Recepción y facturas de proveedores

Cuando llega una entrega, recíbela en Barform: en el iPad, en la puerta, o en la oficina con el papel en la mano. Al registrar una entrega se suman las existencias y se actualiza lo que cuesta cada artículo. Esta página cubre también las facturas de proveedores que se importan desde el XML del CFDI. El inventario solo viene en los planes que lo incluyen — revisa Planes y facturación. En el iPad, recibir está en Compras, que solo aparece en Más en esos planes.

Recibe un pedido en la oficina

Cuando llega la entrega y en la oficina tienes el papel, la página del pedido se convierte en una hoja de recepción. Cada línea ya muestra lo que falta por llegar al precio pedido, así que solo escribes las diferencias — una botella de menos, otro precio — y dices cómo trae el papel sus precios.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes. La entrega queda registrada a tu nombre.

1. En la oficina (app.barformpos.com), abre el pedido enviado o parcial y haz clic en Recibir. (Está gris cuando el pedido no tiene líneas.)
2. Aparece una barra Recibir entrega con Precios — sin IVA o con IVA — y la nota "Los costos siempre se guardan sin IVA. Indica cómo trae los precios el papel del que copias." Elige cómo trae los precios tu papel.
3. Aparecen dos columnas: Recepción y Precio pagado. Cada línea viene llena con lo que falta por llegar — en botellas si es botella ("botellas de 750 ml"), en la unidad del artículo si no — al precio pedido por botella ("por 750 ml") o por unidad.
4. Cambia la cantidad que llegó (0 quiere decir que no llegó) y el precio pagado donde el papel diga otra cosa.
5. Si alguna línea se queda corta, su nombre muestra en ámbar cuánto falta ("faltan …") y aparece "Faltan líneas. ¿Qué pasa con el resto?". Elige Queda pendiente — la orden sigue abierta o No va a llegar — cerrar la orden incompleta (ve Entregas incompletas). Registrar entrega sigue gris hasta que elijas.
6. Haz clic en Registrar entrega. Ves "Entrega registrada — existencias y costos actualizados." Cancelar cierra la hoja sin registrar nada.

Qué lo cambia:

• Sus precios incluyen IVA, en el proveedor (en Proveedores), preconfigura Precios para sus entregas. Un proveedor nuevo toma esa casilla de Los precios al recibir incluyen IVA, de la sucursal, cuando se agrega, y en un pedido sin proveedor es ese ajuste de la sucursal el que preconfigura Precios (ve Compras y proveedores).
• Tasa de impuesto (%), en Configuración › Sucursal › Local › Impuestos, es la tasa de IVA de las líneas de la entrega.

Reglas al recibir en la oficina

• Una cantidad que no tocas registra exactamente lo que faltaba por llegar, aunque no sea un número entero de botellas. Una cantidad que escribes es botellas × el tamaño de la botella.
• El precio empieza en el precio de la línea del pedido. En modo con IVA, ese precio inicial ya incluye el IVA a tu tasa; un precio que escribiste se queda como lo escribiste aunque cambies de modo.
• Se registran todas las líneas pedidas, también las que van en cero.
• Los precios se escriben en pesos, al centavo. "1,500" es mil quinientos.
• "Esa entrega ya estaba registrada." — volviste a intentar después de que entró; no se registró dos veces. "Esta orden ya fue recibida." — alguien más la terminó antes; no se registró nada.
• Otros mensajes: "Escribe una cantidad recibida válida para …", "Escribe un precio válido para …", "Indica qué pasa con las líneas que faltan antes de registrar.", "No llegó nada — cancela la orden o ciérrala incompleta.", "Solo una orden enviada o recibida en parte puede recibir una entrega.", "Una orden cancelada no se puede recibir."

Límites en la oficina

• Aquí solo se reciben pedidos enviados y parciales. Primero envía un borrador (el iPad sí puede recibir un borrador).
• La oficina no acepta sustitutos, líneas que no se pidieron, escaneo de códigos ni líneas sin IVA: todas las líneas van a tu tasa. Para eso usa el iPad, o recibe lo extra como una entrega sin pedido.
• Un artículo que se cuenta en ml y no tiene tamaño de botella se recibe en ml, con precio por ml.
• Un artículo que se archivó después de pedirlo se tiene que dejar en 0. Si le pones cantidad se rechaza, y la oficina solo dice "Algo falló — inténtalo de nuevo."; el iPad sí lo explica.

Recibe un pedido en el iPad

Revisa la entrega en la puerta con el iPad. Cada línea pedida empieza llena con lo que falta por llegar, al precio pedido. Corrige lo que no coincida — una botella de menos, otro tamaño de botella, otro producto que llegó en su lugar, algo que nadie pidió, una línea sin IVA —, escanea botellas si quieres, y regístrala.

Quién puede hacerlo: un administrador o gerente con sesión iniciada; el botón Compras es suyo.

