Asistencia y horarios

El personal registra su entrada y su salida con su PIN en el iPad. En la oficina (app.barformpos.com), Equipo › Reloj checador es donde los gerentes corrigen y aprueban esos registros, y Equipo › Horarios es donde planean la semana y la comparten con el personal. El pago y las horas extra están en El reporte de Nómina.

Registra entrada y salida en el iPad

El personal registra su asistencia con su PIN: entrada, inicio y fin de descanso, salida. La asistencia no inicia la sesión de nadie ni abre el día o la caja. Cada entrada con su salida es un registro, con sus descansos adentro; el reloj checador de la oficina y Nómina leen esos registros.

Cualquier persona activa con PIN puede usarla en un iPad vinculado, sin iniciar sesión.

Registra tu entrada

1. En la pantalla de PIN del iPad, toca Asistencia (abajo, junto a Ver menú). La hoja dice "Ingresa tu PIN para registrar entrada o salida."
2. Escribe tu PIN de 4 dígitos. Se revisa en cuanto pones el cuarto dígito.
3. La hoja muestra "Hola, …", tu estado, tus horas de la semana y tus registros de hoy.
4. Toca Registrar entrada. "Entrada registrada a las …" lo confirma.
5. Toca Listo.

Toma un descanso

1. Toca Asistencia, escribe tu PIN y toca Iniciar descanso: "Descanso iniciado a las …"
2. Cuando regreses, toca Asistencia, escribe tu PIN y toca Terminar descanso: "Descanso terminado."

Registra tu salida

1. Si tienes sesión abierta en el POS, ciérrala primero: toca ··· Más › Cerrar sesión. La asistencia solo está en la pantalla de PIN.
2. Toca Asistencia, escribe tu PIN y toca Registrar salida: "Salida registrada. ¡Hasta pronto!" Si tenías un descanso corriendo, termina en ese mismo momento.

Cómo funciona la asistencia

• Los botones siguen tu estado. Fuera de turno: Registrar entrada. En turno: Iniciar descanso (grande) y Registrar salida. En descanso: Terminar descanso (grande) y Registrar salida. Registrar salida siempre es el segundo botón y nunca el grande, para que un doble toque con prisa después de terminar un descanso no te saque del turno.
• La línea de estado dice "Estás fuera de turno.", "En turno desde las …" o "En descanso desde las …". Solo muestra la hora, aunque la entrada haya sido ayer.
• Cada botón vuelve a revisar tu PIN y lee tu estado real en ese momento, así que un doble toque nunca crea un segundo registro ni un segundo descanso.
• La hora es la del momento en que tocas.
• Los descansos que se toman en el iPad no se pagan. Un administrador o gerente puede marcar un descanso como pagado en la oficina.
• Esta semana ("Esta semana: 32 h 15 min") suma todos los registros desde el inicio de la semana de servicio de tu sucursal: su primer día, a la hora en que empieza el día de servicio. Un registro abierto cuenta hasta ahora; los descansos sin goce se restan, y el total se redondea hacia abajo a minutos enteros. Nómina cuenta las horas a pagar igual.
• Tus registros de hoy son los que empezaron desde el inicio del día de servicio actual; por ejemplo, "Entrada 17:02 · Descanso 20:10–20:30 · Salida —", en el idioma del iPad y la zona horaria de la sucursal.
• Los PIN equivocados cuentan para el mismo bloqueo que al iniciar sesión: cinco PIN equivocados en cinco minutos en un iPad, sin ningún PIN correcto entre ellos, bloquean la captura de PIN en ese iPad hasta que esos intentos tengan cinco minutos.
• La nota al pie de la hoja: "No inicia sesión ni abre turno — solo registra asistencia. Cada acción re-verifica el PIN."

Mensajes y límites

• "PIN incorrecto. Intenta de nuevo." y "Demasiados intentos. Espera 5 minutos."
• "Este iPad no está vinculado — vuelve a emparejarlo."
• "Debes estar en turno para iniciar un descanso." — por ejemplo, cuando alguien registró tu salida en otro iPad mientras tanto. La hoja muestra entonces tu estado real.
• La asistencia necesita conexión: cada registro se guarda en el momento y, sin conexión, no se guarda nada para después.
• El personal inactivo o sin PIN no puede usarla; agrega sus horas en la oficina (consulta Corrige, agrega o elimina registros).

