Mensajes a clientes

Los WhatsApp, SMS y correos que Barform manda a tus clientes, los avisos al bar, sus respuestas, el registro de mensajes y cómo conectar WhatsApp.

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Barform puede escribirles a tus clientes por su cuenta sobre sus reservaciones —por WhatsApp, SMS y correo— y avisarle al bar cuando un cliente hace algo que nadie en el bar vería. Aquí está qué sale y cuándo, las respuestas de los clientes, los avisos al bar —y cómo contestar una solicitud desde WhatsApp—, el registro de mensajes, la configuración y cómo conectar WhatsApp. El libro en sí está en Reservaciones.

Cómo le llegan los mensajes a un cliente

Cuando se hace, confirma, cambia, cancela o sienta una reservación, Barform prepara el mensaje que corresponde y lo manda en cerca de un minuto, por el canal que va con el número del cliente, y también por correo si el cliente dejó uno. El envío corre por cuenta de Barform; tú enciendes lo que quieras y, para WhatsApp, conectas tu propio número.

Los mensajes a clientes vienen con el complemento Reservaciones, junto con el libro y tu página de reservaciones. El complemento incluye 1,000 mensajes al mes, como guía y no como límite estricto (consulta El registro de mensajes y Planes y facturación). Sin el complemento tu sucursal no tiene reservaciones de ningún tipo, y Barform no manda nada por ella (consulta Reservaciones). Con él, los mensajes a clientes empiezan apagados: hasta que los enciendas, el libro de la oficina (app.barformpos.com) dice "Las confirmaciones automáticas están apagadas." y el iPad muestra "Confirmaciones apagadas: revisa el admin" en cada reservación con teléfono o correo.

El canal depende del número. Un número con código +1 (EE. UU. y Canadá) recibe SMS. Cualquier otro número —México y el resto del mundo— recibe WhatsApp. Un cliente que dejó correo también recibe el correo, así que puede recibir el mismo mensaje dos veces: una en el teléfono y otra por correo.
Los mensajes de texto (SMS) solo van a celulares de EE. UU. y Canadá. Un cliente con celular mexicano recibe WhatsApp (cuando el tuyo ya esté encendido) y el correo, nunca un SMS.
Cómo se lee un número: 10 dígitos es un número mexicano (+52); 11 dígitos que empiezan con 1 es +1; 12 dígitos que empiezan con 52, o la forma anterior de 13 dígitos que empieza con 521, es +52; cualquier otro número de 8 a 15 dígitos es ese número internacional. Cualquier otra cosa no se puede usar para mandar mensajes.
De dónde sale: los SMS, del número de Barform en EE. UU.; los WhatsApp, de tu propio número de WhatsApp conectado; los correos, a nombre de tu sucursal desde reservas@barformpos.com, con tu Correo para respuestas como dirección de respuesta.
El permiso del cliente: un cliente web que no marcó la casilla de mensajes no recibe SMS ni WhatsApp, digan lo que digan tus ajustes: solo correo. Una reservación que toma tu equipo no tiene casilla: los mensajes están permitidos, porque el cliente aceptó por teléfono. Una solicitud del formulario propio de tu sitio que no manda la casilla se trata como una reservación del equipo.
Cuando un canal no puede entregar: un WhatsApp que todavía no puede salir (número sin conectar, mensaje sin aprobar) sale por SMS si Barform puede mandarle SMS a ese número. Un WhatsApp que se reporta como no entregado vuelve a salir por SMS si se puede, o si no por correo, si la reservación tiene uno. Un correo que rebota vuelve a salir por SMS a un cliente +1 que aceptó mensajes, cuando el SMS está encendido.
El envío: un mensaje rechazado por un momento se vuelve a intentar cada minuto, hasta 5 veces, y luego queda como Falló. Un rechazo definitivo (número equivocado, no es celular, no tiene WhatsApp…) queda como No entregable. Un mensaje que espera algo que todavía no está listo —como la aprobación de WhatsApp— se queda En cola con el motivo y sale en cuanto puede.
El idioma: un número +1 recibe inglés. Cualquier otro número, y las reservaciones que solo tienen correo, reciben el Idioma de los iPads de tu sucursal (Configuración › Sucursal › Idioma). El idioma que el cliente usó en tu página de reservaciones no se guarda. Las horas se escriben en la zona horaria de tu sucursal.
No se manda nada para las reservaciones que ya existían cuando enciendes los mensajes; solo para los cambios de ahí en adelante.
Mientras tu WhatsApp no esté configurado y encendido, los clientes con números mexicanos y de otros países no reciben nada en el teléfono; solo el correo, si dejaron uno. La línea de mensaje de cada reservación te dice si al cliente le llegó algo (consulta Revisa si al cliente le llegó el mensaje).
La redacción es de Barform; no hay un campo para la tuya.

Enciende los mensajes a clientes

Quién puede hacerlo: administradores, en una sucursal con el complemento Reservaciones.

En la oficina, entra a Configuración › Reservaciones › Mensajes a clientes.
Mueve el interruptor de arriba. Dice "Los mensajes a clientes están apagados" y luego "Los mensajes a clientes están encendidos": "Una reservación tomada en el bar se confirma de inmediato. Una solicitud web se acusa de recibido y se confirma cuando tú la confirmas."
Revisa Cómo se envían los mensajes: Correo y Mensaje de texto (SMS) vienen encendidos; WhatsApp necesita configurarse (consulta Configura WhatsApp).
Llena Correo para respuestas para que la respuesta por correo de un cliente le llegue a alguien.
Envíate una prueba (consulta Ajustes de mensajes a clientes).