1. Toca ··· › Compras › Pedidos abiertos y toca Recibir en el pedido. La pantalla Recibir entrega vuelve a leer el pedido ("Revisando el pedido…") y llena cada línea pedida con lo que falta por llegar en ese momento.
2. Arriba aparecen el proveedor y el día en que se pidió, y en un pedido parcial "recibido en parte — faltan X líneas".
3. En Precios en el papel, elige Sin IVA o Con IVA.
4. Cada fila tiene una marca, el nombre, una descripción (por ejemplo "Pedido 6 × 750 ml · ya recibido: 2 × 750 ml · $289.00 c/u"), un selector − / + en botellas completas, el dinero de la línea sin IVA y un lápiz (Editar línea). Las marcas:
   • palomita verde: como se esperaba;
   • lápiz: cambiada;
   • cruz gris: no llegó;
   • flechas: llegó en lugar de otro artículo;
   • más: no se pidió;
   • signo de admiración: le falta el tamaño de botella;
   • palomita gris con contorno: ya estaba completa.
5. Toca el lápiz para cambiar lo que llegó y su precio — para una botella de 750 ml, Recibido (750 ml) y Precio por 750 ml (marcado Sin IVA o Con IVA) —, el Tamaño de botella (ml), Guardar este tamaño como la botella del producto (aparece cuando el tamaño cambia o el artículo no tiene) y Esta línea no lleva IVA. Toca Guardar.
6. Si llegó otro producto, en la hoja de la línea toca Llegó otro producto en su lugar, busca y toca el producto que llegó. "La línea pedida queda en cero y el producto que llegó toma su lugar, así el pedido no se queda esperándolo." La línea nueva dice "En lugar de" y el nombre del artículo pedido.
7. Si llegó algo que no se pidió, usa Llegó algo que no se pidió: busca en Buscar en inventario, o toca el botón de código de barras (Escanear código de barras). Se agrega con una botella.
8. Una fila cuyo artículo no tiene tamaño de botella muestra Indica el tamaño de botella. Tócala y escribe el tamaño.
9. Si quieres, escribe Notas (opcional).
10. El pie muestra "Sin IVA $X · IVA $Y" y una línea como "Existencias y costos se actualizan al registrar. El total es el del papel, IVA por línea." Toca Registrar entrega · $X.
11. Si faltan líneas, te pregunta "No llegó todo. ¿Qué pasa con el resto?" (ve Entregas incompletas).
12. Ves "Entrega registrada — X líneas, $Y." o "Entrega registrada — $Y. El resto sigue pedido."

Para dejarlo, toca Cancelar arriba a la izquierda. Si cambiaste algo, te pregunta "¿Descartar esta entrega?" — "Todavía no se ha registrado nada." — con Descartar y Seguir editando.

Qué lo cambia:

• Sus precios incluyen IVA, del proveedor, preconfigura Precios en el papel —un proveedor nuevo la toma de Los precios al recibir incluyen IVA, de la sucursal, cuando se agrega—; en un pedido sin proveedor lo hace ese ajuste de la sucursal.
• Tasa de impuesto (%) es la tasa de IVA de cada línea que no esté marcada como sin IVA.
• Con Método de conteo en Peso, Barform te ofrece pesar las botellas nuevas después de registrar (ve Pesa las botellas nuevas al recibir).

Reglas al recibir en el iPad

• Cada línea empieza exactamente en lo que falta por llegar cuando se abre la pantalla: otro iPad pudo haber recibido una parte. Si la dejas así, la línea registra esa cantidad exacta, no un número redondeado de botellas.
• Una línea pedida empieza en su propio precio pedido. Una línea que no se pidió, y cada sustituto, empiezan en el último precio pagado del artículo. Cuando el papel de este proveedor ya mostró antes un precio para el artículo, con la misma botella y el mismo modo de precio, y coincide al centavo con el costo del artículo, la línea empieza en ese precio del papel.
• Otro tamaño de botella conserva el precio por ml: una botella de 1,000 ml que llega en lugar de una de 750 ml se cobra como 1,000 ml.
• Un artículo sin tamaño de botella no tiene precio por botella hasta que escribes el tamaño; entonces una línea pedida se llena con lo que falta del pedido en esa botella.
• Guardar este tamaño como la botella del producto (encendido de entrada para un artículo sin tamaño) guarda el tamaño en el artículo. Si lo apagas, el tamaño solo cuenta para esta entrega.
• Esta línea no lleva IVA registra la línea al 0%. Barform lo recuerda para este proveedor, y la línea empieza en 0% la próxima vez.
• Un sustituto da por cumplida la línea pedida: ya no cuenta como faltante. En entregas posteriores, la línea pedida dice "reemplazado por" y el artículo que llegó.
• Al escanear: una línea pedida se encuentra y se resalta (la cambias con el selector); una línea que no se pidió suma una botella por escaneo, así puedes contar una ida al súper escaneando cada botella; un artículo que no está en la pantalla se agrega con una. Un artículo que no está en tu inventario activo dice "Ese producto no está en el inventario activo de este bar."
• El selector va de 0 a 999, o más cuando el pedido o la factura lo dicen.
• El total del pie es lo que se va a registrar.
• Si se cae la conexión y vuelves a intentar, nada se registra dos veces: "Esa entrega ya se había registrado — no se registró dos veces." Si alguien más recibió antes el pedido: "Este pedido ya se había recibido."
• Si la oficina agregó algo al pedido mientras tanto y una línea se queda corta, te sale la pregunta de lo que falta en lugar de un error.