Avisos de asistencia al iniciar sesión

Cuando un gerente, bartender, mesero o ayudante de barra inicia sesión en el iPad, el POS solo se abre cuando ya registró su entrada y no está en descanso. El iPad lo pregunta ahí mismo, con un toque, porque el PIN se acaba de revisar. Los administradores se saltan estos avisos y entran directo.

Los avisos salen justo después de un PIN correcto (después del aviso Iniciar el día, cuando el día no ha iniciado; consulta Iniciar sesión en el iPad).

Si no has registrado tu entrada

1. Escribe tu PIN. La tarjeta dice "Hola, …" y "No has registrado tu entrada. Regístrala para iniciar tu turno."
2. Toca Registrar entrada: queda registrada y se abre el POS. O toca Ahora no para regresar a la pantalla de PIN, sin registrar entrada ni iniciar sesión.

La nota al pie dice "No abre turno de caja — el POS se abre una vez registrada tu entrada." La tarjeta se cierra sola después de 90 segundos, o cuando el iPad pasa a segundo plano, y regresa a la pantalla de PIN sin iniciar sesión.

Si estás en descanso

1. Escribe tu PIN. La tarjeta dice "…, estás en tu descanso" y "Termina tu descanso para abrir el POS, o déjalo corriendo y vuelve más tarde."
2. Toca Terminar descanso y entrar, o Seguir en descanso para regresar a la pantalla de PIN con el descanso corriendo.

Si sigues en turno desde un día anterior

Este aviso solo aparece si tu sucursal activó Permitir cerrar el día con personal aún en reloj.

1. Escribe tu PIN. La tarjeta dice "Sigues en el checador desde …. ¿Cerrar ese turno?"
2. Toca Registrar salida: el registro anterior termina ahora y empieza uno nuevo ahora —"Registrar salida cierra la entrada de ayer y abre una nueva ahora."—. O toca Dejarla abierta, por ejemplo si de verdad es un doble turno. Con cualquiera de las dos respuestas inicias sesión.

Reglas que conviene saber

• "Un día anterior" quiere decir que registraste tu entrada antes del inicio del día de servicio actual.
• Si el iPad no puede leer tu estado de asistencia, te deja entrar en lugar de dejar fuera a todo el equipo.
• Nada en el iPad inventa una hora de salida. Las únicas salidas automáticas son las que hace Cerrar el día.
• Los administradores pueden trabajar en el POS sin registrar entrada; sus horas solo existen si también usan la asistencia.
• Si después de Registrar salida falla la entrada nueva, quedas con sesión iniciada pero sin entrada registrada, y el siguiente inicio de sesión te vuelve a preguntar.

El reloj checador en la oficina

Equipo › Reloj checador muestra todos los registros de asistencia de un rango de noches de servicio, agrupados por noche, con horas trabajadas, descansos, horas netas y aprobación. Ahí un gerente encuentra y corrige los registros que saldrían mal en la nómina.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

Revisa un periodo

1. En la oficina, ve a Equipo › Reloj checador.
2. Elige un rango: 7 días, 14 días, 30 días, Esta semana, Semana pasada o Este mes, o usa Desde y Hasta. La página abre en 14 días.
3. Acota la lista con Buscar empleado y el filtro de estado: Todos, Dentro de turno, Completado o Sin aprobar.

Para exportar, haz clic en Exportar CSV. El archivo trae una fila por cada registro que se ve: Empleado, Entrada, Salida (o "en curso"), Trabajado, Descansos, Descanso sin goce, Neto y Aprobado.