Al apagar los mensajes se conservan todos tus ajustes para cuando los vuelvas a encender. También se detiene lo que ya estaba esperando: justo antes de salir, cada mensaje a un cliente se revisa otra vez contra tus interruptores, así que los recordatorios de mañana, por ejemplo, se descartan como Omitido en lugar de salir.

Qué recibe un cliente y cuándo

Siete tipos de mensaje acompañan una reservación: solicitud recibida, confirmación, cambio, recordatorio, cancelación, rechazo y un agradecimiento a la mañana siguiente. Una sucursal que cobra depósitos agrega un octavo, la solicitud de depósito (consulta Depósitos para grupos grandes). Cada uno sale por los canales del cliente cuando la reservación cambia de una forma que lo pide. Los activa lo que hace tu equipo en la oficina o en el iPad, y lo que hace el cliente en tu página de reservaciones o en su propia página.

Cuando tú (o el cliente)	El cliente recibe	En el registro aparece como
Un cliente pide mesa en tu página de reservaciones	Solicitud recibida, de inmediato	Solicitud recibida
Tu equipo agrega una reservación (oficina o iPad)	Confirmación, de inmediato, y se programa el recordatorio	Confirmación
El bar confirma una solicitud web (Confirmar)	Confirmación, de inmediato, y se programa el recordatorio	Confirmación
Tu equipo cambia la hora, las personas o la mesa de una reservación cuya confirmación ya salió (Editar, +15 min)	Cambio, de inmediato	Cambio
Llega la hora del recordatorio de una reservación confirmada	Recordatorio	Recordatorio
Tu equipo cancela una reservación	Cancelación, de inmediato	Cancelación
Tu equipo rechaza una solicitud web que nunca se confirmó	Rechazo, de inmediato	Rechazada
El grupo se sienta, con el agradecimiento encendido	Agradecimiento, a la mañana siguiente	Agradecimiento
Le pides un depósito a un grupo (Pedir depósito, Enviar el enlace otra vez)	Solicitud de depósito, de inmediato	Solicitud de depósito
Un grupo paga su depósito, en tu página de reservaciones o con el enlace	Confirmación, de inmediato, con las condiciones del depósito	Confirmación
No llegó, o el cliente cancela por su cuenta	Nada (la cancelación del propio cliente se contesta por respuesta o en su página)	—

Lo que dicen

Así se leen los mensajes en español; los de inglés dicen lo mismo:

Solicitud recibida: "Recibimos tu solicitud de mesa para (personas) en (sucursal) el (día y hora). Te confirmamos en breve."
Confirmación: "Tu mesa para (personas) en (sucursal) está confirmada para el (día y hora) ((mesa)). Responde 2 si ya no vienes."
Cambio: "Tu reservación en (sucursal) cambió — ahora es para (personas) el (día y hora) ((mesa)). Responde 2 si ya no vienes."
Recordatorio: "Te esperamos hoy en (sucursal) — (día y hora), mesa para (personas). Responde 1 para confirmar o 2 para cancelar."
Cancelación: "Tu reservación en (sucursal) para el (día y hora) fue cancelada. ¿Fue un error? Llámanos al (teléfono)."
Rechazada: "Lo sentimos, no podemos tomar tu solicitud de mesa para (personas) en (sucursal) el (día y hora)." seguido de "Elige otro horario:" y un enlace a tu página de reservaciones.
Agradecimiento: "¡Gracias por venir a (sucursal)! Si tienes un minuto, una reseña en Google nos ayuda mucho:" y tu enlace de reseñas.
Solicitud de depósito: "Para confirmar tu mesa para (personas) en (sucursal) el (día y hora), paga el depósito de (monto):" y el enlace propio del cliente, donde paga, y luego "Se descuenta de tu cuenta."

En una reservación con depósito —un enlace vigente, o dinero pagado y no reembolsado— ningún mensaje le pide al cliente responder 2, porque una respuesta no la puede cancelar:

La confirmación de un depósito pagado dice, en lugar de "Responde 2 si ya no vienes.": "Depósito pagado: (monto) — se descuenta de tu cuenta. Cancelación gratis hasta el (día y hora); después, o si no vienes, no se reembolsa." Si se paga cuando ya no hay cancelación gratis, dice "Depósito pagado: (monto) — se descuenta de tu cuenta. No es reembolsable: faltan menos de (horas) horas para tu reservación."
El recordatorio solo pide "Responde 1 para confirmar.", y el aviso de cambio deja fuera "Responde 2 si ya no vienes."
Una cancelación con reembolso agrega "Te estamos reembolsando el depósito de (monto) a tu tarjeta; tu banco puede tardar de 5 a 10 días hábiles en reflejarlo."