Límites en el iPad

• Registrar entrega se queda gris, con el motivo debajo: "Revisando el pedido…", "Ya se recibió o se cerró en otro iPad.", "Sin conexión — registra la entrega cuando vuelva la conexión.", "Indica el tamaño de botella de …" o "Aún no se recibe nada." No hay cola sin conexión: regístrala cuando vuelva la conexión.
• Un artículo que se archivó después de pedirlo se puede dejar en cero. Si lo recibes, dice "Un producto de esta entrega está archivado. Déjalo en cero o restáuralo en el admin para recibirlo."
• Otros mensajes: "No llegó nada — mejor cierra el pedido incompleto o elimínalo.", "Este pedido se canceló."
• El iPad puede recibir un borrador hecho en la oficina; la oficina no.
• La búsqueda encuentra solo nombres de artículos, sin importar acentos ni mayúsculas, con hasta 8 resultados. Un artículo se agrega una vez; escanéalo otra vez para sumar botellas.
• Los artículos que se cuentan por pieza se ven, por ejemplo, como "24 pza".

Entregas incompletas

Cuando no llegó todo, Barform siempre pregunta qué pasa con el resto. O todavía viene — el pedido sigue abierto como Parcial y se puede volver a recibir —, o no va a llegar, y el pedido se cierra con lo que llegó. Un pedido parcial se puede cerrar como incompleto después, cuando el resto nunca llega.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

Responde la pregunta al registrar

• En la oficina, elige Queda pendiente — la orden sigue abierta o No va a llegar — cerrar la orden incompleta.
• En el iPad, elige Queda pendiente — el pedido sigue abierto o No va a llegar — cerrar el pedido incompleto. La pregunta muestra por nombre las líneas que faltan, y Atrás te regresa a la pantalla.

Cierra un pedido parcial después

• En la oficina: abre el pedido, haz clic en Cerrar incompleta y confirma "¿Cerrar esta orden dando por perdido lo que falta?". Ves "Orden cerrada incompleta." — o, si nunca llegó nada, "Nunca entró nada de esta orden, así que se canceló."
• En el iPad: toca Cerrar incompleto en el pedido. La alerta "¿Cerrar este pedido incompleto?" nombra al proveedor y dice "… faltan … líneas — no van a llegar. El pedido se cierra con lo que llegó." Toca Cerrar incompleto, o Seguir esperando. Ves "Pedido cerrado incompleto." — o, si nunca llegó nada, "No había llegado nada, así que el pedido se canceló."

Cómo funcionan las entregas incompletas

• Una línea queda corta cuando lo que llegó en todas sus entregas todavía es menos de lo que se pidió, y nada la sustituyó. Una entrega incompleta sin respuesta no se registra.
• Queda pendiente: el pedido pasa a Parcial, y la entrega lleva la etiqueta "resto pendiente".
• No va a llegar: el pedido pasa a Recibida, cerrado como incompleto, y la entrega lleva la etiqueta "cerrada incompleta". La oficina muestra "Cerrada incompleta" con la fecha; la lista de recibidos del iPad dice "cerrado incompleto".
• Cerrar como incompleto un pedido parcial lo deja Recibida y cerrado incompleto — o Cancelada, si nunca llegó nada.
• Un pedido parcial muestra en la oficina "Recibida en parte — el resto sigue pedido.", con lo que falta de cada línea, y en el iPad "Recibido en parte — faltan X líneas". No se puede editar ni cancelar, pero sí volver a recibir.
• Lo que falta de un pedido parcial cuenta como mercancía en camino cuando el iPad arma un pedido Desde par, y cuando la oficina arma borradores con Borrador según existencias.
• Un pedido recibido — cerrado incompleto incluido — ya no acepta otra entrega. Recibe lo que llegue tarde como una entrega sin pedido.
• Se acepta más de lo pedido; la línea solo muestra más recibido que pedido.

Recibe sin pedido

Una ida al súper, un paquete de mensajería, una entrega que nadie pidió: registra qué llegó y cuánto costó, con o sin IVA, sin haberlo pedido. Barform crea un pedido ya recibido, así aparece con los demás.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

En la oficina

1. En Pedidos, haz clic en Nuevo › Recibir sin pedido. Se abre Recibir una entrega sin pedido.
2. Elige el Proveedor, o Sin proveedor. Un proveedor preconfigura Precios según su Sus precios incluyen IVA; Sin proveedor usa el ajuste de la sucursal.
3. Revisa Precios: sin IVA o con IVA.
4. En la primera línea, escribe para buscar el Producto y presiona Enter o haz clic para elegirlo. El cursor pasa a Cantidad.
5. Escribe la Cantidad: en botellas si es botella ("botellas de 700 ml"), en la unidad del artículo si no.
6. Revisa Precio pagado. Empieza en el último precio pagado del artículo, "por 700 ml" o "por unidad".
7. Presiona Enter en la casilla del precio (en la última línea) o haz clic en Agregar línea para el siguiente artículo. ✕ (Quitar línea) quita una línea.
8. Si quieres, escribe Notas. Revisa el pie: "Subtotal sin IVA $X · Total con IVA $Y".
9. Haz clic en Registrar en existencias. Ves "Entrega registrada — existencias y costos actualizados." y se abre el pedido nuevo.

En el iPad

1. En Compras, busca la tarjeta Entrega sin pedido y toca Recibir sin pedido.
2. Elige la etiqueta del proveedor (o Sin proveedor) y Precios en el papel.
3. En Agrega lo que llegó, busca o escanea cada artículo. Cada uno se agrega con una botella al último precio pagado. Ajusta con − y + o con el lápiz, igual que al recibir un pedido.
4. Toca Registrar entrega · $X.