Lo que muestra la página

• Un registro pertenece a la noche de servicio de su entrada: un turno de las 17:06 a las 2:36 es trabajo de una sola noche. El inicio de tu día de servicio (Configuración › Horarios y turnos › Hora de servicio) define las noches, y tu semana de servicio define Esta semana y Semana pasada.
• La lista trae los registros con entrada dentro del rango, más todos los que siguen abiertos, sin importar su fecha.
• Las noches van de la más reciente a la más antigua; dentro de cada noche, por hora de entrada. El encabezado de cada noche muestra la fecha, cuántas personas trabajaron, las horas netas de la noche, "aún abierto" si alguien sigue en turno y Aprobar noche cuando hay algo que aprobar.
• Columnas: Personal, Entrada, Salida, Trabajado, Descansos, Neto, Estado y Acciones. Las horas van en la zona horaria y el idioma de la sucursal.
• Trabajado = salida − entrada, en minutos enteros. Neto = Trabajado menos los descansos sin goce; los descansos pagados se quedan. Un descanso sin fin cuenta 0 minutos. Los registros abiertos no muestran Trabajado ni Neto.
• Los cuatro recuadros: Horas netas totales (de los registros de la lista), Con entrada ahora (todos los registros abiertos, de cualquier fecha), Por corregir (consulta Salidas olvidadas y turnos muy largos) y Completados, sin aprobar.
• Estado es Dentro de turno para un registro abierto, y Aprobado o Sin aprobar para uno completo.
• Algunas notas las escribe Barform, en inglés: "forced out at shift close" y "clocked out at shift close" cuando Cerrar el día saca a alguien del turno, y "import:touchbistro …" en el historial importado.
• Aquí las horas van en minutos enteros; Nómina calcula al segundo, así que pueden diferir por un minuto o algo así.

Corrige, agrega o elimina registros

Corrige los registros que la gente olvidó o puso mal: una salida que falta, una hora equivocada, un descanso olvidado, un turno completo que nunca se registró o un registro que no debería existir.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

Pon una salida olvidada

1. Busca el registro (filtra Dentro de turno si hace falta) y haz clic en su lápiz. Editar registro de tiempo dice que el turno sigue en curso.
2. En Salida, haz clic en Poner salida y escribe la fecha y la hora. Mantener en curso lo deshace.
3. Si la persona sigue en descanso (el descanso dice En descanso), ponle primero una hora de Fin a ese descanso.
4. Opcional: escribe una Nota, como "olvidó marcar salida".
5. Haz clic en Guardar. Aparece "Registro actualizado".

Agrega un turno completo que faltó

1. Haz clic en Agregar registro. Se abre Agregar registro de tiempo.
2. Elige a la persona en Personal. Solo aparece el personal activo.
3. Pon la Entrada (empieza en la hora actual) y la Salida. Deja la Salida vacía solo para un turno que sigue en curso.
4. Agrega descansos si hace falta (abajo) y una nota si quieres, y haz clic en Agregar. Aparece "Registro agregado".

Agrega o cambia un descanso

1. En el cuadro del registro, haz clic en Agregar descanso. Aparece una fila con Inicio en la hora de entrada, Fin vacío y Pagado desactivado.
2. Pon el Inicio y el Fin. Activa Pagado si el descanso se paga.
3. Para quitar un descanso, haz clic en su X (Quitar descanso). Haz clic en Guardar.

Elimina un registro

Abre el registro, haz clic en Eliminar y luego en Confirmar en "¿Eliminar este registro?", o en Conservar para dejarlo.

Eliminar no tiene vuelta atrás: el registro y sus descansos desaparecen.

Reglas que conviene saber

• Antes de guardar, Barform revisa que haya entrada, que la salida no sea antes de la entrada, que cada descanso empiece a la hora de entrada o después y, en un turno completo, termine antes de la salida, que ningún descanso termine antes de empezar, que un turno completo no tenga descansos sin fin, y que haya como máximo un descanso abierto y un registro abierto por persona.
• Guardar una corrección conserva la aprobación del registro.
• La asistencia del iPad de esa persona ve el registro corregido de inmediato.
• Los registros de una persona inactiva se pueden seguir editando, pero no se le puede crear uno nuevo.
• Nada impide que dos registros completos de la misma persona se encimen, y Nómina paga los dos.
• Mensajes que puedes ver: "Se requiere una hora de entrada.", "La salida no puede ser antes de la entrada.", "Un descanso no puede empezar antes de la entrada.", "Un descanso no puede empezar después de la salida.", "Un descanso no puede terminar después de la salida.", "El fin de un descanso no puede ser antes de su inicio.", "Agrega una hora de fin al descanso: el turno ya está completo.", "Solo puede haber un descanso abierto (sin hora de fin) a la vez.", "Esa persona ya tiene un turno abierto — primero ponle hora de salida.", "Este turno ya tiene un descanso abierto — primero ponle hora de fin.", "Elige un empleado."
• Si alguien elimina el registro mientras lo guardas: "Se guardó, pero el registro cambió mientras se guardaba: recarga la página."