En cada canal:

SMS agrega "Cambios:" y el enlace propio del cliente a todos los mensajes, menos la cancelación, el rechazo y el agradecimiento. El nombre de la mesa solo aparece cuando hay una apartada, y la última frase de la cancelación solo cuando tu sucursal tiene teléfono.
Correo: tiene un asunto como "Tu mesa está confirmada — (sucursal)", una tarjeta con el título, "Hola" y el primer nombre del cliente, la frase, un recuadro con Cuándo, Personas y Mesa, y un botón verde: Cambiar o cancelar (la página propia del cliente), Elegir otro horario en un rechazo, Dejar una reseña en Google en el agradecimiento, y ninguno en una cancelación. Al pie van el nombre de tu sucursal, la dirección y "Llámanos:" con tu teléfono.
WhatsApp manda los mismos mensajes como plantillas que WhatsApp aprobó para tu sucursal, con los botones Cambiar o cancelar, Elegir otro horario y Dejar una reseña en Google (ninguno en una cancelación). Los mensajes de WhatsApp no llevan el nombre de la mesa, y la cancelación dice "Llámanos." sin el número.
La solicitud de depósito lleva el enlace del cliente dentro de su frase. Su correo tiene el asunto "Paga tu depósito para confirmar tu mesa — (sucursal)", el título "Te falta un paso: tu depósito", un recuadro con Cuándo, Personas, Depósito y Paga antes del, y el botón Pagar el depósito; por WhatsApp lleva un botón Pagar el depósito. La confirmación de un depósito pagado agrega Depósito al recuadro del correo.
Los enlaces son direcciones cortas de bfp.mx en todos los canales: la página propia del cliente es bfp.mx/ seguido de un código corto, y el enlace a tu página de reservaciones del rechazo y el enlace de reseñas del agradecimiento son bfp.mx/ seguido de tu dirección pública de reservaciones y /book o /review.

Ajuste	Valor inicial	Qué cambia
Mensajes a clientes y los tres canales	Apagado · Correo encendido · SMS encendido · WhatsApp apagado	Si sale cada mensaje y por qué canales. Consulta Ajustes de mensajes a clientes.
Recordatorio › Enviarlo	6 h antes	2, 4, 6, 12 o 24 horas antes de la reservación.
Agradecimiento al día siguiente	Apagado	Necesita tu Enlace de reseñas de Google.
Teléfono y Dirección de tu sucursal (Configuración › Sucursal)	—	Se usan en la cancelación y al pie del correo.

Solicitud recibida sale con una reservación web nueva que no está confirmada.
Confirmación sale con una reservación nueva que toma tu equipo, y cada vez que el bar confirma una reservación sin confirmar. Vuelve a salir cada vez que eso pasa, así que una reservación que el cliente cambió se confirma de nuevo por escrito cuando el bar la vuelve a confirmar. Nunca sale dos veces para la misma hora, personas y mesa: confirmar de nuevo después de Quitar confirmación no manda nada nuevo. Una respuesta del cliente nunca confirma una solicitud web: solo la confirma Confirmar, del bar.
Recordatorio solo sale a reservaciones confirmadas, con la anticipación que elegiste, y solo si ese momento está a más de 10 minutos cuando se programa. Se mueve cuando cambia la hora de una reservación confirmada o cuando se vuelve a reservar, y se descarta cuando la reservación pierde la confirmación, se cancela, se marca que no llegó o se sienta.
Cambio sale cuando cambian la hora, las personas o la mesa de una reservación cuya confirmación ya se envió o se entregó, salvo que ese mismo cambio le haya quitado la confirmación (un cambio del propio cliente, o el formulario web enviado otra vez). Vuelve a salir con cada cambio así.
Cancelación sale cuando se cancela una reservación reservada, salvo que la haya cancelado el cliente. Rechazada la reemplaza cuando la reservación llegó de la web y nunca se confirmó.
Agradecimiento se programa cuando se sienta una reservación, si el agradecimiento está encendido y hay un enlace de reseñas. Sale a las 11:00 a.m. de tu hora el día después de la fecha de la reservación (o 1 hora después de sentarlos, lo que sea más tarde), por cada canal por el que realmente salió la confirmación o la solicitud recibida —revisado otra vez contra tus ajustes de ese día y el permiso del cliente—, o si no por la ruta de siempre.
Cuando una reservación deja de estar reservada (cancelada, no llegó, sentada), todo lo que seguía pendiente para ella se descarta como Omitido, menos la cancelación, el rechazo y el agradecimiento que corresponden a ese cambio.
Cada tipo de mensaje aparece una vez por canal y por reservación en el registro; volver a mandarlo usa la misma línea.
Con el recordatorio a 12 o 24 horas, llega el día anterior pero dice "Te esperamos hoy".
+15 min en una reservación cuya confirmación ya salió manda un aviso de cambio cada vez que lo presionas, también en las reservaciones del equipo, porque su confirmación salió al guardarlas.
Encender el agradecimiento después no les agradece a los grupos que ya se sentaron.
Un agradecimiento por WhatsApp necesita sus propios mensajes, que solo se crean cuando tienes enlace de reseñas. Si agregas el enlace después de que se aprobaron tus mensajes, usa Enviarlos de nuevo en la tarjeta de WhatsApp. Mientras tanto esos agradecimientos esperan en la cola, o salen por SMS si el número puede recibirlos.
Cambiar el ajuste del recordatorio mueve cada recordatorio que aún no sale a la nueva anticipación antes de su reservación. Uno cuya nueva hora ya pasó sale en más o menos un minuto.
Volver a reservar una reservación cancelada no manda ningún mensaje de "ya quedó otra vez"; solo el recordatorio, si la reservación está confirmada.