Reglas de las entregas sin pedido

• El pedido se crea ya Recibida, con la etiqueta "entrada directa" — o "factura" cuando viene de una factura de proveedor. Lleva una línea por artículo (dos líneas del mismo artículo se suman), y su total es lo que llegó, sin IVA.
• En la oficina se ignoran las filas vacías que no tocaste. Al menos una línea necesita cantidad mayor a cero ("Agrega al menos una línea con cantidad mayor a cero."), y cualquier otra línea mal escrita detiene todo el registro ("Revisa la cantidad y el precio de cada línea.").
• Barform recuerda los precios de un proveedor y cómo los trae su papel solo cuando nombras al proveedor.
• Aquí la oficina no tiene líneas al 0% de IVA, y un artículo en ml sin tamaño de botella se captura en ml con precio por ml. "No hay productos activos para recibir." quiere decir que no tienes artículos activos.
• En el iPad, un artículo sin tamaño de botella necesita uno antes de poder registrar.
• La lista de recibidos del iPad lo marca "sin pedido"; la oficina muestra la etiqueta "entrada directa".

Qué cambia al recibir

Registrar una entrega suma las existencias, calcula lo que cuesta de verdad cada artículo ahora y lo último que se pagó, actualiza el pedido y guarda la entrega con el dinero del papel. Todo pasa junto, o no pasa nada.

Revisa lo que hizo una entrega

1. Inventario › Actividad: cada artículo recibido es un movimiento Recibido por la cantidad, en la unidad del artículo.
2. Inventario › Artículos › el artículo: el costo — "El promedio de lo que hay en el estante: cada entrega mezcla lo que costó." — con "Último precio pagado: …" debajo.
3. La página del pedido: la columna Recibido de cada línea y la lista Entregas (ve Historial de entregas).

Costo promedio y último precio pagado

Barform guarda dos costos por artículo, los dos sin IVA:

• El costo promedio es lo que te costó, en promedio, lo que hay en tu estante. Cada entrega mezcla su precio. Lo usan las mermas, las diferencias de conteo, el costo de los tragos y el valor de tu inventario.
• El último precio pagado es lo que cobró el proveedor la última vez. Las líneas de pedido nuevas, Desde par, Borrador según existencias, un artículo agregado en la puerta y una entrega sin pedido empiezan con él.

Cómo los cambia una entrega:

• Nuevo promedio = (existencia anterior × el promedio actual + cantidad que llegó × precio pagado) ÷ (existencia anterior + cantidad que llegó). Por ejemplo, 10 botellas a $280.00 en el estante y 2 que llegan a $300.00 dan $283.33 por botella. El último precio pagado queda en $300.00.
• Si la existencia era 0 o menos, o el artículo nunca tuvo costo, el precio pagado se vuelve el costo.
• Una línea en $0 (una botella de regalo) suma la existencia y no cambia ninguno de los dos costos.
• Dos líneas del mismo artículo en una entrega se mezclan una después de la otra. Dos entregas al mismo tiempo dan el mismo resultado que una después de la otra.
• Un costo escrito a mano en la oficina fija los dos (ve Artículos y existencias).
• Los conteos, las mermas y las ventas mueven existencias al costo promedio; nunca lo cambian.

Cómo se leen los precios

• El precio pagado es por botella (o por unidad), sin IVA. Un precio con IVA primero se divide entre (1 + la tasa de IVA ÷ 100) y se redondea al centavo. Luego Barform calcula el precio por ml — o por kilo o litro en una línea de factura que se cobra por peso o volumen, o por pieza — y lo guarda exacto, hasta fracciones de centavo: $289.00 por 750 ml son unos 38.5 centavos por ml.
• Una línea sin ningún precio se toma al precio de la línea del pedido, o si no, al último precio pagado.
• Registrar un precio tal como Barform lo llenó nunca mueve el costo por un redondeo.
• Un precio por gramo que escribes en la puerta va en centavos enteros; una factura que cobra por kilo se registra exacta.

Qué guardan el pedido y la entrega

• La cantidad recibida de cada línea del pedido es la suma de todas sus entregas, y su precio pasa a ser el último con el que se recibió.
• El total recibido del pedido es la suma de los subtotales de sus entregas, sin IVA; el total pedido se queda como estaba (en una entrega sin pedido, es lo que llegó). Se guarda la fecha de recepción.
• El dinero de la entrega es el del papel. Con precios sin IVA, cada línea es cantidad × precio, más el IVA de esa línea. Con precios que incluyen IVA (un ticket), cantidad × precio es el total de la línea y el IVA se saca de ahí, así el recibo suma lo mismo que el ticket: 18 × $24.00 = $432.00. Cada línea se redondea al centavo; el subtotal, el IVA y el total de la entrega son las sumas.
• Cuando la entrega nombra a un proveedor, Barform recuerda, por cada artículo que llegó, la botella, el precio como se escribió, si venía con IVA, la tasa de IVA de la línea y, desde una factura, el código del proveedor. El iPad lo usa para los precios iniciales.

Historial de entregas

Cada entrega registrada se guarda como un recibo en su pedido: quién la recibió, cuándo, cuántas líneas, el dinero y qué pasó con lo que faltaba.