Aprueba registros

Aprobar marca los registros completos como revisados, para que quien hace la nómina vea qué noches ya se revisaron.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

• Un registro: haz clic en Aprobar en un registro completo. Aparece "Aprobado". Para deshacerlo, haz clic en Quitar aprobación: "Aprobación retirada".
• Una noche completa: haz clic en Aprobar noche (N) en el encabezado de la noche. Se aprueban todos los registros completos sin aprobar de esa noche que coincidan con la búsqueda y el filtro de estado actuales: "N registros aprobados".

Cómo funciona la aprobación:

• Solo se pueden aprobar registros completos; los abiertos no tienen botón Aprobar.
• La aprobación guarda quién aprobó y cuándo.
• Aprobar no cambia ningún número: Nómina cuenta igual los registros aprobados y los que no.
• Si fallan algunas aprobaciones de una noche, aparece el primer error (o "Algunos registros no se pudieron aprobar.") y esas filas regresan a Sin aprobar.
• Un registro aprobado que se corrige después sigue aprobado.

Salidas olvidadas y turnos muy largos

Barform te señala los registros que saldrían mal en la nómina si nadie los corrige: gente que nunca registró su salida, turnos de más de 12 horas y registros que quedaron abiertos después de un día cerrado. Los verás en tres lugares:

• Equipo › Reloj checador: el recuadro Por corregir y la marca "abierta desde un día cerrado" en la fila.
• Hoy: "… no registró su salida el …", con el nombre de pila, la noche de servicio del primer registro que menciona y un enlace al reloj checador.
• Reportes › Nómina: el recuadro Aún en reloj desde un día cerrado; consulta El reporte de Nómina.

Para dejar en cero Por corregir:

1. En el reloj checador, filtra Dentro de turno para ver los registros abiertos.
2. A cada uno olvidado, ponle su salida (consulta Pon una salida olvidada).
3. En un turno completo de más de 12 horas, revisa las horas y corrígelas si están mal.

Cómo funcionan estas marcas:

• Sin salida (en Hoy y en el recuadro): un registro abierto con entrada de hace más de 16 horas. Dieciséis horas es más que cualquier turno de bar y menos que el tiempo hasta el siguiente, así que los registros abiertos de esta noche nunca se marcan.
• El recuadro suma esos a los registros completos del rango cuyo tiempo trabajado (antes de descansos) pasa de 12 horas. Su nota dice "… sin salida · … de más de 12 horas", o "Sin entradas abiertas ni demasiado largas."
• "abierta desde un día cerrado" marca un registro abierto con entrada anterior al último cierre del día de tu sucursal. Un día cerrado y vuelto a iniciar esta tarde no marca a nadie.
• Los registros abiertos quedan fuera de Nómina hasta que se cierran. Ya cerrados, entran completos en la noche de su entrada.
• Nada registra salidas automáticamente salvo Cerrar el día. Con Permitir cerrar el día con personal aún en reloj desactivado, Cerrar el día saca a todos del turno, así que casi nunca quedan registros abiertos; activado, pueden quedar abiertos varios días.
• Un registro abierto de la semana de servicio actual sigue sumando horas a la línea Esta semana de esa persona en el iPad hasta que se corrige.

Arma los horarios de la semana

Equipo › Horarios es un calendario de siete días con los turnos planeados: quién trabaja qué noche, en qué puesto y de qué hora a qué hora. Los turnos se pueden dejar sin asignar ("nos falta un ayudante de barra el viernes"). El personal ve el plan solo después de que lo publicas, con su propio enlace.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes.