Respuestas de los clientes

El recordatorio invita al cliente a responder 1 para confirmar o 2 para cancelar; la confirmación y el aviso de cambio invitan a responder 2 si ya no viene. Una respuesta por SMS o WhatsApp cambia la reservación sola, salvo que una respuesta nunca confirma una solicitud web que el bar todavía no acepta. La solicitud recibida, la confirmación, el aviso de cambio y el recordatorio también llevan un enlace privado a la página propia del cliente, donde puede cambiar o cancelar (consulta Reservaciones).

Lo que hace el cliente:

Responde 1 (o sí, si, confirmo, confirmar, confirmado, yes, y, ok, confirm, confirmed). En una reservación que el bar ya confirmó, la reservación muestra Confirmada por el cliente, y al cliente se le contesta "¡Gracias! Tu mesa en (sucursal) queda confirmada." En una solicitud web que el bar todavía no confirma, la respuesta no cambia nada y se contesta "¡Gracias! (sucursal) te confirmará tu solicitud en breve." La solicitud sigue esperando el Confirmar o Rechazar del bar.
O responde 2 (o no, cancelar, cancelo, cancelado, cancel, cancelled, canceled). La reservación queda cancelada por el cliente, se le contesta "Listo, cancelamos tu reservación en (sucursal). ¡Hasta la próxima!", y el bar recibe un aviso de cancelación (consulta Avisos al bar). También funciona en una solicitud que sigue esperando al bar. En una reservación con depósito, un 2 no cancela nada: al cliente se le contesta "Para cancelar una reservación con depósito, usa tu enlace:" y el enlace a su propia página, donde ve qué pasa con el depósito antes de cancelar.
Cualquier otra cosa se contesta con "Responde 1 para confirmar o 2 para cancelar tu reservación en (sucursal)." —o, en una solicitud que sigue esperando al bar, con "¡Gracias! (sucursal) te confirmará tu solicitud en breve."—. La respuesta tiene que ser exactamente una de esas palabras —las mayúsculas y los espacios alrededor no importan—, así que "1." o "sí, gracias" cuentan como cualquier otra cosa.
Por WhatsApp, STOP, ALTO o BAJA detiene los mensajes de esa reservación: todo lo que seguía pendiente para ella se omite y ya no se manda nada más. Al cliente se le contesta una sola vez "Listo, ya no te enviaremos más mensajes sobre tu reservación en (sucursal)."; un segundo STOP ya no recibe contestación. La reservación sigue en pie, y tus propios avisos sobre ella te siguen llegando.

Una respuesta cuenta para la reservación sobre la que se le mandó por última vez un mensaje a ese número por ese canal, siempre que siga reservada y no hayan pasado más de 3 horas de su hora. Si no, no recibe contestación.
Una respuesta desde tu propio teléfono de avisos (Avisar también a este teléfono) nunca se toma como respuesta de un cliente: no cambia ninguna reservación de esa forma y no recibe contestación, aunque ese teléfono también tenga una reservación. Por WhatsApp, el teléfono de avisos puede, en cambio, contestar una solicitud nueva: consulta Contesta una solicitud desde WhatsApp.
Por SMS, el STOP lo maneja el propio servicio de mensajes de texto: el cliente recibe su contestación estándar, y los SMS que se le manden después a ese número fallan con "Este número respondió STOP, así que los SMS a él están bloqueados."
La contestación sale en el idioma del mensaje que se está respondiendo.
Barform no lee las respuestas por correo: llegan a tu Correo para respuestas para que las lea una persona.
Las demás respuestas de texto por SMS o WhatsApp se guardan, pero no aparecen en ningún lado de la oficina ni del iPad: nunca vas a ver un "¿podemos llevar al perro?". Tu número de WhatsApp tampoco se puede abrir en la app de WhatsApp (consulta Configura WhatsApp), así que no hay una bandeja para él.

Avisos al bar

Barform le avisa al bar en el momento cuando un cliente hace algo que nadie en el bar vería: pide mesa en línea, cambia una reservación, cancela o paga un depósito. Los avisos llegan por correo, y las solicitudes nuevas y las cancelaciones también pueden llegar por WhatsApp o SMS a un teléfono. Barform también manda un correo cuando tu WhatsApp se enciende solo. Los avisos llegan estén o no encendidos los mensajes a clientes, y no cuentan en los mensajes del mes.

Quién puede hacerlo: los administradores configuran los avisos.

Recibe avisos por correo

Entra a Configuración › Reservaciones › Mensajes a clientes › Respuestas y avisos.
Deja encendido Avísame cuando un cliente pida mesa (viene encendido).
Escribe Enviar avisos a, o déjalo vacío para usar el Correo para respuestas ("Vacío: llegan al correo de respuesta" y la dirección).

Recibe también avisos en un teléfono

En Avisar también a este teléfono, elige el código de país, escribe el número y sal del campo.
- Usa un teléfono distinto del número de WhatsApp de tu sucursal: WhatsApp no puede mandarse mensajes a sí mismo. Enviar prueba te muestra el error en el momento.
Cómo: Auto (WhatsApp si el número lo tiene, si no SMS), WhatsApp o SMS.
Haz clic en Enviar prueba. La línea dice qué pasó: "Enviado por WhatsApp.", "Enviado por SMS.", "WhatsApp no disponible para este número — enviado por SMS.", "WhatsApp aún no está listo para los avisos — enviado por SMS.", o por qué se está deteniendo, por ejemplo mientras WhatsApp todavía revisa los avisos.