• En la oficina, abre el pedido. Debajo de las líneas, Entregas muestra cada recibo, del más reciente al más antiguo: la fecha y la hora, "por" y el nombre de la persona, el número de líneas, una etiqueta "resto pendiente" o "cerrada incompleta", las notas, y a la derecha el subtotal con "IVA $X · Total con IVA $Y" — más "· con IVA" cuando los precios del papel incluían IVA. El pie de la tabla de líneas agrega Recibido (sin IVA).
• En el iPad, toca Recibidos (X) en Compras para desplegar los últimos 30 pedidos recibidos: el proveedor, la fecha, lo que llegó por nombre con cantidades (un sustituto con su propio nombre, una línea que nunca llegó no aparece), las etiquetas "sin pedido", "de una factura" o "cerrado incompleto", y el dinero recibido, sin IVA.
• El número de líneas de la oficina incluye todas las líneas del recibo, aun las que llegaron en cero.
• La oficina no muestra una entrega línea por línea: algo extra o un sustituto solo aparece en su dinero.

Importa la factura de un proveedor

Los proveedores mandan por correo el XML del CFDI junto con el PDF. Al importar el XML, Barform captura la entrega por ti — cada línea con el código del proveedor, la descripción, la cantidad y la unidad, el precio sin IVA y el IVA de la línea — y sugiere el artículo de cada línea. Importar no mueve existencias: igual revisas la entrega y la recibes.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

En la oficina

1. Ve a Inventario › Compras › Facturas (Facturas de proveedores) y haz clic en Importar XML. Elige el archivo .xml.
   • O, en Pedidos, haz clic en Nuevo › Factura de proveedor (XML). Abre Facturas e intenta abrir de una vez el selector de archivos; si tu navegador no lo permite, haz clic en Importar XML.
2. Ves "Factura importada." — o, si ya la habías importado, "Esa factura ya estaba importada — aquí está." — y se abre la factura.
3. De vuelta en la lista, las pestañas Por recibir, Recibidas y Descartadas muestran cuántas tiene cada una. Cada fila muestra el proveedor (o el nombre o el RFC del emisor) con su RFC; una etiqueta "proveedor nuevo" cuando no coincidió ningún proveedor; "otro receptor" en ámbar cuando no va dirigida a tu sucursal; y Folio, Emitida, Total y Líneas ("X de Y listas" mientras espera). Haz clic en una fila para abrirla.

En el iPad

1. Guarda el XML del correo en Archivos o en iCloud Drive.
2. Toca ··· › Compras › Facturas de proveedores › Importar XML y elige el archivo. El selector muestra todos los archivos — Mail suele guardar un XML como datos sin formato — y Barform lee lo que trae adentro.
3. La revisión se abre con "Factura importada." (o "Esa factura ya estaba importada — aquí está.").
4. Las facturas pendientes aparecen con el proveedor, el folio, la fecha de emisión, "X líneas · Y con producto", "Dirigida a otro receptor" cuando aplica, el total y Revisar.

Los ajustes que importan

• El RFC de tu sucursal: Configuración › Ticket › RFC. Una factura dirigida a otro RFC te avisa — nunca se rechaza — hasta que haces clic en Este RFC es nuestro en una de ellas, en la oficina.
• El RFC de cada proveedor, en Proveedores, sirve para encontrar al proveedor de una factura.

Qué acepta Barform

Solo una factura CFDI 4.0 timbrada, de ingreso y en pesos. Si no, ves alguno de estos mensajes:

• "Ese archivo no es un XML válido."
• "Ese archivo no es una factura CFDI de proveedor (el XML)." — también para un archivo con más de un emisor, receptor o timbre, o con montos de más de 20 millones de pesos.
• "Es un CFDI 3.3, que el SAT ya retiró — pide al proveedor una factura 4.0."
• "Solo se recibe una factura de ingreso (tipo I) — no una nota de crédito ni un complemento de pago."
• "La factura no está timbrada: no tiene UUID fiscal."
• "Solo se recibe una factura en pesos (MXN)."
• "La factura no tiene líneas." o "El archivo está vacío."
• "Ese archivo es demasiado grande para ser una factura." — más de 500 líneas, o un archivo de más de 900 KB en la oficina o de más de 2 MB en el iPad.
• En el iPad, "Una línea de la factura no tiene cantidad o importe." La oficina muestra "Algo falló — inténtalo de nuevo." con ese mismo archivo.

Cómo se lee una factura

• Cada factura se importa una sola vez, por su UUID fiscal. Si importas la misma otra vez, se abre la primera.
• En cada línea: el código es el código de producto del proveedor; el costo es el importe de la línea menos su descuento, más el IEPS que venga desglosado en la línea (el IEPS se queda en el costo); la tasa de IVA es la de la línea, 0% cuando está exenta; el tamaño de botella se lee de la descripción ("750 ML", "1.75 LT", "1/2 L", o un tamaño como 700, 750 o 1000 al final — nunca una cosecha ni un número de la marca); y las unidades de paquete necesitan saber cuántas trae el paquete.
• El proveedor es el que tiene el mismo RFC que el emisor (sin importar mayúsculas ni espacios; el más antiguo si dos lo comparten). Si no hay, Barform sugiere el proveedor con el nombre más parecido.
• La fecha de emisión se lee en la zona horaria de la sucursal.
• El XML se guarda con la factura; el PDF no se guarda. No hay buzón de correo: cada archivo lo importas a mano.
• La oficina muestra las 300 facturas más recientes; el iPad, las 50 pendientes más recientes. Las recibidas y las descartadas solo están en la oficina.
• En el iPad, importar una factura que ya se recibió o se descartó dice "Esa factura ya se recibió (o se descartó)." Si el selector no puede abrir el archivo: "No se pudo abrir ese archivo."