Agrega un turno

1. En la oficina, ve a Equipo › Horarios y busca la semana con ← Anterior y Siguiente →.
2. Haz clic en Agregar al pie de un día. Se abre Nuevo turno.
3. Quién: una persona o Turno sin asignar, "Déjalo sin asignar para cubrirlo después."
4. Puesto: Bartender, Mesero, Ayudante de barra o Gerente.
5. Inicio y Fin: hora, minutos y a.m./p.m. El cuadro empieza en 5:00 p.m. – 2:00 a.m. Su encabezado muestra las horas, la duración y "termina al día siguiente" en un turno de noche.
6. Notas (opcional), como "cubre la terraza".
7. Haz clic en Guardar. Aparece "Turno agregado". Un turno nuevo es un borrador.

Cambia, mueve o elimina un turno

• Haz clic en el lápiz de la tarjeta del turno. Se abre Editar turno con los mismos campos. Cámbialos y haz clic en Guardar, o haz clic en Eliminar y confirma "¿Eliminar este turno?".
• Para pasar un turno a otro día, arrástralo de su agarradera ("Arrastra para mover a otro día") y suéltalo en otro día de la semana. Aparece "Turno movido".

Llena rápido una semana vacía

Una semana vacía dice "Planea esta semana: agrega un turno en un día, copia la semana pasada o aplica una plantilla." Haz clic en Copiar semana pasada para copiar los turnos de la semana anterior como borradores, o aplica una plantilla (consulta Plantillas de horarios).

Cómo funcionan los horarios

• Los siete días empiezan en el primer día de tu semana de servicio: Tu semana de servicio empieza en, en Configuración › Horarios y turnos › Hora de servicio; es lunes salvo que lo cambies.
• Un turno pertenece a una noche de servicio, con hora de inicio y de fin. Un fin igual o anterior al inicio cruza la medianoche y se marca (+1); el mismo inicio y fin son 24 horas.
• Horas = fin − inicio, sumando un día en los turnos de noche. La página muestra "Programado esta semana: …" y el total de cada día en su encabezado.
• Quién solo muestra personal activo. El Puesto se elige aparte del puesto de la persona, así que un bartender puede quedar como mesero. No hay puesto de administrador.
• Cada tarjeta muestra a la persona (o Turno sin asignar, en ámbar), el puesto, las horas, las notas y Borrador hasta que se publica. El color del piso de la persona se ve como un borde izquierdo de color.
• Editar o arrastrar un turno publicado lo deja publicado, y el cambio le llega al personal de inmediato. Un turno nuevo siempre es borrador.
• Copiar semana pasada copia todos los turnos de la semana anterior, borradores o publicados, y los agrega como borradores; no quita nada: "… turnos copiados de la semana pasada, como borrador." Si no hay nada que copiar: "La semana pasada no tiene turnos que copiar."
• No hay botón para vaciar una semana: los turnos se eliminan uno por uno.
• Un turno asignado a alguien que después se desactivó muestra "—" como nombre.

Plantillas de horarios

Una plantilla guarda una semana como patrón con nombre, por ejemplo "Semana normal", para ponerla sobre cualquier semana después.

Guarda la semana como plantilla

1. Haz clic en Plantillas.
2. En Guardar esta semana como plantilla, escribe un nombre y haz clic en Guardar. Aparece "Plantilla guardada".

Aplica una plantilla

1. Ve a la semana que quieres llenar y haz clic en Plantillas.
2. En Aplicar una plantilla, elige la plantilla y haz clic en Aplicar. Aparece "Plantilla aplicada".

Elimina una plantilla

Elígela, haz clic en el bote y confirma "¿Eliminar la plantilla …?".

Cómo funcionan las plantillas

• Una plantilla guarda de cada turno a la persona (o que está sin asignar), el puesto, las horas y las notas. Se guarda por día de la semana de servicio, así que sirve para cualquier semana.
• Aplicarla agrega sus turnos a la semana como borradores y nunca quita lo que ya hay: "Aplicar agrega a esta semana; nunca borra lo que ya está." Si aplicas dos veces la misma plantilla, los turnos se duplican.
• Los nombres de las plantillas no se repiten y llevan hasta 80 caracteres.
• Una plantilla sigue asignando a personas que ya se desactivaron.
• Mensajes que puedes ver: "Primero ponle nombre a la plantilla.", "No hay nada en esta semana que guardar.", "Ya existe una plantilla con ese nombre.", "Esa plantilla no tiene turnos.", "Plantilla no encontrada."