Cuando llega un aviso, haz clic en Abrir el libro en el correo (o en el enlace del mensaje) para llegar a Servicio › Reservaciones en esa noche, y luego Confirmar o Rechazar. Si respondes el correo del aviso, le escribes al cliente. Un aviso de solicitud nueva por WhatsApp también se puede contestar ahí mismo, con sus botones Confirmar y Rechazar o con la palabra (consulta Contesta una solicitud desde WhatsApp). Cualquier otra respuesta a un aviso en el teléfono —"ok", "no", "1" o "2", o cualquier cosa por SMS— no confirma ni cancela nada y no recibe contestación.

Ajuste	Valor inicial	Qué cambia
Avísame cuando un cliente pida mesa	Encendido	Apagado: no hay avisos por correo ni por teléfono.
Enviar avisos a	Vacío (el Correo para respuestas)	A dónde llegan los avisos por correo. Sin ninguna de las dos direcciones, no sale aviso por correo.
Avisar también a este teléfono	Vacío (solo correo)	El teléfono que recibe avisos de solicitudes nuevas y cancelaciones de clientes.
Cómo	Auto	Cómo llegan los avisos al teléfono.
Idioma del portal de administración (Configuración › Sucursal › Idioma)	El idioma en que te registraste	El idioma de los avisos.

Hay tres avisos. Nueva solicitud de mesa: una solicitud web nueva. Un cliente cambió su reservación: el cliente movió la hora o las personas desde su página, o volvió a mandar el formulario para esa noche (la reservación queda otra vez sin confirmar). Un cliente canceló: respondiendo 2 o desde su página. En el registro aparecen como Aviso: nueva solicitud, Aviso: el cliente cambió y Aviso: el cliente canceló.
En una sucursal que cobra depósitos hay un cuarto, solo por correo: Depósito pagado, cuando un grupo paga su depósito y la reservación queda confirmada —"Depósito pagado:" con el cliente, la hora y las personas, luego el monto y "La reservación quedó confirmada."—. Sigue a Avísame cuando un cliente pida mesa y llega a la misma dirección. En el registro aparece como Aviso: depósito pagado.
Los cambios que hace tu equipo nunca mandan aviso —solo los del cliente—, salvo una reservación que tu equipo guarda con Reservó por › Sitio web, que se toma como una solicitud web nueva.
El asunto del correo dice algo como "Nueva solicitud de mesa:" con el cliente, la hora y las personas. Trae los datos (teléfono, correo, notas), qué sigue y Abrir el libro. Llega de "Barform POS", con el correo del cliente como dirección de respuesta, y termina con "Enviado por Barform POS. Se apagan en Configuración → Reservaciones."
Los avisos al teléfono solo salen con solicitudes nuevas y cancelaciones de clientes, no con cambios. En Auto salen por WhatsApp, salvo que el número sea +1. Un aviso por WhatsApp sale de tu propio número de WhatsApp, con dos mensajes de aviso (solicitud nueva y cancelación) que se crean junto con tus mensajes a clientes. Mientras no estén aprobados, o si el número no tiene WhatsApp, el aviso sale por SMS cuando Barform puede mandarle SMS a ese número; si no, espera.
Los avisos salen aunque Mensajes a clientes esté apagado, y no cuentan en el conteo mensual de mensajes.
Los avisos necesitan una dirección —Enviar avisos a o el Correo para respuestas— o un teléfono de avisos. Sin ninguno, no sale nada.
WhatsApp ya está encendido: cuando termina la configuración de tu WhatsApp y Barform lo enciende, sale un solo correo "WhatsApp ya está encendido:" con el nombre de tu sucursal a la dirección de avisos (o al Correo para respuestas), una sola vez, en el idioma del portal de administración.
Un cambio solo en la nota no manda aviso, aunque sí le quita la confirmación a la reservación.
Si la tarjeta avisa "Barform no puede mandar SMS a este número, así que los avisos por SMS nunca le llegarían.", elige Auto o WhatsApp.

Contesta una solicitud desde WhatsApp

Cuando una solicitud web nueva le llega a tu teléfono de avisos por WhatsApp, puedes confirmarla o rechazarla ahí mismo, en ese chat, sin abrir el libro. Barform hace el mismo cambio que Confirmar y Rechazar en el libro —al cliente le llega su confirmación, o el mensaje de que no puedes tomar su solicitud, con un enlace para elegir otro horario— y te contesta en el chat: qué hizo, de quién era la reservación y cómo se le avisó al cliente.

Quién puede hacerlo: el teléfono de Avisar también a este teléfono, por WhatsApp. Cualquier otro número —el de un cliente, el teléfono personal de un gerente— se trata como siempre.

Toca Confirmar o Rechazar

El aviso de solicitud nueva dice "Nueva solicitud de reservación: (cliente), (personas), (día y hora). Confírmala o recházala aquí abajo." y trae tres botones: Confirmar, Rechazar y Abrir el libro.