Revisa una factura

Antes de recibir, contesta la factura: quién la mandó y, en cada línea, qué artículo es — confirmar una sugerencia, cambiarla, elegir uno o saltar la línea —, además de cuántas botellas trae un paquete. Tus respuestas le enseñan a Barform los códigos del proveedor, así su siguiente factura se empareja sola.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

Abre la factura desde Facturas en la oficina, o toca Revisar en el iPad (Factura de proveedor).

Revisa el proveedor

1. En la oficina, elige el Proveedor de la lista; ya viene elegido el que coincidió por RFC o el que se adivinó por nombre. En el iPad, toca su etiqueta, o Sin proveedor ("¿No está en la lista? Recíbela sin proveedor, o agrega primero el proveedor en la oficina.").
2. Lee la nota de abajo:
   • ninguna cuando se encontró al proveedor por su RFC (en el iPad, "Encontrado por su RFC.");
   • "Este proveedor tiene el RFC de la factura.";
   • en ámbar, "El RFC de este proveedor es …; el de la factura, …. Revisa que sea la misma empresa.";
   • "Sugerido por el nombre del emisor …" — la oficina agrega el nombre;
   • "Este proveedor no tiene RFC registrado. Guárdalo y su próxima factura encontrará al proveedor y los códigos aprendidos aquí."
3. Cuando el proveedor no tiene RFC registrado, haz clic o toca Guardar RFC (con el RFC de la factura). Confirma "¿Guardar este RFC en Distribuidora Norte?" — "Desde ahora, las facturas del RFC … se asignarán a Distribuidora Norte automáticamente. Guárdalo solo si Distribuidora Norte es la empresa de esta factura (…)." — con Guardar RFC.

Guardar un RFC solo llena uno vacío. En la oficina ves luego "Guardado: las facturas del RFC … se asignarán a Distribuidora Norte." — o que el proveedor ya tiene este RFC, que ya tiene otro ("… Cámbialo en el proveedor si está mal."), o "… ya tiene este RFC. No se guardó nada." cuando lo tiene otro proveedor.

Contesta cada línea

1. Lee la línea como se facturó: la descripción, y luego código · cantidad × unidad · precio · IVA %.
2. Lee el emparejamiento: "Por el código del proveedor", "Por el SKU", "Por el nombre", "Elegido a mano", una sugerencia — "Sugerido por SKU — confirma o cambia" o "Sugerido por nombre (80%) — confirma o cambia" — o "Sin artículo" (en el iPad, "Sin producto").
3. Haz clic en Confirmar en una sugerencia; en Cambiar o Elegir artículo para escoger otro artículo (en el iPad, Cambiar producto o Elegir producto); o en Saltar para dejar fuera la línea (en el iPad, Saltar). Recibirla deshace un salto.
4. Al elegir aparece "¿Qué artículo es esta línea?" (en el iPad, "¿Qué producto es esta línea?"). Busca por nombre o SKU en la oficina (10 resultados), o por cada palabra del nombre en el iPad (8 resultados, o escanea la botella). Elegir un artículo confirma la línea.
5. Una línea de paquete pide Botellas por paquete: escríbelo en la oficina; en el iPad toca 6, 12 o 24, o usa − y + (de 1 a 1,000), y el iPad muestra cuántas botellas se facturan ("= 24 facturadas").
6. En la oficina, haz clic en Guardar para conservar tus respuestas sin recibir: "Guardado — los códigos del proveedor se aprenden para su próxima factura." (o, si el proveedor no tiene RFC registrado, "Guardado. Guarda también el RFC del proveedor: sus códigos se aplican a su próxima factura solo cuando el RFC está registrado."). El iPad guarda tus respuestas cuando tocas Recibir entrega.

Una factura dirigida a otra empresa

En la oficina, una tarjeta ámbar dice que la factura va "Dirigida a … (…), no al RFC de este bar." Si ese RFC es tuyo, haz clic en Este RFC es nuestro: "Guardado: las facturas a ese RFC son de este bar." Desde entonces ese RFC se acepta, y el aviso desaparece en todas las facturas dirigidas a él. No hay pantalla para quitar un RFC que aceptaste. El iPad solo avisa: "Dirigida a … (…), no al RFC de este bar. Revisa que sea tuya antes de recibirla."

Cómo se emparejan las líneas

Al importar, Barform intenta, en este orden:

1. El código del proveedor — lo que ese código del proveedor ya se confirmó antes, con el tamaño de paquete que se le dio. Solo cuando el proveedor se encontró por su RFC. La línea empieza confirmada.
2. SKU — tu artículo cuyo SKU es igual al código, cuando el proveedor se conoce por su RFC o se adivinó por su nombre. Empieza confirmada solo en una factura del proveedor habitual del artículo, encontrado por su RFC; si no, es una sugerencia.
3. Nombre — el nombre de artículo activo más parecido (sin contar acentos, tamaños, signos ni terminaciones como "S.A. de C.V."), cuando se parece lo suficiente. Siempre es una sugerencia.