Publica la semana

Hasta que la publicas, la semana es un borrador que solo ve la oficina.

1. Haz clic en Publicar semana: "Semana publicada: el personal ya puede verla". La etiqueta cambia a Publicado.
2. Para retirarla: cuando todos los turnos de la semana están publicados, el botón cambia a Retirar. Haz clic: "Semana retirada: el personal ya no puede verla". Todos los turnos de la semana regresan a borrador.

• La etiqueta dice Publicado solo cuando todos los turnos de la semana están publicados; si no, dice "Borrador" con cuántos están publicados del total, como "Borrador · 3/5".
• Publicar semana publica a la vez todos los turnos de los siete días.
• Los enlaces del personal solo muestran turnos publicados. En Nómina, Planeado vs trabajado también cuenta los borradores.
• Si agregas un turno a una semana publicada, la etiqueta vuelve a "Borrador · …" y el turno nuevo queda oculto para el personal hasta que vuelvas a hacer clic en Publicar semana. Los turnos ya publicados siguen visibles mientras tanto.

Envía a cada persona su enlace de horario

Cada persona puede tener un enlace web privado que muestra en su teléfono sus próximos turnos publicados, sin iniciar sesión. Es la única forma en que el personal ve los horarios.

Quién puede hacerlo: administradores y gerentes crean, reemplazan y revocan los enlaces. Cualquiera que tenga un enlace puede abrirlo.

Envía su enlace a alguien

1. En la oficina, ve a Equipo › Personal y haz clic en Compartir horario en su fila. (Aparece cuando tu sucursal ya tiene al menos un turno en sus horarios.) El enlace se crea y se copia: "Enlace copiado: envíaselo".
2. Pégalo en un mensaje para esa persona: WhatsApp, SMS o correo.

Vuelve a enviarlo, o reemplázalo si se filtró

1. Haz clic en Reemplazar enlace y confirma "¿Crear un enlace nuevo para …? Cualquier enlace que ya le hayas enviado dejará de funcionar." El enlace nuevo se copia: "Nuevo enlace creado: el anterior ya no funciona".
2. Envía el enlace nuevo.

Desactiva un enlace

Haz clic en Revocar enlace y confirma "¿Revocar el enlace de horario de …? Perderá el acceso hasta que le crees uno nuevo." Aparece "Enlace revocado".

Lo que ve la persona

• Su nombre, el de la sucursal y cuántos turnos y horas tiene; después, cada turno con su día, inicio – fin (con (+1) si es de noche), su duración, el puesto y las notas. La nota al pie: "Los horarios son la hora local del bar. Un turno marcado (+1) termina a la mañana siguiente."
• Los turnos publicados desde la fecha de hoy de la sucursal hasta los siguientes 28 días.
• La página sale en español o en inglés, según el idioma del navegador del teléfono.
• Desde el enlace no se puede ver nada más: ni otras personas, ni dinero, ni borradores.
• Un enlace equivocado, revocado o vacío, o el de alguien desactivado, muestran la misma página: "No tienes turnos próximos. Si esperabas alguno, pide a un gerente que te reenvíe tu enlace." Al reactivar a la persona, su enlace vuelve a funcionar.

Límites

• El enlace se muestra una sola vez, cuando se crea o se reemplaza. La oficina nunca lo vuelve a mostrar; para enviarlo otra vez, reemplázalo.
• Si no se puede copiar ("No se pudo copiar al portapapeles"), el enlace nuevo sí se creó y el anterior ya dejó de funcionar. Haz clic otra vez en Reemplazar enlace para obtener una copia.
• Un turno que sigue en curso después de medianoche desaparece del enlace, porque el enlace empieza en la fecha del calendario y no en la noche de servicio.

Relacionado

• Personal y puestos
• Reporte de Nómina
• Cerrar el día
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• Configuración de la sucursal, horarios y metas