Toca Confirmar o Rechazar en el aviso. No hay una segunda pregunta: el toque es la respuesta.
Barform te contesta en el chat; por ejemplo, "Confirmada: Colin Jones, 4 personas, vie 23 de oct, 9:00 p.m. Su confirmación va en camino por WhatsApp y correo." o "Rechazada: … Le avisamos por WhatsApp que no puedes tomarla, con un enlace para elegir otro horario."

Los botones son parte del aviso de tu propia sucursal, que WhatsApp tiene que aprobar primero. El aviso va a aprobación junto con tus demás mensajes cuando configuras WhatsApp (consulta Configura WhatsApp). Mientras WhatsApp no lo apruebe, los avisos de solicitud nueva salen por SMS cuando Barform puede mandarle SMS a tu teléfono de avisos; si no, esperan.
Para ver cómo va, entra a Configuración › Reservaciones › Mensajes a clientes. En la tarjeta de WhatsApp, Avisos para el bar dice, por ejemplo, "2 de 4 aprobados — WhatsApp los está revisando", y luego "4 de 4 aprobados". Si WhatsApp rechaza un aviso, ahí lo dice, con el motivo.
Un aviso de prueba de Enviar prueba, mandado al teléfono guardado en Avisar también a este teléfono, también trae los botones. Si tocas uno, la respuesta es "Ese fue un aviso de prueba, así que no hay nada que confirmar ni rechazar. En una solicitud real, estos botones la contestan."
Cuando Barform cambia la redacción de un aviso ya aprobado, tu aviso sigue saliendo como estaba hasta que WhatsApp aprueba la redacción nueva (consulta las reglas en Configura WhatsApp).

Responde con la palabra

También puedes contestar si respondes al aviso con una palabra.

En WhatsApp, responde al aviso de la solicitud nueva (desliza el aviso, o mantenlo presionado, para responderle).
Manda solo la palabra: Confirmar para aceptar la solicitud, o Rechazar para no tomarla.
Barform te contesta en el chat, igual que con un toque.

Barform también acepta confirmo, confirmado, confirmada, confírmala, aceptar, acepto, confirm, confirmed y accept, y rechazo, rechazada, rechazado, recházala, denegar, decline, declined, deny, denied, reject y rejected. No importan las mayúsculas, los acentos, los espacios ni un "." o "!" al final. Cualquier cosa de más —"confírmala ya", "confirmar la de las 9"— no cuenta como respuesta.
"1", "2", "sí", "no", "ok", "yes" y "cancelar" nunca contestan una solicitud: los clientes usan 1 y 2 para sus propias reservaciones, y una reservación confirmada se cancela en el libro.
Una palabra que mandas sin responder a un aviso solo cuenta cuando hay exactamente una solicitud web esperando, de esta noche en adelante. Con dos o más, Barform contesta "Hay N solicitudes esperando. Toca Confirmar o Rechazar en el aviso que quieras, o responde a ese aviso con la palabra."; si no hay ninguna, "No hay solicitudes esperando respuesta. Abre el libro:" y el enlace.
Responder a un aviso de hace más de 7 días cuenta como mandar la palabra sola.
Solo funciona por WhatsApp. Un SMS desde el teléfono de avisos no contesta nada.

Cuando no cambia nada

Barform no cambia nada, y te dice por qué, cuando la solicitud:

ya estaba confirmada: "Ya estaba confirmada, no cambió nada:" y la reservación. Rechazar nunca cancela una reservación confirmada: la contestación es "Ya estaba confirmada, así que no se rechazó:", la reservación y "Para cancelarla, usa el libro:" con el enlace;
ya estaba cancelada o rechazada, ya está sentada o marcada como No llegó, o es de una noche que ya pasó;
necesita depósito primero: "Este grupo necesita depósito, así que no se confirmó:" —pide el depósito en el libro, o confírmala ahí sin depósito—;
tiene un enlace de depósito vigente con el cliente: "El cliente ya tiene el enlace del depósito, así que no se confirmó:"; se confirma sola cuando pague. Rechazar sí funciona en los dos casos;
no es una de tus solicitudes web: "Esa solicitud no está en el libro. Abre el libro:" y el enlace.

Una respuesta a algo que no es un aviso de solicitud —una de las contestaciones de Barform, por ejemplo— tampoco cambia nada: "Ese mensaje no es un aviso de solicitud. Toca Confirmar o Rechazar en el aviso mismo, o responde al aviso con la palabra."

Cuando al cliente no le puede llegar ningún mensaje, la contestación lo dice: "Al cliente no le llega ningún mensaje (no hay cómo contactarlo o los mensajes a clientes están apagados); avísale tú."
Si algo falla del lado de Barform, no cambia nada: "Algo salió mal y no cambió nada. Contéstala en el libro:" y el enlace.
Mientras Barform está en pausa en tu sucursal, o tu sucursal es de solo lectura, no se guarda nada y la contestación dice por qué.
Rechazar desde WhatsApp no te manda ningún aviso de cancelación.
Barform te contesta en tu Idioma del portal de administración (Configuración › Sucursal › Idioma), igual que los avisos.

Revisa si al cliente le llegó el mensaje

Cada reservación muestra si su confirmación salió y cómo, para que quien recibe sepa si el cliente se enteró.

Oficina: en Servicio › Reservaciones, pon el cursor sobre el ícono de globo de diálogo de la fila. Verde quiere decir enviada o entregada.
iPad: lee la línea pequeña debajo de cada reservación en la hoja de Reservaciones, o en sus detalles.
Si falló, revisa el número y ve el motivo en Mensajes, en la pestaña No enviados.