Una línea está lista cuando tiene artículo, está confirmada, no es un paquete sin tamaño y su artículo se puede contar como viene facturada la línea:

• por pieza, botella o paquete — un artículo en ml (contado en botellas) o uno que se cuenta por pieza;
• en kilos o gramos — un artículo que se cuenta en gramos;
• en litros o mililitros — un artículo en ml;
• cualquier otra cosa — limones por kilo contra un artículo por pieza, una bolsa por pieza contra un artículo en gramos — no se puede contar desde la factura: "Este artículo no se puede contar como viene la línea (…). Elige otro artículo, o salta la línea y recíbela a mano."

Tamaños de botella:

• Cuenta el tamaño de botella del propio artículo. El de la factura solo se usa para un artículo que no tiene.
• Cuando difieren por más de medio ml, la línea avisa: "La factura dice 1000 ml; el artículo es de 750 ml. Esta entrega cuenta botellas de 750 ml — si llegaron de 1000 ml, cambia primero el tamaño del artículo." (En el iPad: "…cambia la botella en la siguiente pantalla.")
• La oficina nunca cambia el tamaño de botella de un artículo desde una factura.

Lo que aprende Barform:

• Solo un Confirmar explícito confirma una sugerencia; escribir el tamaño del paquete no.
• Una línea confirmada que no se saltó le enseña al proveedor su código para ese artículo, y el tamaño del paquete. Un proveedor tiene un código por artículo.
• Los códigos aprendidos solo aplican a una factura que se emparejó con su proveedor por el RFC. Mientras el RFC del proveedor no esté registrado, su siguiente factura llega sin proveedor y todas las líneas vuelven a preguntar.

Límites:

• Una factura no puede crear artículos. Crea primero el artículo en Artículos, o salta la línea ("No hay nada en el inventario con ese nombre. Crea el producto en la oficina, o salta la línea.").
• En la oficina, una vez que guardaste las respuestas con un proveedor, el proveedor aparece como texto, no como lista. Las etiquetas del iPad sí lo pueden cambiar.
• En el iPad, una sugerencia de un artículo que se archivó después de importar se descarta, y la línea aparece sin producto.

Recibe la entrega que cobra una factura

Cuando todas las líneas están contestadas, recibe la entrega a los precios y el IVA de la propia factura — contra el pedido abierto del proveedor, o como una entrega propia —, después de decir cuánto llegó de verdad de cada línea. El recibo nombra la factura, y eso la marca como recibida.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

En la oficina

1. Contesta las líneas (ve Revisa una factura).
2. En Llegó, revisa la cantidad de cada línea. Empieza en lo que cobra la factura ("de 12 facturadas"); escribe 0 en una línea que no llegó.
3. En Recibir contra, elige Sin pedido — una entrada propia o uno de los pedidos abiertos del proveedor ("Pedido del … · X líneas"). Si el proveedor tiene un solo pedido abierto, ya viene elegido.
4. Si el pedido se quedaría corto: "No llegó todo lo pedido. Lo que falta:" — elige Queda pendiente o Cerrar el pedido.
5. Revisa el pie: "Esta entrega: … · la factura: …", con la diferencia ("… de diferencia — revisa lo que llegó") en ámbar cuando difieren por más de $1.00.
6. Haz clic en Recibir entrega; está gris, con el motivo al lado, hasta que todo esté listo. Ves "Entrega recibida — $X." La página dice entonces "Recibida — $X a los precios de la factura." con Ver el pedido.

En el iPad

1. En la revisión, elige el pedido en Recibir contra (aparece cuando el proveedor tiene pedidos abiertos): Sin pedido — una entrada propia, o "Pedido del … · X líneas". La nota dice "La entrega tendrá su propio pedido, ya recibido." o "Las líneas del pedido que la factura no trae empiezan en cero; dirás si lo demás todavía llega."
2. Toca Recibir entrega. Primero guarda tus respuestas. Se abre la pantalla de recepción con el folio, el total y el pedido de la factura arriba, y "Llenado con la factura: cada línea como se facturó, a su precio sin IVA y con su propio IVA. Revisa lo que de verdad llegó — una línea que no llegó va en cero."
3. Revisa la cantidad de cada línea con − y + o con el lápiz; el precio está fijo. Las líneas del pedido que la factura no cobra empiezan en cero y dicen "no viene en la factura".
4. Lee el pie: "La factura también dice $X." o "La factura dice $X — $Y de diferencia. Revisa lo que llegó."
5. Toca Registrar entrega · $X y contesta la pregunta de lo que falta si te la hace (ve Entregas incompletas).

Aquí no se elige IVA: los precios de una factura van sin IVA.

