu puesto. Toca Listo, o desliza hacia abajo, para cerrarlo.

Lo que ves depende de si eres gerente o administrador.

Operaciones

Mermas, Conteo y Compras solo aparecen cuando tu plan incluye inventario, igual que en la oficina. Ve Planes y facturación.

Ve Mermas, Conteos de inventario, Cuentas de clientes, Cerrar el día, Historial de cuentas, Compras y proveedores y La caja.

Este iPad

• Las líneas en vivo se leen cada vez que se abre Más, y otra vez después de un trabajo que las cambia. Una línea que no se puede leer se queda en blanco; el botón sigue funcionando.
• Las cifras de dinero — lo que deben las cuentas, el total de las cuentas de hoy, los pedidos abiertos — solo las ven gerentes y administradores.
• Después de cerrar el día, Cerrar el día desaparece. Caja se queda.

Revisa la conexión

El iPad se mantiene al día solo, con los demás iPads y con la oficina. Tres lucecitas te dicen si está conectado, y un aviso te dice cuando se queda sin conexión, porque mientras tanto no se puede cobrar.

• En el piso: el punto al inicio del recuadro con tu nombre. Verde: conectado. Rojo: este iPad no tiene red. Gris: conectando (recién abierta la app, o mientras se reconecta).
• En la pantalla de la orden: la luz a la derecha de la franja de arriba, con Sincronizado, Conectando… o Desconectado.
• En Más: el renglón Sincronización muestra Conectado o Desconectado, la versión de la app, y al día o actualización disponible.
• Sin conexión: un aviso gris en el piso dice "Sin conexión — los cobros están en pausa hasta que regrese la conexión." No se puede cobrar hasta que regresa la red. Ve Cobrar una cuenta.

Esto le llega al iPad en vivo, sin volver a entrar: las cuentas y sus líneas, el menú (con los 86 y los precios), las mesas y el mobiliario, los nombres y colores del personal, las impresoras, las reservaciones y el cierre del día. Los ajustes — cierre automático, interruptores de aprobación, idioma — se leen al iniciar sesión.

Para forzar una lectura nueva, cámbiate a otra app y regresa (el piso se recarga y la conexión empieza de nuevo), o cierra sesión y vuelve a entrar (se recarga todo). No hay botón de "sincronizar ahora"; el renglón Sincronización es solo informativo.

• Si la conexión en vivo no se puede abrir, el iPad revisa cada 5 segundos si hay cambios en cuentas, mesas y reservaciones; los cambios del menú esperan entonces al siguiente inicio de sesión.
• Si nada ha actualizado el piso en 30 segundos, el iPad lo recarga, así que una conexión que se cayó se arregla sola.
• Al despertar el iPad se recargan las cuentas, las mesas y las reservaciones, y la conexión empieza de nuevo.
• Si falla una recarga de las cuentas abiertas, una alerta Error dice "No se pudieron cargar las cuentas: …".

Relacionado

• El piso y las cuentas
• Asistencia y horarios
• La caja
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