Muestra la confirmación por el canal del teléfono del cliente (o por correo, cuando no hay teléfono), no el recordatorio ni los otros mensajes.
La oficina dice "Confirmación enviada por (canal).", "Confirmación entregada por (canal).", "Confirmación en cola, saldrá por (canal).", "La confirmación por (canal) no se pudo entregar. Revisa el número.", "La confirmación sale por (canal) cuando confirmes la reservación." o "No salió ninguna confirmación para esta reservación." Un globo gris tachado dice "Esta reservación no tiene teléfono ni correo, así que no se puede enviar nada.", "El cliente no marcó la casilla de mensajes, así que no sale SMS ni WhatsApp. El correo sí." o "El cliente no marcó la casilla de mensajes y no dio correo, así que no se puede enviar nada."
Cuando los mensajes, o el canal del cliente, están apagados, las filas no muestran globo y un solo aviso arriba de la página lo dice: "Las confirmaciones automáticas están apagadas.", "Las confirmaciones por SMS están apagadas.", "Las confirmaciones por WhatsApp están apagadas." o "Las confirmaciones por correo están apagadas.", con un enlace Configurar mensajes.
Con WhatsApp encendido, al hacer clic en el globo de un cliente de WhatsApp se abre un chat de WhatsApp con una confirmación ya escrita en el idioma de la oficina ("Clic para abrir el chat de WhatsApp.").
Las líneas del iPad dicen, por ejemplo, "Confirmación por SMS enviada", "Confirmación por WhatsApp entregada", "Confirmación por WhatsApp en cola", "La confirmación por SMS falló: revisa el número", "La confirmación por WhatsApp sale al confirmar", "No salió ninguna confirmación", "Sin teléfono ni correo: no se puede enviar nada", "El cliente no aceptó mensajes · solo correo" (o "· sin correo"), "Confirmaciones apagadas: revisa el admin" o "Confirmaciones por WhatsApp apagadas: revisa el admin". Solo aparecen en reservaciones reservadas.
En otra noche, el iPad solo muestra una línea cuando ya leyó los mensajes de esa noche; nunca dice que no salió nada antes de saberlo.

El registro de mensajes

Cada mensaje a clientes y cada aviso al bar, en tres pestañas: lo que salió, lo que espera y lo que no salió, con el motivo en palabras sencillas.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes, para consultar.

En la oficina, entra a Servicio › Reservaciones y haz clic en Mensajes. (La línea de mensajes de Hoy y la etiqueta roja "N sin enviar" lo abren en No enviados.)
Elige una pestaña: Enviados, Programados o No enviados. Cada una muestra su número.
Lee las columnas: Cuándo (Sale en Programados), Cliente, Mensaje, Enviado a (el canal y la dirección) y Estado, con el motivo debajo.
"Mostrando N de N": haz clic en Cargar más para ver los siguientes 50.
Arriba a la derecha, "N de N este mes" cuenta los mensajes a clientes enviados este mes, de tu cantidad mensual. Configurar mensajes lleva a los ajustes.

Enviados tiene los mensajes enviados y entregados, del más reciente al más antiguo. Programados tiene los que están en cola y enviándose, primero el siguiente en salir. No enviados tiene los que fallaron, no se pudieron entregar o se omitieron, del más reciente al más antiguo. La página abre en Enviados, o en Programados cuando nunca se ha enviado nada pero hay algo esperando.
Los estados son En cola, Enviando, Enviado, Entregado, Falló, No entregable y Omitido. En SMS y WhatsApp, Entregado lo reporta la red telefónica o WhatsApp; un WhatsApp leído cuenta como entregado. Un correo aparece como Entregado en cuanto el proveedor de correo del cliente lo acepta.
Los mensajes se llaman Solicitud recibida, Confirmación, Cambio, Recordatorio, Agradecimiento, Cancelación, Rechazada, Solicitud de depósito, Aviso: nueva solicitud, Aviso: el cliente cambió, Aviso: el cliente canceló y Aviso: depósito pagado.
Los motivos se escriben en el idioma de tu oficina, por ejemplo "WhatsApp todavía está revisando este mensaje.", "Este número no tiene WhatsApp.", "El correo rebotó: la dirección no acepta correos.", "Todavía no hay remitente de SMS para este país." o "WhatsApp retuvo este mensaje (límite de mensajes de marketing).", con "La copia por correo sí se envió." o "Se envió por SMS en su lugar." cuando otra copia sí llegó.
El conteo mensual incluye los mensajes a clientes enviados o entregados desde el inicio del mes; los avisos no cuentan. La cantidad mensual —el complemento incluye 1,000 mensajes al mes— es una guía, no un límite estricto: los mensajes siguen saliendo aunque el conteo la pase.
No hay forma de reintentar ni de reenviar un mensaje, y aquí no se puede editar ni borrar nada. Para llegarle a un cliente cuyo mensaje falló, corrige el número de la reservación (editarla no manda nada por sí sola, salvo que cambien la hora, las personas o la mesa) o contáctalo tú.
Omitido no es una falla: la reservación cambió antes de que saliera el mensaje (se canceló, se sentó, perdió la confirmación), un WhatsApp salió como SMS, tus interruptores ya no lo permitían cuando le tocaba salir, o el cliente respondió STOP por WhatsApp.
Un mensaje que espera la aprobación de WhatsApp está en Programados con su motivo, no en No enviados.
Un mensaje enviado dos veces (por ejemplo, una confirmación que se volvió a mandar) es una sola línea, con su envío más reciente.
La línea de Hoy "N mensajes a clientes no salieron esta semana" también cuenta los mensajes atorados en la cola, que esta página muestra en Programados, así que la pestaña No enviados puede mostrar menos. La etiqueta roja solo cuenta Falló y No entregable.