Cómo se registra una entrega de factura

• Precio por botella (o por unidad, kilo o litro) = el costo de la línea ÷ las botellas que cobra, redondeado al centavo. Un paquete cobra paquetes × botellas por paquete.
• Cada línea se registra a la tasa de IVA de su propia línea de factura, con precios sin IVA.
• Contra un pedido, cada línea de la factura cae en la línea pedida de su artículo — una segunda línea del mismo artículo también — y una línea de factura que el pedido no tiene llega como no pedida.
• Sin pedido, la entrega se vuelve su propio pedido, con la etiqueta "factura".
• Una línea que se cobra por peso o volumen en los mismos términos del artículo se recibe con el kilo o el litro facturado como unidad ("5 kg", "$17.00 por kg" en el iPad), así el dinero coincide al centavo con la factura.
• El recibo guarda el código del proveedor y el número de línea de la factura de cada línea, y le enseña a Barform los precios del proveedor.
• La factura queda como recibida. Recibirla otra vez, o recibir una factura descartada, se rechaza: "Esa factura ya se recibió (o se descartó)."
• Cuando el proveedor no tiene pedido abierto pero tuvo uno recibido en los últimos 14 días, las dos apps avisan: "El pedido de … se recibió el …. Si esta factura es de esa entrega, descártala: recibirla otra vez contaría las existencias dos veces."

Qué la puede detener

• En la oficina, en orden: "Elige un artículo para cada línea, o sáltala.", "Una línea viene de una forma en que su artículo no se cuenta: elige otro artículo o sáltala.", "Confirma o cambia los artículos sugeridos.", "Escribe cuántas botellas trae cada paquete.", "Un artículo no tiene tamaño de botella.", "Di cuánto llegó de cada línea.", "No llegó nada que recibir.", "Di qué pasa con lo que falta del pedido."
• En el iPad: "Revisando la factura…", "Ya se recibió o se descartó.", "Sin conexión — recibe la factura cuando vuelva la conexión.", "Elige un producto para cada línea, o sáltala.", "Cambia o salta las líneas que no se cuentan.", "Confirma o cambia los productos sugeridos.", "Di cuántas botellas trae cada paquete.", "Nada que recibir — todas las líneas están saltadas."
• Un artículo en ml sin tamaño de botella, en una factura que no dice ninguno: la oficina detiene la línea ("Ni el artículo ni la factura dicen el tamaño: ponlo en el artículo."); el iPad pide el tamaño en la pantalla de recepción.
• Una línea de factura no puede volverse sustituto: sáltala, o ponla en cero y agrega el otro artículo.
• Si cancelas la pantalla de recepción del iPad después de Recibir entrega, tus respuestas se quedan guardadas y la factura sigue pendiente.

Descarta o restaura una factura

Una factura que no se debe recibir — no es tuya, o es copia de una entrega que ya recibiste a mano — se descarta: sale de la lista de pendientes sin recibir nada. La oficina la puede restaurar.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

• En la oficina: en una factura pendiente, haz clic en Descartar; pasa a Descartadas. En una descartada, haz clic en Restaurar; regresa a Por recibir.
• En el iPad: toca Descartar en la revisión y confirma "¿Descartar esta factura?" — "Sale de la lista sin recibir nada. La oficina puede restaurarla." — con Descartar factura, o Dejarla. Ves "Factura descartada. La oficina puede restaurarla."

Lo que conviene saber:

• Solo cambian las facturas pendientes y las descartadas. Una factura recibida se queda recibida ("Esa factura ya se recibió (o se descartó).").
• Una factura descartada no se puede recibir hasta que se restaure. Si la importas otra vez, solo la encuentra.
• El iPad no puede restaurar facturas; ahí no aparecen las descartadas.

Pesa las botellas nuevas al recibir

Si tu sucursal cuenta las botellas abiertas por peso, cada botella necesita un peso de referencia. Cuando llega una entrega tienes una botella cerrada en la mano, así que después de registrar en el iPad, Barform te ofrece pesar las botellas nuevas que no tienen peso.

1. Registra la entrega en el iPad.
2. Si se abre Pesa una botella cerrada ahora, pesa las botellas de la lista, o toca Después (Listo cuando todas estén guardadas).
3. El aviso de la entrega registrada aparece al cerrar la hoja.

• Solo aparece cuando Método de conteo está en Peso (Configuración › Sucursal › iPads y servicio), para cada botella recibida con cantidad mayor a cero y sin peso cerrada ni vacía, una vez cada una.
• Es solo del iPad; las páginas de recepción de la oficina nunca lo ofrecen.
• La hoja, paso a paso, está en Conteos de inventario.

Corrige una entrega ya registrada

Una entrega registrada no se puede deshacer ni editar. Corrige los errores donde cayeron.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes, en la oficina.

1. Se registró de más o de menos: en Artículos, abre el menú ··· del artículo › Ajustar. Usa Ajustar por con signo menos (-2) para quitar lo que se registró de más, o con lo que faltó para sumarlo, o usa Fijar existencias en. O cuenta el artículo (ve Conteos de inventario).
2. Se registró un precio equivocado: abre el artículo y haz clic en Editar costo junto a su costo (está bloqueado una vez que el artículo tiene costo), y escribe el correcto — o usa Más › Editar costos. Un costo escrito a mano fija el promedio y también el último precio pagado.
3. Lo que faltaba de un pedido cerrado incompleto llegó después de todo: recíbelo como una entrega sin pedido.
4. Una factura importada es de una entrega que ya recibiste a mano: descártala. El aviso de los 14 días te lo señala.

• La entrega, sus movimientos y las cantidades recibidas del pedido se quedan como se registraron.
• Un ajuste es su propio movimiento en Actividad y no cambia el costo. Si el precio registrado estaba mal, escribe el costo correcto.
• El recibo y el pedido conservan el precio que se registró, aunque corrijas el costo del artículo.
• Un pedido recibido no acepta otra entrega, y una factura recibida no se puede descartar ni volver a recibir.

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