Ajustes de mensajes a clientes

El tablero de todo lo de esta página: el interruptor principal, los tres canales, la configuración de WhatsApp, el recordatorio, el agradecimiento, a dónde llegan las respuestas y los avisos, y dos botones de prueba. Los cambios se guardan en cuanto los haces ("Guardando…" y luego "Guardado").

Quién puede hacerlo: administradores, en una sucursal con el complemento Reservaciones. Los gerentes no ven la pestaña Reservaciones de la configuración; si abren la página por su dirección, la ven de solo lectura y sin las pruebas.

En la oficina, entra a Configuración › Reservaciones › Mensajes a clientes.

Enciende o apaga los mensajes a clientes: mueve el interruptor de arriba.
Elige los canales: en Cómo se envían los mensajes, mueve Correo, Mensaje de texto (SMS) o WhatsApp.
Ajusta el recordatorio: en Lo que reciben tus clientes › Recordatorio, elige Enviarlo: 2 h, 4 h, 6 h, 12 h o 24 h antes.
Enciende el agradecimiento: mueve Agradecimiento al día siguiente y pega tu Enlace de reseñas de Google ("Desde tu Perfil de Negocio de Google: Pedir reseñas → copiar enlace.").
Di a dónde llegan las respuestas y los avisos: en Respuestas y avisos están Correo para respuestas, Avísame cuando un cliente pida mesa, Enviar avisos a, Avisar también a este teléfono y Cómo. Consulta Avisos al bar.
Envíate una prueba: en Envíate una prueba, escribe un teléfono +1 o un correo y haz clic en Enviar. Verás "Prueba enviada." La prueba es una confirmación para 4 personas dentro de dos días, y no se registra nada.

Ajuste	Valor inicial	Qué cambia
Mensajes a clientes	Apagado	Encendido: "Una reservación tomada en el bar se confirma de inmediato. Una solicitud web se acusa de recibido y se confirma cuando tú la confirmas." Apagado, tus ajustes de abajo se conservan para cuando lo vuelvas a encender, y los mensajes que ya estaban en cola se descartan como Omitido cuando les toca salir.
Correo	Encendido	"Todo cliente que deja una dirección. Sale a nombre de tu sucursal."
Mensaje de texto (SMS)	Encendido	"Clientes con números de EE. UU. y Canadá (+1)."
WhatsApp	Apagado	"Clientes con números mexicanos y de otros países." Está bloqueado hasta que la configuración esté lista ("Paso N de 4" — "Termina la configuración de abajo; se enciende solo"); se enciende solo cuando ya está lista.
Recordatorio › Enviarlo	6 h antes	Cuándo sale el recordatorio.
Agradecimiento al día siguiente	Apagado	El agradecimiento a la mañana siguiente de una reservación sentada. Necesita el Enlace de reseñas de Google, que tiene que empezar con http:// o https:// (cualquier otra cosa se rechaza con "Entrada inválida").
Correo para respuestas	Vacío	"Adonde llega la respuesta por correo de un cliente. Vacío: sin dirección de respuesta."

Justo antes de salir, cada mensaje a un cliente se revisa otra vez contra estos interruptores. Con Mensajes a clientes apagado, el canal del cliente apagado (según su número: +1 por Mensaje de texto (SMS), cualquier otro por WhatsApp), Correo apagado, o el agradecimiento apagado (o sin su enlace de reseñas), un mensaje que ya estaba en cola —el recordatorio de mañana, por ejemplo— se descarta como Omitido. Lo mismo pasa con cualquier mensaje a clientes cuando tu plan ya no incluye los mensajes. Tus avisos al bar siguen a Avísame cuando un cliente pida mesa, como siempre.
Cambiar Recordatorio › Enviarlo mueve los recordatorios que aún no salen a la nueva anticipación.
La prueba: un número +1 recibe el SMS, en inglés; un correo recibe el correo, en el idioma de tu oficina. Si la pantalla dice "Los números mexicanos reciben los mensajes por WhatsApp, así que esta prueba no les puede mandar SMS. Envíala a un correo.", mándala a un correo. El enlace de la prueba dice "[aquí va el enlace propio de cada cliente]".
Para probar WhatsApp, hazte una reservación con un número mexicano cuando WhatsApp ya esté encendido.
Los clientes reciben sus mensajes en el idioma que se explica en Cómo le llegan los mensajes a un cliente.

Configura WhatsApp

Conecta tu propio número de WhatsApp para que los clientes con números mexicanos y de otros países reciban sus mensajes por WhatsApp, a nombre de tu sucursal. Son cuatro pasos en una sola tarjeta: el perfil que ven los clientes, el número, la aprobación de los mensajes por parte de WhatsApp y el interruptor, que se enciende solo, con un correo, cuando todo está aprobado.